Pracownik pobiera naukę z inicjatywy bądź za zgodą pracodawcy albo z własnej inicjatywy (art. 102–103

6

kodeksu pracy). Na uprzywilejowanej pozycji znajduje się osoba podnosząca kwalifikacje zawodowe za aprobatą bądź z inicjatywy zakładu. Trzeba jej dawać odpłatne urlopy szkoleniowe oraz zwolnienia z całości lub części dnia pracy na udział w obowiązkowych zajęciach.

Dodatkowo szef ma prawo przyznać jej tzw. świadczenia dodatkowe, np. opłacić czesne za studia, zwrócić koszty przejazdu, zakwaterowania czy podręczników.

Pracownik, który szkoli się z własnej inicjatywy, ma co najwyżej szanse na bezpłatne urlopy szkoleniowe i zwolnienia od pracy w wymiarze ustalonym w osobnym porozumieniu (art. 103

6

k.p.).

Urlop szkoleniowy tylko na konkretne egzaminy

Wolne przysługuje wyłącznie na najważniejsze egzaminy, jakie mogą wystąpić w procesie przyswajania nauki i zdobywania kwalifikacji.

Podwładnemu, który szkoli się za zgodą bądź z inicjatywy pracodawcy, trzeba dać urlop szkoleniowy i jeszcze zapłacić wynagrodzenie z tego tytułu. Jego wymiary wynoszą:

- 6 dni roboczych – dla przystępującego do egzaminów eksternistycznych,

- 6 dni roboczych – dla przystępującego od egzaminu maturalnego,

- 6 dni roboczych – dla przystępującego od egzaminu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe,

- 21 dni roboczych w ostatnim roku studiów – na przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego.

Niemal wszystkie obowiązkowe urlopy szkoleniowe przysługują na podejście do konkretnych egzaminów. Choć ich nazwy są mylące, oznaczają konkretne, ściśle sprecyzowane w przepisach formy sprawdzania wiedzy.

Egzamin eksternistyczny

Obowiązkowe 6 dni roboczych urlopu szkoleniowego nie należy się zatrudnionemu, który w trybie eksternistycznym kończy np. kurs języka obcego, kadrowy czy księgowości. Pojęcia „egzamin eksternistyczny" nie wolno w tej sytuacji tłumaczyć w znaczeniu potocznym jako egzaminu, do którego podwładny uczył się sam, uczęszczając na minimalną liczbę zajęć. Chodzi tu o egzaminy eksternistyczne w rozumieniu art. 10 i 10a ustawy z 7 września 1991 r. o systemie oświaty (tekst jedn. DzU z 2004 r. nr 256, poz. 2572 ze zm., dalej ustawa o systemie oświaty).

Zgodnie z tym przepisem egzaminy eksternistyczne organizują okręgowe komisje egzaminacyjne utworzone przez ministra edukacji narodowej dla osób, które ukończyły 18 lat i nie są uczniami szkół, umożliwiając im uzyskanie świadectwa ukończenia podstawówki, gimnazjum albo liceum ogólnokształcącego. Egzaminy te obejmują zakres obowiązkowych zajęć edukacyjnych określonych w ramowych planach nauczania odpowiednio szkoły podstawowej dla dorosłych, gimnazjum dla dorosłych, liceum ogólnokształcącego dla dorosłych.

Od zimowej sesji w 2013 r. na rynku pojawiły się też egzaminy eksternistyczne z zakresu wymagań określonych w podstawie programowej kształcenia ogólnego dla zasadniczej szkoły zawodowej. Szczegółowe zasady ich organizacji określa rozporządzenie ministra edukacji narodowej z 11 stycznia 2012 r. w sprawie egzaminów eksternistycznych (DzU z 2012 r., poz. 188). Eksternistyczny charakter przybierają również niektóre egzaminy potwierdzające kwalifikacje zawodowe (art. 10 ust. 3 ustawy o systemie oświaty).

