Korzystanie z zaliczek ułatwia realizację każdej inwestycji. Powoduje bowiem, że firma ma mniejsze zapotrzebowanie na finansowanie zewnętrzne lub pozwala zaoszczędzić środki własne. Generalnie unijne finansowanie opiera się na refundacji poniesionych wydatków. A to oznacza, że przedsiębiorca musi zgromadzić odpowiednie środki, czyli np. zaciągnąć kredyt.
Sprawne wykorzystanie zaliczki może wyeliminować tę konieczność, a przynajmniej ograniczyć potrzeby pożyczkowe. Korzystając z zaliczek, trzeba pamiętać o ich terminowym rozliczaniu.
Po zakończeniu każdego etapu oraz przy wykorzystaniu zwykle co najmniej 70 proc. zaliczki przedsiębiorca może złożyć kolejny wniosek o płatność pośrednią. Jeśli firma nie zdąży wydać co najmniej 70 proc. zaliczki i sytuacja taka zdarzy się pod koniec roku, należy zaliczkę zwrócić i poprosić o ponowny przelew w styczniu. Inaczej firmie grozi kara w postaci odsetek od niewykorzystanej lub niezwróconej kwoty, jak za zaległości podatkowe.
Ponieważ w wykorzystywaniu unijnych środków uczestniczy wiele różnych podmiotów, tak na szczeblu centralnym, jak i regionalnym, nie da się wskazać jednolitych zasad. Reguły udzielania i rozliczania zaliczek określa zawsze umowa o dofinansowanie, jaką podpisuje przedsiębiorca i instytucja udzielająca pomocy. Zapisów tych należy się bezwzględnie trzymać. Anna Misiołek, prezes firmy ABBEYS, pomagającej przedsiębiorcom w rozliczaniu unijnych projektów, wskazuje na obowiązek przestrzegania kilku podstawowych zasad:
- korzystania z zaliczki za pomocą konta zaliczkowego, co oznacza, że wydatki z niej powinny być dokonywane wyłącznie za pośrednictwem rachunku przeznaczonego do jej obsługi, wskazanego w umowie o dofinansowanie,
