Jednym z istotnych obowiązków pracodawcy w zakresie bhp jest dbanie o to, żeby ubrania oraz obuwie, którego używają podwładni w procesie pracy, było czyste i odpowiednio zakonserwowane. Powinność tę zatrudniający może realizować dwojako – zajmując się tym we własnym zakresie lub wypłacając pracownikom w zamian pieniężny ekwiwalent.
Wariant 1.
Firmowe pranie i konserwacja
Kodeks pracy nakazuje zaopatrzyć załogę w odzież i obuwie robocze, jeśli:
Obowiązkiem zakładu jest także pranie, konserwacja, odpylanie i odkażanie odzieży oraz obuwia roboczego.
Czynności te pracodawcy najczęściej zlecają zewnętrznym podmiotom, np. wyspecjalizowanym pralniom chemicznym. Alternatywnie, gdy firma nie ma możliwości zapewnienia prania ubioru roboczego, podwładni mogą ten obowiązek wziąć na siebie, za co w zamian należy im się ekwiwalent pieniężny.
Wariant 2.
Świadczenie ekwiwalentne
Możliwość wypłacania zatrudnionym osobom ekwiwalentu za pranie i konserwację ubrań i obuwia używanych w pracy przewiduje art. 2379 § 3 k.p. W przepisach prawa pracy nie znajdziemy zasad ustalania i wypłacania ww. świadczenia. Aby jednak nie trzeba było naliczać od niego składek zusowskich i zaliczek podatkowych, jego wysokość musi odpowiadać równowartości faktycznie poniesionych przez podwładnego wydatków na pranie. Z tego względu kwota rzeczonego ekwiwalentu powinna być kalkulowana np.:
Gdyby firma wypłacała pracownikowi ten ekwiwalent w sposób ryczałtowy (w stałej miesięcznej kwocie), bez odnoszenia się do faktycznych kosztów prania, wówczas wartość tego świadczenia w całości stanowi podstawę podatku dochodowego od osób fizycznych. Na takim stanowisku stoi fiskus, czego przykładem jest m.in. interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 10 października 2012 r. (IPPB4/415-574/12-4/JK).
Powyższe dotyczy również kwestii oskładkowania.
W przypadku wypłaty ekwiwalentu, pracodawca musi założyć i prowadzić odrębnie dla każdego pracownika karty ewidencji wypłat tego świadczenia. Co ważne, nie można powierzyć zatrudnionemu prania, konserwacji, odpylania i odkażania środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, które uległy skażeniu środkami chemicznymi, promieniotwórczymi lub materiałami biologicznie zakaźnymi.