Oprócz tego egzamin eksternistyczny, odbywany przed państwowymi komisjami egzaminacyjnymi powołanymi przez ministra kultury i dziedzictwa narodowego, otwiera drogę do zdobycia świadectwa albo dyplomu ukończenia szkoły artystycznej. Do zdania są materiały z zakresu obowiązkowych zajęć edukacyjnych wskazanych w ramowych planach nauczania poszczególnych typów szkół artystycznych. Dokładnie kwestie dotyczące „artystycznych" egzaminów eksternistycznych uregulował minister kultury i dziedzictwa narodowego w rozporządzeniu z 31 maja 2006 r. w sprawie egzaminów eksternistycznych z zakresu szkół artystycznych (DzU nr 107, poz. 727 ze zm.).

Sformułowanie, że urlop szkoleniowy należy się przystępującemu do egzaminu eksternistycznego nie oznacza, że udziela się go wyłącznie na dzień odbywania się tego sprawdzianu. Pracownik może wystąpić o te 6 dni roboczych wolnego np. miesiąc czy tydzień wcześniej po to, aby się odpowiednio przygotować, a szef ma obowiązek na to przystać.

Przykład

Bez prawa do wolnego

Za zgodą pracodawcy pan Jan podnosi kwalifikacje zawodowe na studiach. Na drugim ich roku mógł przystąpić do kilku egzaminów w trybie eksternistycznym (uczył się na odległość, nie musiał uczęszczać na zajęcia). Przed jednym z takich sprawdzianów wystąpił z wnioskiem do pracodawcy o 6 dni urlopu szkoleniowego. Ten odmówił i miał rację. Żaden egzamin na studiach nie jest eksternistyczny w rozumieniu art. 10 i 10a ustawy o systemie oświaty. Dlatego szef nie miał obowiązku udzielania urlopu szkoleniowego.

Na studiach pracownikowi kształcącemu się za zgodą pracodawcy przysługują (z zachowaniem prawa do pensji) tylko:

- urlop szkoleniowy w ostatnim roku studiów na przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego,

- zwolnienia z całości lub części dnia pracy na udział w obligatoryjnych zajęciach.

Matura

Do 6 dni urlopu szkoleniowego ma również prawo pracownik podnoszący kwalifikacje za zgodą bądź z inicjatywy pracodawcy, przystępujący do egzaminu maturalnego. Jego pozytywny wynik zapewnia świadectwo dojrzałości wydane przez okręgową komisję (rozdział 5 rozporządzenia ministra edukacji narodowej z 30 kwietnia 2007 r. w sprawie warunków i sposobu oceniania, klasyfikowania i promowania uczniów i słuchaczy oraz przeprowadzania sprawdzianów i egzaminów w szkołach publicznych, DzU nr 83, poz. 572 ze zm.).

Potwierdzenie kwalifikacji

Od 1 września 2012 r. nastąpiła reforma segmentu potwierdzania kwalifikacji zawodowych. Zaliczenie jednego egzaminu potwierdzającego kwalifikacje nie uprawnia już do wykonywania danego zawodu. Od tej daty w każdej profesji wyróżnia się kwalifikacje od jednej do trzech, i wszystkie je trzeba zdobyć w celu realizacji konkretnego fachu. Pracownik aspirujący do danego zawodu może zdobyć:

- świadectwo potwierdzające kwalifikacje w zawodzie po zdaniu egzaminu potwierdzającego kwalifikacje w zawodzie, w tym w trybie eksternistycznym,

- dyplom potwierdzający kwalifikacje w zawodzie, jeżeli posiada świadectwa potwierdzające wszystkie kwalifikacje wyodrębnione w tej profesji oraz posiada:

–wykształcenie ogólne zawodowe albo zdał egzamin z zakresu wymagań określonych w podstawie programowej kształcenia w zawodach, lub

–wykształcenie średnie.

Kwalifikacje wymagane w obrębie zawodów regulują rozporządzenia: ministra edukacji narodowej z 7 lutego 2012 r. w sprawie podstawy programowej kształcenia w zawodach (DzU z 2012 r., poz. 184) i ministra kultury i dziedzictwa narodowego z 9 grudnia 2010 r. w sprawie podstaw programowych kształcenia w zawodach szkolnictwa artystycznego w publicznych szkołach artystycznych (DzU z 2011 r. nr 15, poz. 70).

