Ustawa z 7 kwietnia 2006 r. o informowaniu pracowników wyraźnie wskazuje, że koszty związane z wyborem i działalnością rady pracowników ponosi szef. Jednocześnie jednak podkreśla, że strony ustalają szczegółowe zasady takiego wydatkowania. Porozumienie między pracodawcą a przedstawicielstwem załogi ma określać:
- wysokość środków przeznaczonych na wybory rady i jej bieżącą działalność,
- tryb ich przekazywania,
- zasady pokrywania kosztów, w tym przypadki, w których szef może odmówić finansowania,
- zasady rozliczania się z wykorzystanych środków.
Ponoszenie wydatków może polegać na wyodrębnieniu funduszu, który pracodawca przekazuje radzie do dyspozycji. Dopuszczalne jest też utworzenie na rzecz przedstawicielstwa specjalnego konta. Pracodawca może również na bieżąco pokrywać koszty działalności rady przez dokonywanie określonych zakupów lub zwrot poniesionych przez nią wydatków. To rozwiązanie daje mu większą kontrolę nad kosztami.
Obowiązek, ale ograniczony
Porozumienie nie może stanowić, że pracodawca nie ponosi kosztów związanych z radą pracowników lub że na ten cel składać się będą zatrudnieni. Swoboda umów tutaj nie działa.
Mimo że ustawa nie wskazuje tego wyraźnie, należy przyjąć, że pracodawca pokrywa jedynie niezbędne koszty. Chodzi więc o wydatki racjonalnie uzasadnione i konieczne do funkcjonowania rady. Pracodawca ma zatem prawo badać celowość zakupów. Wydaje się, że powinna tu obowiązywać zasada proporcjonalności, czyli uzależnienia kosztów od wielkości pracodawcy, jego struktury i sytuacji majątkowej, a także od przedmiotu informowania i konsultacji.
Wybór przedstawicieli
Do kosztów wyborów należą wydatki na materiały biurowe niezbędne do przeprowadzenia głosowania. Jeżeli wybory (w tym uzupełniające) odbywają się w godzinach pracy, koszty obejmują również wynagrodzenie pracowników, w tym członków komisji wyborczej.
Przykład
Członkowie komisji wyborczej zażądali od pracodawcy udostępnienia pomieszczenia, materiałów biurowych, tj. długopisów oraz papieru, w celu przeprowadzenia wyborów.
Dodatkowo poproszono o ciepłe i zimne napoje, a także posiłek. Szef ma obowiązek pokrycia jedynie niezbędnych kosztów. Nie należy do nich zaopatrywanie członków komisji w napoje i posiłki.
Koszty działalności
Zakres finansowania działalności rady stanowi często zarzewie konfliktów. Można do nich zaliczyć koszty:
- rzeczowe (np. materiały i sprzęt biurowy),
- eksploatacyjne (np. opłaty za media),
- organizacyjne (np. dojazdu członków na obrady),
- ewentualnych ekspertyz (wynagrodzenie ekspertów, koszt doręczenia ekspertyzy i jej powielenia).
Przykład
Pracodawca posiada kilka oddziałów w różnych miastach. Centrala znajduje się w Warszawie, gdzie odbywają się spotkania rady oraz wybory. Niektórzy członkowie rady dojeżdżają na nie z daleka. Szef, który prowadzi wielozakładowe przedsiębiorstwo, musi jednak liczyć się z obowiązkiem pokrycia kosztów takich podróży.
Przykład
Rada wytypowała dwóch członków na wewnętrznych ekspertów. Osoby te zapisały się na zaoczne studia prawnicze. Przedstawiciele załogi wystąpili do szefa o pokrycie czesnego. Jednak nie można tej opłaty uznać za koszt działania rady i pracodawca nie musi jej finansować.
Bez prawa do lokum
Odmiennie niż w przypadku związków zawodowych ustawodawca nie przyznał radzie prawa do pomieszczenia. Pracodawca nie musi zatem wyodrębniać na stałe pomieszczenia. Nie ma też obowiązku udostępnienia jej bezterminowo konkretnego sprzętu (np. komputerów, telefonów). Niezbędne urządzenia powinny być za to przekazywane w miarę zgłaszanych potrzeb.
W związku z koniecznością zachowania przez członków rady oraz ich ekspertów poufności dokumentację (zarówno tę papierową, jak i elektroniczną) należy odpowiednio zabezpieczyć.
