Przy delegacji niełatwo określić, ile bedzie trwała

Dokładne określenie chwili rozpoczęcia i zakończenia delegacji nie jest proste. Wątpliwości wiążą się m.in. z ustaleniem miejsca, z którego pracownik wyrusza, czy sposobu rozliczenia wyjazdu, w czasie którego podwładny korzystał z urlopu wypoczynkowego.

Wątpliwy początek

To pracodawca określa punkt startu i zakończenia podróży służbowej. Przy wyjeździe krajowym może uznać za nie miasto, w którym znajduje się miejsce stałego bądź czasowego pobytu pracownika (§ 6 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, DzU z 2013 r., poz. 167, dalej rozporządzenie o podróżach).

Określając punkt startu delegacji, szef może więc wybierać między miejscem zamieszkania pracownika a jego miejscem pracy.

Przepis nie rozwiewa jednak wątpliwości, od którego dokładnie momentu należy liczyć podróż służbową. Czy rozpoczyna się ona w chwili wyjścia pracownika z domu lub odpowiednio miejsca pracy? Czy może dopiero z chwilą odjazdu wskazanego do odbycia delegacji środka lokomocji (pociągu, autobusu, samolotu)? Odpowiedź na te pytania jest niezmiernie istotna, gdyż może decydować o prawie pracownika do świadczeń za delegację.

Przykład 1

Zatrudniony w warszawskiej firmie pracownik biurowy otrzymał polecenie wyjazdu służbowego na szkolenie do Gdańska. Kurs trwa 4 godziny i odbywa się w pobliżu lotniska im. Lecha Wałęsy, a podróż samolotem zajmuje godzinę w każdą stronę. Pracownik musi jednak dojechać na Okęcie z miejsca zamieszkania, a następnie wrócić do domu po szkoleniu i dotarciu do stolicy. W sumie zajmuje mu to dodatkowe 2,5 godziny.

W tym wypadku moment, od którego będziemy liczyć podróż służbową, warunkuje prawo pracownika do diety. Jeśli szef uzna, że podróż zaczyna się w chwili opuszczenia miejsca zamieszkania, będzie trwała łącznie 8,5 godziny, a pracownik nabędzie prawo do połowy diety (tj. 15 zł). Gdy z kolei uzna, że delegację liczy się od odlotu samolotu z Okęcia do Gdańska do godziny lądowania w Warszawie po zakończonym kursie, to pracownik nie otrzyma diety. Cała podróż zamknie się bowiem w 6 godzinach.

Oba poglądy dotyczące momentu startu podróży mają swoich zwolenników i przeciwników, a spór ten dotychczas nie został rozstrzygnięty. Biorąc jednak pod uwagę brzmienie § 6 rozporządzenia o podróżach, wyjazd rozpoczyna się jednak od wyjścia z siedziby firmy lub z domu.

Za przyjęciem tej koncepcji przemawia też to, że gdyby pracownik uległ wypadkowi na trasie między domem/firmą a dworcem, zdarzenie to byłoby kwalifikowane jako wypadek zrównany z wypadkiem przy pracy, a nie jako wypadek w drodze do lub z pracy.

Konsekwentna decyzja

Decydując się na wybór konkretnego rozwiązania, należy jednak pamiętać o jego skutkach. Niejednokrotnie przesądzi to o prawie bądź braku prawa do diety. Warto pamiętać też o tym, żeby konsekwentnie trzymać się podjętej decyzji. Rozliczanie podróży służbowych raz od miejsca zamieszkania, a kiedy indziej np. z lotniska, to prosta droga do tego, aby usłyszeć zarzut dyskryminacji. Takie działanie może bowiem powodować, że w tych samych okolicznościach jeden pracownik otrzyma dietę całą lub w części, a drugi nie. To zaś narusza zasadę równego traktowania w zatrudnieniu.