Zainteresowani uzyskują kwalifikacje w trybie kształcenia zawodowego w typowej formie szkolnej (prowadzą je zasadnicze szkoły zawodowe, technika i szkoły policealne) bądź pozaszkolnej na kursach:

- kwalifikacyjnym kursie zawodowym, w tym eksternistycznym – organizowanym na podstawie programu nauczania uwzględniającego podstawy programowe określone w cytowanych rozporządzeniach z 7 lutego 2012 r. i z 9 grudnia 2010 r., w zakresie jednej kwalifikacji;

Kursy takie mają prawo prowadzić publiczne szkoły albo niepubliczne szkoły posiadające uprawnienia szkół publicznych kształcące w zakresie zawodów, w których nauczają; publiczne i niepubliczne placówki kształcenia ustawicznego, placówki kształcenia praktycznego, ośrodki dokształcenia i doskonalenia zawodowego; instytucje rynku pracy (np. agencje zatrudnienia, instytucje szkoleniowe, instytucje dialogu społecznego); podmioty prowadzące działalność oświatową na podstawie ustawy o działalności gospodarczej inną niż prowadzenie szkoły, placówki bądź zespołu szkół. Po zaliczeniu kwalifikacyjnego kursu zawodowegio zainteresowany dostaje zaświadczenie, którego wzór został określony w załączniku nr 1 do rozporządzenia ministra edukacji narodowej z 11 stycznia 2012 r. w sprawie kształcenia ustawicznego w formach pozaszkolnych (DzU z 2012 r., poz. 186 ze zm.)

- umiejętności zawodowych – prowadzonym na podstawie programu nauczania uwzględniającego wskazane podstawy programowe w węższym zakresie niż kwalifikacyjny kurs zawodowy, obejmującym:

– jedną z części efektów kształcenia wyodrębnionych w ramach danej kwalifikacji, albo

– efekty kształcenia wspólne dla wszystkich zawodów oraz wspólne dla zawodów w zakresie obszaru kształcenia stanowiących podbudowę do kształcenia w zawodzie lub grupie zawodów, albo

– efekty kształcenia wspólne dla wszystkich zawodów w zakresie organizacji pracy małych zespołów.

Kurs umiejętności zawodowych organizują placówki kształcenia ustawicznego, placówki kształcenia praktycznego i ośrodki dokształcania i doskonalenia zawodowego, zgodnie z rozporządzeniem z 11 stycznia 2012 r. (precyzuje ono m.in. minimalny czas trwania kursu umiejętności zawodowych). Wzór zaświadczenia należnego po jego zaliczeniu określa załącznik nr 2 do rozporządzenia z 11 stycznia 2012 r.

Ukończenie wymienionych szkół i kursów uprawnia do przystąpienia do egzaminu potwierdzającego kwalifikacje, organizowanego przez państwowe okręgowe komisje egzaminacyjne.

Egzamin zawodowy dzieli się na część pisemną i praktyczną (§ 109 – 142 rozporządzenia ministra edukacji narodowej z 30 kwietnia 2007 r. w sprawie warunków i sposób oceniania, klasyfikowania i promowania uczniów i słuchaczy oraz przeprowadzania sprawdzianów i egzaminów w szkołach publicznych, DzU nr 83, poz. 562 ze zm.).

Dyplomowy na studiach

W ciągu ostatniego roku studiów podwładnemu kształcącemu się z inicjatywy lub za zgodą pracodawcy przysługuje 21 dni (roboczych) urlopu szkoleniowego. Może je przeznaczyć na przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego.

Choć różne egzaminy przepisy określają mianem dyplomowych, chodzi tu wyłącznie o te, które pozwalają uzyskać dyplom ukończenia studiów wyższych:

- pierwszego stopnia – licencjackie i inżynierskie,

- drugiego stopnia – magisterskie (art. 167 ustawy z 27 lipca 2005 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym, tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 572 ze zm.).

Urlop szkoleniowy nie należy się na studiach podyplomowych. Przede wszystkim dlatego, że nie są to studia w rozumieniu Prawa o szkolnictwie wyższym (zob. art. 2 pkt 11 i 18m i art. 8a).

