Grafik ma spełniać wszystkie wymagania wynikające z przepisów. W praktyce przy indywidualnym harmonogramie należy zaplanować wymiar ustalony dla danego okresu zgodnie z art. 130 k.p. oraz wiążącą strony umową o pracę.

Co więcej, prawidłowe ustalenie grafiku wymaga, aby podwładnemu zapewnić odpowiednie okresy odpoczynku dobowego i tygodniowego oraz uwzględnić dobę pracowniczą. Weryfikacja planu zadań pod względem poprawności obejmuje też takie elementy jak wymóg zapewnienia pracującym w niedziele prawa do niedzieli wolnej co najmniej raz na 4 tygodnie.

Istotna jest też liczba dni wolnych, z których zatrudniony korzysta w okresie rozliczeniowym. Powinna być ona co najmniej równa sumie sobót, niedziel i świąt występujących w danym okresie rozliczeniowym (art. 147 k.p.).

Jakie uchybienia

Błędy popełniane przy tworzeniu grafiku można podzielić na dwie podstawowe grupy. Pierwszą stanowią te generujące dodatkowe koszty, a drugą – inne będące wykroczeniami, za które pracodawcy grozi mandat.

Ponieważ część przepisów jest niejednoznaczna, istnieje ryzyko takiego planowania przez szefa czasu pracy, które – choć nieakceptowane przez Państwową Inspekcję Pracy – nie będzie stanowiło podstawy ukarania mandatem czy wystawienia nakazu płacowego.

Za dużo roboty

Dość popularne potknięcie, jakie zdarza się przy układaniu grafiku, polega na nadplanowaniu godzin. To przypadki, gdy szef ustala do przepracowania w danym okresie rozliczeniowym większą liczbę godzin niż ustalona w myśl art. 130 k.p. Efektem tego zawsze będą nadgodziny.

Przykład

Zatrudniony w systemie równoważnym, w miesięcznych okresach rozliczeniowych, miał w maju 2013 r. zaplanowane 14 dni pracy po 12 godzin, czyli łącznie 168 godzin. To o 8 godzin więcej, niż wynosi wymiar dla tego miesiąca (160 godzin).

Skoro szef ustalił tej osobie same 12-godzinne dniówki, nieprzekraczające maksymalnego przedłużenia dobowego wymiaru czasu pracy, to te 8 nadgodzin naruszyło przeciętną tygodniową normę czasu pracy.

Godziny tej pracy nie przekroczyły jednak normy dobowej ani przedłużonego dobowego wymiaru. To z kolei oznacza, że poza normalnym wynagrodzeniem pracownik za każdą z nich ma prawo do 100-proc. dodatku.

Przekroczenia dobowe wynikające z nadplanowania godzin mogą wystąpić u tych, których obowiązuje sztywna, 8-godzinna norma. Dotyczy to zatrudnionych w systemie podstawowym lub przerywanym, dla których wyznaczenie zadań na ponad 8 godzin będzie równoznaczne z poleceniem nadgodzin dobowych. Ten sam skutek spowoduje ustalenie zatrudnionemu w systemie równoważnym 13 lub więcej godzin pracy, gdyż przekroczy to maksymalne dopuszczalne przedłużenie wymiaru dobowego.

Uwaga!

To, że szef zapłacił za nadgodziny wynikające z zaplanowania w grafiku liczby godzin przekraczających wymiar, nie zwalnia go z odpowiedzialności za wykroczenie przeciwko przepisom o czasie pracy z art. 281 pkt 5 k.p. Poza koniecznością zrekompensowania tych godzin pensją z dodatkiem szef musi liczyć się możliwością otrzymania mandatu od inspektora pracy.

Podobnie należy kwalifikować ułożenie harmonogramu, gdy pracodawca narusza dobę pracowniczą. Również tu istnieje duże ryzyko wystąpienia nadgodzin, a naruszenie doby może być uznane za wykroczenie przeciwko regulacjom o czasie pracy.

