Czas pracy: Nowelizacja kodeksu pracy utrudnia planowanie grafików

Ostatnie modyfikacje w przepisach dotyczących czasu pracy weszły w życie 23 sierpnia br. mocą ustawy z 12 lipca 2013 r. o zmianie ustawy – kodeks pracy oraz ustawy o związkach zawodowych (DzU z 2013 r., poz. 996). Wprowadziły one nowe obowiązki pracodawców przy planowaniu czasu pracy załogi, modyfikując jednocześnie kilka utrwalonych zasad.

Część zmian należy ocenić pozytywnie, np. możliwość sporządzania harmonogramów jedynie w wersji elektronicznej czy jednoznaczne rozstrzygnięcie, że nie trzeba ich opracować z góry na cały okres rozliczeniowy. Z drugiej jednak strony nowe regulacje budzą sporo wątpliwości, a wnikliwa analiza ich literalnego brzmienia pozostawia wiele do życzenia.

WĄTPLIWOŚĆ 1. Kiedy można nie tworzyć rozkładu

Przypadki, w których pracodawca nie ma obowiązku sporządzania rozkładów czasu pracy, wyczerpująco reguluje art. 129 § 4 k.p. Obejmuje on sytuacje, gdy rozkład czasu pracy etatowca wynika z prawa pracy, obwieszczenia z art. 150 § 1 k.p. lub z umowy o pracę (pkt 1), ewentualnie zatrudnienia w systemie zadaniowym (pkt 2). Regulacje te nie budzą wątpliwości, gdyż pierwsza z nich obejmuje zatrudnionych w stałych godzinach, których rozkład wynika z powszechnych przepisów, postanowień układu zbiorowego bądź regulaminu pracy lub z samej umowy. Druga z kolei odnosi się do systemu, w zakresie którego rozkład czasu pracy określa sam pracownik, decydując o kolejności realizacji powierzonych zadań (art. 140 k.p.).

Problem pojawia się przy interpretacji art. 129 § 4 pkt 3 k.p. Przepis ten wyłącza obowiązek sporządzania grafików, jeśli do pracownika stosuje się – na jego wniosek – rozkłady czasu pracy, o których mowa w art. 140

1

k.p. Regulacja ta nie budzi wątpliwości, jeśli odniesiemy ją wyłącznie do art. 140

1

§ 2 k.p. Przewiduje on możliwość ustalenia w rozkładzie przedziału czasu, w zakresie którego pracownik może decydować o godzinach rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z rozkładem są dla niego pracujące. W takim wypadku grafik nie jest potrzebny, skoro podwładny wie, w jakim przedziale rozpoczyna pracę oraz to, że kończy ją po 8 godzinach.

Warto jednak pamiętać, że z § 1 tego przepisu wynika możliwość wyłączenia doby pracowniczej, bez jednoczesnego określania widełek czasowych, w których pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy. W takim zaś wypadku brak rozkładu powodowałby niemożność świadczenia pracy, bo etatowiec nie wiedziałby o obowiązujących go godzinach pracy w poszczególnych dobach. Tu odwołanie się w art. 129 § 4 pkt 3 k.p. do całego art. 140

1

k.p., a nie wyłącznie § 2 tego przepisu, trzeba traktować jako poważny błąd legislacyjny. W praktyce może bowiem wystąpić tylko jeden przypadek, kiedy szef mógłby nie tworzyć harmonogramu dla pracownika, na wniosek którego wyłączył dobę bez określania przedziału godzin rozpoczynania pracy.

Przykład 1

Ekspedient zatrudniony w placówce handlowej wystąpił do pracodawcy z pisemnym wnioskiem o stosowanie wobec niego rozkładu czasu pracy z art. 1401 § 1 k.p. Zaproponował, że chciałby pracować w poniedziałki i czwartki od 13 do 21, a we wtorki, środy i piątki od 9 do 17. Godziny te pokrywają się ze stosowanymi dotychczas zmianami i uwzględniają to, że sklep musi być otwarty w czasie funkcjonowania centrum handlowego, czyli od 9 do 21.

Jeśli pracodawca zaakceptuje wniosek pracownika, nie musi już układać mu harmonogramów, gdyż godziny pracy w poszczególnych dobach zostały określone w samym wniosku.