Tym bardziej dziś, kiedy od 1 października 2011 r. nazwy prac i egzaminów dyplomowych wieńczących studia podyplomowe zastąpiono egzaminem i dyplomem kończącym, a absolwent otrzymuje świadectwo ukończenia studiów dyplomowych (tego dnia weszło w życie rozporządzenie ministra nauki i szkolnictwa wyższego z 1 września 2011 r. w sprawie tytułów zawodowych nadawanych absolwentom studiów, warunków wydawania oraz niezbędnych elementów dyplomów ukończenia studiów i świadectw ukończenia studiów podyplomowych oraz wzoru suplementu do dyplomu, DzU nr 196, poz. 1167).

Urlop szkoleniowy należy się natomiast doktorantowi niebędącemu nauczycielem akademickim lub pracownikiem naukowym. To uprawnienie wynika jednak z przepisów szczególnych (art. 23 ustawy z 14 marca 2003 r. o stopniach naukowych i tytule naukowym oraz o stopniach i tytule w zakresie sztuki, DzU nr 63, poz. 595 ze zm.), a nie kodeksowych. Wynosi on 28 dni i jest przeznaczony wyłącznie na przygotowanie obrony rozprawy doktorskiej.

Przykład

Nie ten kierunek

Pani Ewa, pracownica, podnosi kwalifikacje zawodowe za zgodą zakładu. Szykuje się do egzaminu dyplomowego finalizującego ogólnokształcącą szkołę muzyczną II stopnia. Zgłosiła wniosek o udzielenie 21 dni urlopu szkoleniowego na przygotowanie się do egzaminu. Pracodawca odmówił. Miał takie prawo, ponieważ na taki egzamin dyplomowy w ogóle nie przysługuje urlop szkoleniowy.

Chodzi tu bowiem o sprawdzian odbywany na podstawie rozporządzenia ministra kultury i dziedzictwa narodowego z 8 kwietnia 2008 r. w sprawie warunków i sposobu oceniania, klasyfikowania i promowania uczniów oraz przeprowadzania sprawdzianów i egzaminów w publicznych szkołach i placówkach artystycznych (DzU nr 65, poz. 400 ze zm.).

A takie sprawdziany odbywają się poza systemem szkolnictwa wyższego. Są to egzaminy kończące naukę w oświatowych szkołach artystycznych. Tymczasem urlop szkoleniowy przysługuje na ostatnim roku studiów wyższych.

Niekiedy szef nie da wolnego

Dłuższa niedyspozycja, nieprzewidziane potrzeby firmy, brak dokumentów potwierdzających prawo do urlopu szkoleniowego, to przykładowe przyczyny odmowy urlopu szkoleniowego.

Urlopu szkoleniowego pracodawca udziela na dni robocze zgodnie z rozkładem czasu pracy zatrudnionego. Co prawda zgodnie z art. 103

1

§ 2 i art. 103

2

§ 1 k.p. urlop szkoleniowy przysługuje podwładnemu uczącemu się z inicjatywy bądź za zgodą pracodawcy, jednak z drugiej strony pracodawca musi go udzielić (art. 103

2

§ 2 k.p.).

Wynika z tego, że ma on prawo wprowadzić w zakładzie własną procedurę ich przyznawania, ale koniecznie respektując główną regułę – zakaz ograniczania i odbierania zatrudnionemu prawa do tego urlopu. W wewnętrznych przepisach (regulamin pracy, układ zbiorowy pracy, regulamin szkoleniowy) albo w samej umowie o podnoszeniu kwalifikacji zawodowych wolno wprowadzić np.:

- tryb wnioskowy udzielania urlopów szkoleniowych,

- wymóg wystąpienia z podaniem o urlop z wyprzedzeniem np. siedmiodniowym,

- konieczność potwierdzania celu urlopu, m.in. zamiaru przystąpienia do odpowiedniego egzaminu, faktu uczęszczania na ostatni rok studiów.

Kontrowersje wzbudza też to, czy szef w ogóle może odmówić przyznania urlopu szkoleniowego albo udzielenia go we wnioskowanym terminie.

Eksperci uznają, że generalnie nie ma takich prerogatyw. Urlop szkoleniowy to prawo podmiotowe pracownika, który uczy się za zgodą lub z inicjatywy pracodawcy. I choć zakład jest uprawniony do jego udzielania, to ta rola ogranicza się właściwie do powiedzenia „tak". Wniosek załatwi z kwitkiem wyjątkowo, w nadzwyczajnych okolicznościach. Wyróżnia się cztery powody, kiedy odmowa jest usprawiedliwiona.