Przykład

Pracownik administracyjny jest zatrudniony od poniedziałku do piątku od 8 do 16. Układając mu grafik na kolejny miesiąc, pracodawca wiedział, że 10 i 11 czerwca odbywa się szkolenie, w którym pracownik musi uczestniczyć. Trwa ono od 10 do 18 i szef postanowił ułożyć harmonogram tak, aby godziny pracy w tych dniach pokrywały się z czasem szkolenia.

Następnego dnia podwładny ma się stawić w pracy na 8. Jeszcze przed realizacją tego planu widać, że dwie pierwsze godziny pracy 12 czerwca przypadają na poprzednią dobę pracowniczą, która trwa do 10.

W praktyce, choć pracownik nie przekroczy wymiaru, pracując w każdym z dni po 8 godzin, to za zaplanowanie startu zadań z naruszeniem doby trzeba mu dać dodatki do wynagrodzenia za 2 pierwsze godziny pracy. Co więcej, jeśli takie wykroczenia występują w zakładzie częściej, szef nie uniknie mandatu, gdyż łamie przepisy o czasie pracy.

Kiedy wykroczenia

Poza wskazaniem większej liczby godzin niż wymiar ustalony dla okresu czy naruszeniem doby przełożony może inaczej złamać przepisy o czasie pracy. Nieprawidłowe ułożenie grafiku spowoduje np., że pracownik nie będzie miał zapewnionej niedzieli wolnej od zadań co najmniej raz na 4 tygodnie.

Dotyczy to zakładów, w których praca jest wykonywana we wszystkie dni tygodnia, a grafiki zatrudnionych w ten sposób muszą przewidywać dla każdego z nich prawo do niedzieli wolnej z określoną częstotliwością. Naruszenie art. 151

12

k.p. nie oznacza jednak konieczności wypłaty dodatkowego wynagrodzenia czy innych świadczeń.

Podobnie jak np. przekroczenie rocznego limitu nadgodzin wynikających ze szczególnych potrzeb pracodawcy nie wpływa na roszczenia pracownika. Niewykluczone jednak, że szefowi grozi za to przypisanie wykroczenia i mandat.

Bez roszczeń

Pewne wątpliwości budzi udzielenie zatrudnionemu zbyt krótkiego dnia wolnego od zadań. Wynikają one stąd, że przepis nie rozstrzyga, jak należy rozumieć pojęcie „dnia wolnego od pracy". Wskutek tej luki w praktyce powstały 4 niezależne koncepcje rozumienia tego pojęcia. Każda z nich ma wady i zalety.

Najbardziej rygorystyczne poglądy prezentuje Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej. Przyjmuje, że dzień wolny powinien być rozumiany jako 24 godziny od zakończenia ostatniej doby pracowniczej. W praktyce koncepcja ta wyklucza możliwość wypracowania wymiaru przez tych, którzy pracują na zmiany.

Przykład

Podwładny pracuje w systemie podstawowym na 3 zmiany, które zmieniają się przy okazji weekendów. Po tygodniu pracy na trzecią zmianę (22–6) pracownik od poniedziałku przechodzi na pierwszą zmianę (6–14), korzystając w międzyczasie z wolnego weekendu.

Zgodnie ze stanowiskiem MPiPS doba piątkowa trwa dla niego do 22 w sobotę, co wyklucza możliwość uznania, że szef zapewnił mu 2 dni wolne. Pierwszy z nich upłynie o 22 w niedzielę, a drugi skończyłby się o 22 w poniedziałek, gdyby podwładny nie rozpoczął w tym dniu pracy na pierwszej zmianie.

Doktryna wypracowała jeszcze 3 inne definicje dnia wolnego. Pierwsza z nich zakłada, że skoro ustawodawca posługuje się pojęciem dnia wolnego, a nie doby pracowniczej, należy przez nie rozumieć dzień kalendarzowy. Kolejna opiera się na rozumieniu dnia wolnego przyjętego w uchwale SN z 10 lutego 1994 r. (I PZP 49/93), odwołując się do obowiązującego pracownika harmonogramu.