Urlop od zadań

Kolejnym utrudnieniem, które poważnie komplikuje prawidłowe rozliczenie delegacji, są przypadki, gdy pracownik w jej trakcie wnioskuje o udzielenie urlopu wypoczynkowego. Gdy uzyska na to zgodę, pozostaje bowiem w miejscowości, w której realizował dotychczas zadanie służbowe powierzone mu przez szefa i być może nadal będzie je wykonywał. Z drugiej jednak strony urlop wypoczynkowy to okres, który nie może być przeznaczony na realizację obowiązków pracowniczych, służy pełnej regeneracji sił podwładnego. To z kolei przemawia za wyłączeniem dni urlopu wypoczynkowego z okresu podróży służbowej.

Niestety, ta konkluzja rozwiązuje problem tylko w części. Podobnie jak przy momencie startu podróży ustawodawca nie daje też jednoznacznej odpowiedzi na pytanie, jaki okres wyłączyć z delegacji z racji urlopu wypoczynkowego. Co do zasady podróż służbowa trwa bowiem nieprzerwanie od chwili jej rozpoczęcia do zakończenia. Inaczej jest z urlopem wypoczynkowym, który ściśle wiąże się z czasem pracy.

W związku z tym udziela się go jedynie na dni pracy zgodnie z obowiązującym podwładnego rozkładem, w wymiarze godzinowym odpowiadającym zaplanowanemu w danym dniu. W praktyce oznacza to, że urlopu przeważnie udziela się na 8 godzin na dobę, a wyjątki od tej zasady dotyczą zatrudnionych w systemach równoważnych.

Skorzystanie z urlopu wypoczynkowego w trakcie podróży służbowej to niezwykły kłopot. Biorąc pod uwagę brzmienie przepisów, wolno przyjąć kilka koncepcji jego odliczania. Odczytując dosłownie art. 154

2

§ 1 k.p., można uznać, że delegacja przerywa się tylko na godziny, na które szef udzielił pracownikowi urlopu.

W systemie podstawowym oznaczałoby to możliwość odjęcia w każdej dobie, w której dano urlop, 8 godzin objętych wnioskiem pracownika. Efekty takiego działania będą jednak trudne do zaakceptowania, gdyż w każdej dobie podróż służbowa podwładnego będzie trwała ponad 12 godzin (tj. 24 godziny - 8 godzin = 16 godzin). Nabywałby on więc prawo do pełnej diety, mimo że nie realizuje zleconego przez pracodawcę zadania służbowego.

Ta koncepcja jest jednak bardziej spójna przy dłuższych niż 1-dniowe urlopach w trakcie delegacji. Uprawnia ona szefa do odjęcia od czasu trwania podróży godzin przypadających od rozpoczęcia do zakończenia urlopu wypoczynkowego pracownika.

Przykład 2

Dyrektora handlowego gdańska spółka oddelegowała do Wrocławia, aby negocjował duży kontrakt z kluczowym klientem. Ponieważ ma w tym mieście rodzinę, postanowił ją odwiedzić i wystąpił do pracodawcy z wnioskiem o 2 dni urlopu w trakcie pobytu w delegacji. W ten sposób jego podróż trwała od 24 do 29 czerwca, przy czym 26 i 27 czerwca dyrektor korzystał z udzielonego urlopu wypoczynkowego.

Wyłączając urlop wypoczynkowy z okresu podróży służbowej, pracodawca zdecydował, że obejmuje on zgodnie z harmonogramem pracy delegowanego czas od 8 w środę 26 czerwca do 16 w czwartek 27 czerwca. Podróż rozpoczęła się wylotem z Gdańska 24 czerwca o 8, kończy się zaś powrotem do Trójmiasta w sobotę 29 czerwca o 14.

W efekcie odliczenie tak ujętego okresu urlopu pozbawi pracownika prawa do jednej diety, gdyż pierwszy etap delegacji obejmuje 2 pełne doby (od godz. 8 24 czerwca do godz. 8 26 czerwca), drugi zaś jedną pełną dobę (od 16 27 czerwca do 16 28 czerwca) i 22 godziny (do 14 29 czerwca), za które też przysługuje pełna dieta. Gdyby nie urlop, pracownik nabyłby prawo do 5 diet, gdyż podróż obejmowałaby 5 dób i 6 godzin. Pracodawca ma też prawo domagać się, aby dyrektor pokrył we własnym zakresie koszty noclegu za 2 dni urlopu wypoczynkowego przypadające w czasie delegacji.