To jednak nie koniec niedoskonałości art. 129 § 4 k.p. pkt 3. Warto pamiętać, że rozkłady czasu pracy z art. 140

1

§ 2 k.p. można też wprowadzić w układzie zbiorowym pracy, porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi, a jeśli do uzgodnienia jego treści nie doszło w tak szerokim gronie – w porozumieniu z organizacjami reprezentatywnymi w rozumieniu art. 24125a k.p., względnie w porozumieniu z przedstawicielami załogi wyłonionymi w trybie przyjętym u pracodawcy.

Ta możliwość wprost wynika z art. 150 § 3 k.p., a brak nawiązania do tego przepisu w art. 129 § 4 k.p. wywołuje poważne wątpliwości praktyczne. Powstaje zatem pytanie, czy szef, który w porozumieniu z przedstawicielami związków lub załogi określił przedział godzin rozpoczynania pracy np. od 8 do 11, przy założeniu, że jest ona wykonywana od poniedziałku do piątku z wyłączeniem świąt ustawowo wolnych, musi sporządzać harmonogramy dla etatowców.

Choć jest to bezsensowne, to z literalnego brzmienia tych przepisów wynika, że tak. W efekcie wprowadzanie rozkładów z art. 140

1

k.p. wobec całej załogi lub określonych grup pracowników zakładu i podanie widełek, w których mogą oni decydować o godzinie startu pracy, nic nie daje. Mimo to pracodawca musi tworzyć dla nich indywidualne grafiki.

WĄTPLIWOŚĆ 2. Z jakim wyprzedzeniem podać do wiadomości

Art. 129 § 3 zdanie drugie k.p. wprowadza zasadę, zgodnie z którą szef musi przekazać podwładnemu jego rozkład czasu pracy co najmniej na tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który plan został sporządzony. Regulacja ta budzi poważne wątpliwości z powodu niejednoznacznego sformułowania. Zgodnie bowiem z sąsiednim przepisem, tj. art. 128 § 3 pkt 2 k.p., tydzień to 7 kolejnych dni kalendarzowych, poczynając od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego. Zastosowanie tej definicji prowadzi jednak do trudnych do zaakceptowania wniosków, szczególnie przy najdłuższych okresach rozliczeniowych. Każdorazowo wymagałoby to ustalenia układu tygodni w okresie rozliczeniowym tak, aby pracownik otrzymał nowy harmonogram na co najmniej tydzień przed rozpoczęciem kolejnego miesiąca.

Przykład 2

Od 1 września 2013 r. pracodawca wprowadził r oczny okres rozliczeniowy. W połowie lipca 2014 r. zaczął zastanawiać się, do kiedy musi przedstawić pracownikom rozkłady na ostatni miesiąc okresu rozliczeniowego.

Przyjmując definicję tygodnia z art. 128 § 3 pkt 2 k.p., należałoby uznać, że kolejne tygodnie zaczynają się w niedzielę, a kończą w sobotę. Aby więc przekazać grafiki na pełen tydzień przed rozpoczęciem objętego nimi okresu, szef musiałby je wręczyć pracownikom najpóźniej w sobotę, 19 lipca.

Inną możliwą do zaakceptowania koncepcją jest przyjęcie, że tydzień to równo 7 dni. Odnosząc to do przykładu 2., można by uznać, że ostateczny termin przekazania grafików pracownikom mija w piątek, 25 lipca 2014 r. Jednak i to założenie nie jest pewne, gdyż na mocy tego przepisu nie sposób rozstrzygnąć, czy przekazując grafiki na 7 dni przed końcem okresu, pracodawca nie popełni błędu, pozostawiając pracownikom jedynie 6 dni na zapoznanie się z ich treścią.

Można bowiem wywodzić, że dopełnienie tego obowiązku wymaga zagwarantowania załodze pełnych 7 dni na zapoznanie się z planowanym rozkładem przed rozpoczęciem okresu, którego on dotyczy. I chyba to jest najbezpieczniejsze rozwiązanie. Czyli odnosząc się do powyższego, powinien on być wręczony 24 lipca.