Po dłuższej chorobie

Zatrudnionemu, który przebywał na zwolnieniu lekarskim trwającym dłużej niż 30 dni, nie wolno bezpośrednio po powrocie do zakładu udzielić urlopu szkoleniowego. Najpierw musi on przedstawić orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku (wyrok Sądu Najwyższego z 28 października 2009 r., II PK 123/09, OSNP 2011/11-12/148). A na kontrolne badania lekarskie trzeba mu dać skierowanie (art. 229 § 2 i 4 k.p.).

W świetle cytowanego orzeczenia urlop szkoleniowy jest rodzajem okolicznościowego zwolnienia od pracy. W konsekwencji w chwili zwalniania od pracy zatrudniony musi pozostawać zdolny do realizacji swoich zadań.

Oznacza to, że po chorobie dłuższej niż 30 dni najpierw powinien się wylegitymować orzeczeniem o zdolności do wykonywania dotychczasowej pracy, aby mógł skorzystać z urlopu szkoleniowego. Zasady tej nie zmienia wyrok SN z 20 marca 2008 r. (II PK 214/07, OSNP 2009/15-16/194), wedle którego zbędna jest kontrolna wizyta u lekarza pracownicy, która chce wykorzystać wypoczynek zaraz po urlopie macierzyńskim.

Zdaniem sądu pogląd ten uzasadnia fakt, że pracodawca i tak ma w tej sytuacji obowiązek udzielenia urlopu wypoczynkowego (art. 163 § 3 k.p.). Jednak, jak zauważył sąd w uzasadnieniu do cytowanego orzeczenia, to nadzwyczajne odstępstwo od reguły, że po zdrowotnej niezdolności do pracy trwającej ponad 30 dni trzeba zrobić badania lekarskie.

Nadzwyczajne potrzeby firmy

Pracodawcy wolno nie zgodzić się na urlop szkoleniowy bądź przesunąć go na później ze względu na bardzo ważne i nieprzewidywane interesy zakładu. Jednak potrzeba firmy musi mieć charakter nadzwyczajny i wyjątkowy, np. konieczność ratowania majątku pracodawcy przed powodzią czy pożarem, ochronę życia bądź zdrowia ludzkiego, naprawę maszyny, do czego zdolny jest wyłącznie ten pracownik, a przestój spowodowałby niewspółmierne straty.

Przykład

Przesunięcie wolnego

Pan Jan, informatyk zatrudniony na etacie, przez pół roku zgłębiał w Szwecji funkcjonowanie nowego systemu poligraficznego. Teraz jest naczelnym dyrektorem do spraw jego wdrożenia w sieci drukarni w Polsce. Proces ma potrwać do końca br. Podnosi kwalifikacje zawodowe za zgodą szefa. Złożył wniosek o udzielenie 14 dni roboczych urlopu szkoleniowego w listopadzie 2013 r. na przygotowanie pracy dyplomowej. Podczas niego chce ponownie wyjechać do Szwecji, aby zebrać materiały.

Na dzień przed rozpoczęciem urlopu szkoleniowego, już po upływie dnia roboczego pana Jana, zepsuł się system poligraficzny, a żaden z podległych mu czy zewnętrznych informatyków nie potrafi go naprawić. Jeśli awaria nie zostanie szybko usunięta, pracodawca poniesie niepowetowane straty – nie wydrukuje codziennych gazet, książek i nie zrealizuje innych zamówień, a pozwy kontrahentów grożą jego eliminacją z rynku. W tej sytuacji sieć drukarni ma prawo przełożyć urlop szkoleniowy pana Jana na później i wezwać go do naprawy.

Przykład

Brak podstaw do odmowy

Pani Joanna, pracownica działu księgowości, na podstawie umowy szkoleniowej z inicjatywy zakładu uczęszczała na kwalifikacyjny kurs księgowości i rachunkowości (nr 331 średni personel finansowy z klasyfikacji właściwej zawodów szkolnictwa zawodowego z rozporządzenia z 23 grudnia 2011 r.).