Zamieszanie z ekspertami
Na koszty działania rady składają się m.in. koszty ekspertyz. Najczęściej rada potrzebuje pomocy prawników, księgowych lub ekonomistów. Ich wiedza może okazać się niezbędna dla prawidłowego zrozumienia działania zakładu pracy i planowanych w tym zakresie zmian. Jest to jednak, co do zasady, wiedza kosztowna. Celem szefa powinno być więc precyzyjne określenie w porozumieniu z radą, kiedy należy z niej korzystać i jakie są zasady jej finansowania.
W odróżnieniu od zamawiania ekspertyz pomoc osób posiadających specjalistyczną wiedzę nie musi wynikać z „niezbędnej" potrzeby. Rada może korzystać z niej na co dzień, w toku swej działalności. Najczęściej jednak w tych przypadkach przedstawiciele załogi korzystają z pomocy wewnętrznych prawników i ekonomistów szefa.
Biorąc pod uwagę wymogi w zakresie ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa, zatrudniający powinien wiedzieć, kto i dlaczego został poproszony o wydanie ekspertyzy.
W razie braku porozumienia co do ekspertów pojawia się pytanie o wpływ szefa na decyzję o zamówieniu ekspertyzy oraz o jej koszt. Nie można jej zamawiać w sposób nieracjonalny, tj. w sprawie tego niewymagającej. Co więcej nie może ona powodować powstania kosztów niewspółmiernych do zagadnienia.
Przykład
Rada, mając do wyboru trzech ekspertów, zleciła pracę temu, który zażądał najwyższego wynagrodzenia. Pracodawca może odmówić pokrycia kosztu w części wykraczającej poza normalne wynagrodzenie za tego typu ekspertyzy.
Przykład
Rada zamówiła ekspertyzę w zakresie, w którym szef już wcześniej uzyskał opinię zewnętrznej kancelarii. Szef może odmówić zapłaty.
A co jeśli rada zamówi np. opinię prawną bez wcześniejszego uzgodnienia z pracodawcą? Dominujący jest pogląd (który wydaje się być słuszny), że pracodawca nie ma obowiązku pokrywania wynikających z tego tytułu kosztów. Aby jednak uniknąć wszelkich wątpliwości, w porozumieniu należy wyraźnie zastrzec, że zamówienie usługi doradczej wymaga uprzedniego potwierdzenia przez pracodawcę.
Potencjalne sankcje
Nieuzasadniona odmowa ponoszenia kosztów wyboru rady bądź jej działalności przez pracodawcę może być zakwalifikowana jako wykroczenie. Radzie pozostaje wówczas poinformowanie o zaistniałej sytuacji właściwego inspektora pracy, odgrywającego w tym przypadku rolę oskarżyciela publicznego.
Piotr Augustyniak doradca podatkowy, partner kierujący Zespołem Prawa Podatkowego w K&L Gates Jamka sp.k.
Komentuje Piotr Augustyniak doradca podatkowy, partner kierujący Zespołem Prawa Podatkowego w K&L Gates Jamka sp.k.
Co można wliczyć w koszty podatkowe
Funkcjonowanie rady pracowników ma umożliwiać sprawną komunikację wewnętrzną w firmie. To z kolei ma niebagatelne znaczenie dla efektywnego nią zarządzania.
Właściwy dialog oraz przekonanie pracowników, że ich reprezentanci mają wpływ na funkcjonowanie przedsiębiorstwa, powoduje, co do zasady, wzrost zaangażowania i poziomu motywacji, co skutkuje wzrostem efektywności i jakości pracy, a w konsekwencji również polepszeniem wyników finansowych firmy. Istnieje zatem wymagany związek przyczynowy, determinujący uzyskanie bądź możliwość uzyskania przychodu. Dlatego też wydatki na działanie rady można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.
Kosztem podatkowym mogą zatem być ponoszone koszty związane z udostępnieniem np. pomieszczenia biurowego z niezbędnym podstawowym wyposażeniem, limitowanej ryczałtem linii telefonicznej i łącza internetowego, materiałów biurowych czy limitowanych kosztów ewentualnych ekspertyz. Niemniej jednak oceny podatkowej poszczególnych wydatków należy dokonywać indywidualnie i całościowo.
Aby wykazać związek między kosztem a przychodem, jednostka musi być w stanie wykazać, że wydatki zostały poniesione w celu zapewnienia radzie pracowników możliwości właściwego funkcjonowania. Odnosząc się do kwestii kosztów na ekspertyzy, praktyka organów podatkowych wskazuje na przychylne traktowanie ich zaliczania do kosztów. Uznają bowiem, że tego typu wydatki usprawniają znacząco komunikację rady z pracodawcą.
Autorka jest adwokatem w K&L Gates Jamka sp.k.