Trudno jednak stosować tę koncepcję do dłuższych niż 1-dniowe przerw urlopowych w delegacji, skoro logika nie pozwala jej zastosować do urlopów wynoszących jeden dzień.

W zgodzie z dobą

W praktyce pojawia się jeszcze jedna koncepcja. Zakłada ona, że urlop przypadający w trakcie podróży służbowej należy liczyć w zgodzie z dobą astronomiczną, od godziny 0 w pierwszym dniu urlopu, do 24 ostatniego dnia wypoczynku. To niewątpliwie korzystne dla pracodawcy, gdyż w takim wypadku nie ponosi on żadnych kosztów w związku z wypoczynkiem pracownika przypadającym na okres podróży.

Argumenty przemawiające za przyjęciem tej koncepcji można znaleźć w uzasadnieniu wyroku Sądu Najwyższego z 15 listopada 2006 r. (I PK 128/06). Przyjęto w nim, że pojęcie dnia urlopowego jest zrelatywizowane do konkretnego rozkładu czasu pracy podwładnego. Zatem trzeba je odnieść do konkretnego systemu czasu pracy i oznacza ono albo dzień kalendarzowy pracy wykonywanej w zakresie doby astronomicznej, albo dobę pracowniczą w rozumieniu art. 128 § 3 pkt 1 k.p. przy pracy wykraczającej poza granice doby astronomicznej.

Jedynie takie ujęcie dnia urlopu pozwala – zdaniem SN – udzielić wypoczynku w dniu (kalendarzowym), w którym pracownik (tego samego dnia kalendarzowego) zakończył rano pracę po nocnej zmianie, a wieczorem miałby rozpocząć ponownie obowiązki na nocnej zmianie (już w innej dobie pracowniczej, choć w tej samej dobie astronomicznej).

Czy sumować odcinki krajowe

Problemy praktyczne wiążą się też z rozliczaniem łączonych podróży służbowych, szczególnie tych najkrótszych. Charakteryzuje je to, że zagraniczną trasę poprzedza i kończy odcinek delegacji krajowej. Tak będzie w każdym wypadku zagranicznego wyjazdu środkiem komunikacji lądowej (np. samochodem, autokarem czy pociągiem). Może się jednak zdarzyć, że także przy podróżach zagranicznych odbywanych drogą morską czy lotniczą pracownik będzie musiał odbyć odcinek podróży krajowej, aby dotrzeć do portu morskiego czy lotniczego.

Podróż zagraniczna rozpoczyna się w momencie przekroczenia granicy Polski lub wypłynięcia statku z ostatniego portu polskiego, bądź startu samolotu z ostatniego lotniska na terenie kraju (§ 12 rozporządzenia o podróżach). Kończy się odpowiednio w chwili przekroczenia granicy, wpłynięcia do pierwszego polskiego portu lub lądowania na pierwszym lotnisku w kraju.

W związku z tą definicją należy uznać, że czas dojazdu pracownika do granicy polskiej, portu czy lotniska i oczekiwania na jej przekroczenie, odbicie od brzegu lub start samolotu jest czasem podróży służbowej na obszarze kraju. Z jej tytułu przysługują pracownikowi odrębne świadczenia (por. uzasadnienie wyroku SN z 29 listopada 2000 r., I PKN 108/00).

Przy długich delegacjach nie ma wątpliwości, że okresy podróży krajowych przypadające w różnych dobach powinny być rozliczane odrębnie.

Taką wykładnię poparło Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej w stanowisku z 11 kwietnia 2013 r. w sprawie zasad rozliczania łączonej podróży służbowej. Resort uważa, że z § 21 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych, nakazującego odpowiednie stosowanie rozdziału 2 rozporządzenia do łączonych podróży służbowych, wynika obowiązek odrębnego rozliczania podróży krajowych przypadających przed i po odcinku zagranicznym.