WĄTPLIWOŚĆ 3. Na ile wcześniej informować o zmianach

Art. 129 § 3 k.p. określa termin podawania do wiadomości pracowników harmonogramów sporządzanych na kolejne co najmniej miesięczne okresy. Przepis ten nie odnosi się jednak wprost do wprowadzania zmian w istniejących grafikach. Niektórzy specjaliści uważają, że konieczność stosowania tygodniowego wyprzedzenia również do zmian harmonogramu należy rozważać zgodnie z celem znowelizowanej regulacji.

Jest nim uprzedzenie pracownika o godzinach rozpoczynania i kończenia pracy. To zaś przemawia za informowaniem go z tygodniowym wyprzedzeniem również o wszelkich zmianach w obowiązującym grafiku, a nie tylko o nowych harmonogramach. Tak wypowiedzieli się S. Paruch i R. Stępień w artykule „Mieszanie w grafikach z tygodniowym wyprzedzeniem" z 10 września 2013 r. (Rzeczpospolita, Praca i świadczenia, str. D2).

Sugerują oni konieczność uprzedzania załogi o zmianach wprowadzanych w istniejących harmonogramach na tydzień przed ich wystąpieniem, aby nie narażać się na niebezpieczeństwo naruszenia art. 129 § 3 k.p. Według autorów ryzyko to jest niewielkie, gdy zmiany wynikają z przepisów prawa pracy. Prawdziwy problem pojawia się jednak, gdy uzasadnieniem dla zmian w grafikach są okoliczności leżące po stronie pracodawcy.

Problemy te rozwiązać może – zdaniem autorów – uzyskanie zgody pracowników na zmianę harmonogramu. To jednak wiąże się z koniecznością tworzenia dodatkowej dokumentacji, gwarantującej możliwość wykazania, że modyfikacje odbyły się za zgodą podwładnych.

Stosowanie tygodniowego wyprzedzenia dla ogłaszania zmian w harmonogramie unicestwia w praktyce tę cenną instytucję, pozwalającą pracodawcy dostosować się do sytuacji nieprzewidzianych przy układaniu grafików, bez konieczności polecania nadgodzin.

Warto pamiętać, że zgodnie ze stanowiskiem Głównego Inspektoratu Pracy z 6 kwietnia 2009 r. w sprawie naruszenia doby pracowniczej po wolnym dniu (GPP-417-4560-19/09/PE/RP) zmiany harmonogramów były możliwe w przypadkach przewidzianych w kodeksie pracy (art. 1513 i art. 15111 k.p.) lub w wewnątrzzakładowych źródłach prawa pracy. Inspekcja dopuszczała więc możliwość bieżącej modyfikacji harmonogramów w razie np. długotrwałej niezdolności pracownika do pracy.

Takie sytuacje mają przeważnie charakter niezapowiedziany, gdyż pracownik ma możliwość i obowiązek uprzedzenia pracodawcy jedynie przy absencjach planowanych, co do których czas niezdolności do pracy jest z góry znany, a te stanowią zdecydowaną mniejszość. Najczęściej zwolnienia lekarskie i inne okoliczności, które dotychczas uzasadniały zmianę harmonogramu, tj. dyscyplinarne zwolnienie innego pracownika, są nagłe i wymagają niezwłocznego podjęcia przez szefa działań. Mając one na celu zapewnić normalną pracę zakładu.

Przykład 3

Pracodawca prowadzący sklep spożywczy otrzymał od 4 zatrudnionych ekspedientek informację o chorobie, potwierdzonej zwolnieniami lekarskimi. Dotarła ona do niego w środę po południu, a na czwartek i piątek sprzedawczynie te miały wyznaczoną pracę. Pracodawca nie ma możliwości powiadomienia pozostałych 4 pracownic o zmianie harmonogramu z tygodniowym wyprzedzeniem.

Nie pozostaje mu nic innego, jak wezwać je do pracy w nadgodzinach. Ponieważ nie ma możliwości oddać im za to innych dni wolnych, nadgodziny te – jako praca w dniach harmonogramowo wolnych – wymagają rekompensaty 100-proc. dodatkiem do normalnego wynagrodzenia za pierwsze 8 godzin.