Zgłosiła wniosek o wolne na 6 dni roboczych, aby przystąpić do egzaminu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe. Szef jednak odmówił, ponieważ nagle rozchorowali się dwaj inni pracownicy działu księgowości. Postąpił nieprawidłowo, ponieważ zwiększone absencje chorobowe personelu to normalne zjawisko przy zatrudnieniu. Nie są to nadzwyczajne okoliczności tłumaczące odmowę przyznania urlopu szkoleniowego.

Niecelowość udzielenia

Urlop szkoleniowy to celowe zwolnienie od pracy – podwładny kształcący się z inicjatywy albo za zgodą zakładu ma go spożytkować wyłącznie na egzaminy bądź przygotowanie pracy dyplomowej lub obrony rozprawy doktorskiej. Jeśli już w momencie udzielania tego wolnego jest oczywiste, że cel nie zostanie skonsumowany, zainteresowanemu wolno powiedzieć „nie". Ze złożonego wniosku o urlop szkoleniowy musi więc wynikać związek przyczynowo-skutkowy z celem tego urlopu.

Przykład

Przed egzaminem

Pani Ewelina, pracownica, podnosi kwalifikacje zawodowe z inicjatywy firmy. Egzamin eksternistyczny, do którego ma przystąpić, odbędzie się 25 października 2013 r. Złożyła wniosek o 6 dni roboczych urlopu szkoleniowego na przystąpienie do egzaminu eksternistycznego od 28 października do 5 listopada 2013 r.

Tu pracodawca może odmówić udzielenia urlopu w żądanym terminie, ponieważ jest jasne, że jego cel nie zostanie spełniony. Odbiór urlopu szkoleniowego już po dacie egzaminu, na który został przyznany, kłóci się z jego przeznaczeniem.

Brak dokumentów

Odmownie wolno także załatwić wniosek o urlop szkoleniowy, jeśli uczący się z inicjatywy lub za aprobatą zakładu nie potwierdzi celu jego udzielenia odpowiednimi dokumentami. Pracodawca ma prawo żądać od niego zaświadczeń o odbywanej nauce, pobycie na ostatnim roku studiów i o staraniach w celu przystąpienia do stosownego egzaminu.

Jaka pensja za zwolnienie okolicznościowe

Licząc wynagrodzenie za urlop szkoleniowy, ruchome dodatki i premie przyjmuje się w kwotach wypłaconych w miesiącu, kiedy zatrudniony korzystał z tego wolnego.

Pensję za urlop szkoleniowy kalkuluje się jak płacę za urlop wypoczynkowy, jednak z jednym zastrzeżeniem (§ 5 rozporządzenia MPiPS z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy, DzU nr 62, poz. 289 ze zm. w związku z rozporządzeniem MPiPS z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop, DzU nr 2, poz. 14 ze zm., dalej rozporządzenie urlopowe).

Przy jej obliczaniu uwzględnia się wyłącznie wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy, z wyjątkiem:

- jednorazowych i nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź konkretne osiągnięcie, np. nagrody,

- wynagrodzenia za czas gotowości do pracy i niezawinionego przez pracownika przestoju,

- gratyfikacji (nagrody) jubileuszowej,

- wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy i inną usprawiedliwioną absencję w pracy,

- pieniężnego ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy,

- wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,

- wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,

- kwoty wyrównania wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia,

- nagrody z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,

- odpraw emerytalnej, rentowej i innych pieniężnych,

- odszkodowania należnego w razie rozwiązania stosunku pracy i wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy dla osoby przywróconej do pracy.

Elementy płacy w stałej stawce miesięcznej (najczęściej wynagrodzenie zasadnicze i dodatki, rzadziej premie) przyjmuje się w stałej kwocie miesięcznej należnej podwładnemu w miesiącu wystąpienia urlopu szkoleniowego. Podstawę wymiaru pensji za ten urlop tworzą wyłącznie zmienne składniki za okresy nie dłuższe niż miesiąc – w sumie wypłaconej podczas miesiąca, kiedy przypadł urlop. Sumę tę dzieli się przez liczbę godzin faktycznie przepracowanych w miesiącu wystąpienia urlopu szkoleniowego, a wynik mnoży przez liczbę godzin, które zatrudniony powinien przepracować podczas takiego urlopu na podstawie jego grafiku.

