Korzystanie z zaliczek ułatwia realizację każdej inwestycji. Powoduje bowiem, że firma ma mniejsze zapotrzebowanie na finansowanie zewnętrzne lub pozwala zaoszczędzić środki własne. Generalnie unijne finansowanie opiera się na refundacji poniesionych wydatków. A to oznacza, że przedsiębiorca musi zgromadzić odpowiednie środki, czyli np. zaciągnąć kredyt.

Sprawne wykorzystanie zaliczki może wyeliminować tę konieczność, a przynajmniej ograniczyć potrzeby pożyczkowe. Korzystając z zaliczek, trzeba pamiętać o ich terminowym rozliczaniu.

Po zakończeniu każdego etapu oraz przy wykorzystaniu zwykle co najmniej 70 proc. zaliczki przedsiębiorca może złożyć kolejny wniosek o płatność pośrednią. Jeśli firma nie zdąży wydać co najmniej 70 proc. zaliczki i sytuacja taka zdarzy się pod koniec roku, należy zaliczkę zwrócić i poprosić o ponowny przelew w styczniu. Inaczej firmie grozi kara w postaci odsetek od niewykorzystanej lub niezwróconej kwoty, jak za zaległości podatkowe.

Ponieważ w wykorzystywaniu unijnych środków uczestniczy wiele różnych podmiotów, tak na szczeblu centralnym, jak i regionalnym, nie da się wskazać jednolitych zasad. Reguły udzielania i rozliczania zaliczek określa zawsze umowa o dofinansowanie, jaką podpisuje przedsiębiorca i instytucja udzielająca pomocy. Zapisów tych należy się bezwzględnie trzymać. Anna Misiołek, prezes firmy ABBEYS, pomagającej przedsiębiorcom w rozliczaniu unijnych projektów, wskazuje na obowiązek przestrzegania kilku podstawowych zasad:

- korzystania z zaliczki za pomocą konta zaliczkowego, co oznacza, że wydatki z niej powinny być dokonywane wyłącznie za pośrednictwem rachunku przeznaczonego do jej obsługi, wskazanego w umowie o dofinansowanie,

- używania środków z zaliczki wyłącznie na tzw. wydatki kwalifikowane,

- złożenia wniosku o zaliczkę przed dniem rozpoczęcia działania, którego ona dotyczy; to oznacza, że przedsiębiorca powinien złożyć wniosek o zaliczkę przed dniem rozpoczęcia prac, robót, zakupów, które planuje realizować,

- obowiązku rozliczenia (zwykle) 70 proc. otrzymanych transz zaliczki w terminie 30 dni od zakończenia etapu/działania, na który otrzymana była zaliczka (konkretna umowa może inaczej określać procentową intensywność i termin),

- możliwość płacenia pełnych kosztów kwalifikujących się do objęcia wsparciem ze środków zaliczki; to oznacza, że wydatki te mogą być ponoszone z zaliczki, tj. zarówno w części odpowiadającej dofinansowaniu, jak i wkładowi własnemu.

Jednak w kolejnym okresie przedsiębiorca powinien ponieść wydatki ze środków własnych tak, aby z rozliczenia zaliczki wynikało, że wydatki zostały dokonane we właściwych proporcjach ze środków własnych oraz udzielonego dofinansowania, zgodnie z umową o dofinansowanie.

Przedsiębiorca będzie miał obowiązek płacenia odsetek jak dla zaległości podatkowej, jeśli nie rozliczy w wymaganym terminie (np. 30 dni po zakończeniu etapu) określonej procentowo wartości zaliczki.

Rozliczenie oznacza wykazanie we wniosku o płatność rzeczywiście poniesionych wydatków (kwalifikujących się do objęcia wsparciem) lub zwrot środków. Inaczej mówiąc, prawidłowe wykorzystanie zaliczki to zarówno dokonanie zakupów (wydatków), jak i jej zwrot dokonany w odpowiednim terminie. Jeżeli instytucja uzna część wydatków za niekwalifikowane, a łączna kwota rozliczonych środków będzie mniejsza niż np. 70 proc. otrzymanych środków, będzie to też skutkowało koniecznością płacenia odsetek w wysokości jak od zaległości podatkowych. Ilustrują to dwa przykłady.

Przykład

Wyobraźmy sobie, że firma otrzymała 10 stycznia 2013 r. zaliczkę 100 tys. zł na I etap inwestycji trwający od 1 stycznia 2013 r. do 31 marca.

Złożyła wniosek o płatność w terminie, tj. 30 kwietnia 2013 r. na kwotę 90 tys. zł (wszystkie wydatki kwalifikowane), czyli więcej niż 70 proc. otrzymanej zaliczki. Wymóg rozliczenia kwoty określonej w umowie został spełniony. Dlatego nie będą naliczane odsetki.

Przykład

Ta sama firma otrzymała 10 stycznia 2013 r. 100 tys. zł na I etap trwający od 1 stycznia 2013 r. do 31 marca. Złożyła wniosek o płatność 25 kwietnia 2013 r. na kwotę dofinansowania 69 tys. zł. Tym samym przedsiębiorca nie rozliczył kwoty wymaganej w umowie o dofinansowanie.

Od różnicy pomiędzy kwotą niezbędną do rozliczenia a kwotą rozliczoną naliczone będą odsetki jak dla zaległości podatkowych. Odsetki zostaną naliczone za okres od 10 stycznia 2013 r. do momentu rozliczenia pozostałej kwoty do rozliczenia, tj. tysiąca zł (do 25 kwietnia 2013 r. narosłoby 35 zł odsetek).