Zgodnie z tym poglądem dnia wolnego od zadań nie można rozpatrywać w oderwaniu od dnia pracy, co pozwala liczyć go nawet od momentu zakończenia zadań w danej dobie. Takiego definiowania dnia wolnego od pracy nie wykluczył też Sąd Najwyższy w wyroku z 8 marca 2013 r. (II PK 204/12). Uznał, że skoro doba pracownicza to również czas wolny, w części może się ona pokrywać z dniem wolnym. Zanegował więc stanowisko MPiPS, wyraźnie wskazując, że z przepisów nie można wyprowadzić obowiązku, aby dzień wolny rozpoczynał się dopiero po zakończeniu doby pracowniczej.

Według SN dzień wolny powinien obejmować 24 godziny, które jednak nie muszą pokrywać się z dniem astronomicznym, podobnie jak przy niedzieli.

Praktyka wypracowała też stanowisko, zgodnie z którym dzień wolny to 24 godziny liczone od zakończenia odpoczynku dobowego. Ten pogląd ma wspierać argument, że odpoczynek dzienny nierozłącznie wiąże się z okresem pracy, a zatem dopiero po jego wykorzystaniu podwładny ma prawo rozpocząć korzystanie z dnia wolnego.

Ta koncepcja jest kompromisem między rygorystycznym poglądem MPiPS, który przy pracy zmianowej umożliwia wypracowanie nominału jedynie w razie planowania pracy na tę samą zmianę przez cały okres rozliczeniowy, a liberalną opinią zakładającą liczenie dnia wolnego jako 24 godzin od zakończenia pracy.

Przyjęcie jednego z tych poglądów prowadzi do istotnych różnic co do momentu, kiedy zatudnionemu można polecić wykonywanie pracy po dniu wolnym. Rozdźwięk między skrajnymi opcjami sięga nawet 16 godzin, oddzielających moment rozpoczęcia przez pracownika realizacji zadań po dniu wolnym zgodnie z różnymi poglądami >patrz tabela.

Niewłaściwe wolne a pieniądze

Udzielenie pracownikowi nieprawidłowej długości dnia wolnego i wynikająca stąd konieczność wykonywania zadań w takim dniu nie oznacza pracy w nadgodzinach, jeśli nie pracował on ponad normę czasu pracy. Takie wnioski płyną z przywołanego wcześniej wyroku SN z 8 marca 2013 r. oraz późniejszego rozstrzygnięcia SN z 10 kwietnia 2013 r. (II PK 282/12).

W tym pierwszym orzeczeniu SN podniósł, że warunkiem powstania nadgodzin jest przekroczenie dobowej lub przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy, co rodzi u pracownika roszczenie o odpowiednie wynagrodzenie. Na powstanie nadgodzin nie wpływa więc udzielenie mu zbyt krótkich dni wolnych.

Przykład

Zatrudniony na zmiany miał zapewnione dni wolne liczone od zakończenia pracy w piątek do jej rozpoczęcia na zmianie poniedziałkowej. Obejmowały więc one okres odpoczynku z doby piątkowej, niezgodnie ze stanowiskiem MPiPS.

Mimo to podwładny pracował stale przez 8 godzin na dobę i 40 tygodniowo, a więc nie doszło do naruszenia tych limitów. Wobec tego sam fakt planowego rozpoczęcia pracy jeszcze w trakcie trwania dnia wolnego nie uzasadnia roszczenia pracownika o dodatkowe wynagrodzenie.

Brak podstawy do wymierzenia kary

Żaden przepis nie wskazuje definicji dnia wolnego. Dlatego pracodawcy nie można przypisać wykroczenia, gdy przyjmie odmienny sposób jego rozumienia, niż wynika ze stanowiska MPiPS.

Aby zarzucić mu wykroczenie i ukarać mandatem, inspektor pracy musi wskazać przepis, którego naruszenie uzasadnia odpowiedzialność, a tu nie ma takiej podstawy prawnej.

Autor jest asystentem sędziego Sądu Najwyższego