Szacując płacę za urlop szkoleniowy, należy pamiętać o naczelnej zasadzie przyświecającej liczeniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy – należą się takie pieniądze, jakie podwładny dostałby w tym czasie za pracę. Z podstawy wymiaru trzeba wyłączyć ruchome składniki, do których pracownik zachowuje prawo podczas urlopu szkoleniowego.

Przykład

Kwota do wypłaty

Załóżmy, że pan Ludwik, zatrudniony w równoważnym systemie czasu pracy, w grudniu 2013 r. weźmie 10 dni urlopu szkoleniowego na przygotowanie pracy dyplomowej na studiach (zawarł umowę o podnoszenie kwalifikacji za zgodą pracodawcy). Podczas urlopu przypadną mu, według harmonogramu czasu pracy, 92 godziny robocze.

Otrzymuje wynagrodzenie zasadnicze 2450 zł brutto miesięcznie i zmienne premie od 10 do 50 proc. pensji zasadniczej, przysługujące wyłącznie za czas przepracowany w miesiącu. Przyjmijmy, że w grudniu 2013 r. dostanie on premię w wysokości 10 proc. podstawy wymiaru. Nominał czasu pracy w tym miesiącu wynosi 160 godzin. Należne mu wynagrodzenie za urlop szkoleniowy w grudniu 2013 r. należy ustalić tak:

- podstawa wymiaru 2450 zł x 10 proc. = 245 zł

- stawka godzinowa pensji za urlop szkoleniowy ze składnika zmiennego 245 zł : 68 godzin faktycznej pracy w grudniu (160 godz. – 92 godz.) = 3,60 zł

- finalna kwota pensji za urlop szkoleniowy ze składnika zmiennego 3,60 zł x 92 godziny = 331,20 zł

W grudniu 2013 r. pan Ludwik powinien uzyskać 2450 zł brutto pensji zasadniczej, 245 zł premii za czas przepracowany oraz 331,20 zł wynagrodzenia za urlop szkoleniowy ze składnika zmiennego, czyli łącznie 3026,20 zł.

Przykład

Bez dodatkowych przeliczeń

Pani Zofia, zatrudniona w podstawowym systemie czasu pracy, uczy się z inicjatywy pracodawcy. Załóżmy, że w listopadzie 2013 r. wykorzysta 6 dni urlopu szkoleniowego na przystąpienie do egzaminu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe. Podczas urlopu szkoleniowego powinna przepracować 48 godzin. Dostaje 1700 zł brutto miesięcznie pensji zasadniczej i dodatki motywacyjne w wysokości od 100 do 500 zł miesięcznie.

Regulamin wynagradzania zastrzega, że urlop szkoleniowy traktuje się na poczet dodatków jak czas faktycznie przepracowany. Przyjmijmy, że w listopadzie 2013 r. pracownica uzyska dodatek motywacyjny w wysokości 300 zł. Oznacza to, że za miesiąc ten powinna otrzymać 1700 zł wynagrodzenia zasadniczego i dodatek 300 zł, które w sobie zawierają już pensję za urlop szkoleniowy. Dodatku nie wlicza się do podstawy wynagrodzenia za urlop szkoleniowy ze zmiennych składników, ponieważ przysługuje też za czas tego urlopu. Do podstawy nie przyjmuje się zaś składników płacy, które zatrudniony i tak uzyskałby w trakcie urlopu szkoleniowego.

Wyjątkiem jest szkoleniowy urlop doktorancki, z tytułu którego wynagrodzenie ustala się jak pensję za urlop wypoczynkowy (art. 23 ust. 2 ustawy o stopniach naukowych i tytule naukowym oraz o stopniach i tytule w zakresie sztuki).

Składniki zmienne za okresy nie dłuższe niż miesiąc kwalifikować należy zatem do podstawy wymiaru w łącznej wysokości uiszczonej w ciągu trzech miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.

Gdy składniki te znacznie się wahają, okres referencyjny wolno wydłużyć do 12 miesięcy przypadających przed miesiącem rozpoczęcia urlopu szkoleniowego.