Kurs waluty do przeliczenie zaliczki na podróż służbową

W nowym rozporządzeniu została jednoznacznie uregulowana kwestia kursu, po jakim należy każdorazowo zwracać pracownikom wartość kwoty zaliczki wyrażonej w walucie polskiej na EURO, USD, bądź inne wartości (waluty wskazane w rozporządzeniu).

Zgodnie z § 20 rozporządzenia, pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. Jednocześnie, za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez Narodowy Bank Polski z dnia wypłaty zaliczki. Konsekwentnie, rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia.

Przykład

ROZLICZENIE PO POWROCIE

Pracownik spółki ABC – Krzysztof Nowak – został wysłany w podróż służbową do Niemiec do kontrahenta tej spółki. W podróży służbowej przebywał pięć dni.

Na poczet wyjazdu pan Krzysztof otrzymał zaliczkę w wysokości 2080 zł, co stanowiło równowartość 500 euro po kursuje średnim NBP w wysokości 4,16 zł z 7 kwietnia 2013 r.

Po powrocie pan Krzysztof dokona rozliczenia podróży służbowej i poniesionych innych wydatków związanych z podróżą służbową zagraniczną. Zwrot tych wartości nastąpi po kursie średnim NBP z 7 kwietnia 2013 r. (średni kurs NBP z dnia wypłacenia).

W kontekście wskazanego przepisu ustawodawca nie dopuszcza wyjazdu w zagraniczną podróż służbową bez przekazania pracownikowi zaliczki z tego tytułu. Jeżeli zatem doszłoby do wyjazdu w zagraniczną podróż służbową bez przekazania zaliczki, to wówczas regulacje te nie będą miały w ogóle zastosowania. Jednocześnie, ich zastosowanie będzie możliwe jedynie wtedy, gdy pracownik wyrazi zgodę na to, aby pracodawca przekazał mu środki w walucie polskiej stanowiącej równowartość kwoty wyrażonej w euro lub USD.

Regulacja ta odnosi się przy tym jedynie do ustalenia wartości kursu w przypadku zwrotu (wypłaty zaliczki) pracownikowi równowartości waluty obcej po przeliczeniu ich na złote polskie. W dalszym ciągu w przypadku kwalifikacji na gruncie przepisów ustawy o CIT i ustawy o PIT obowiązują dotychczasowe odmienne wartości kursów. Jest to odpowiednio, średni kurs NBP z dnia poniesienia kosztu oraz kurs średni NBP z dnia poprzedzającego dzień uzyskania przychodu.

Przykład

WIZYTA W MUZEUM NIE KORZYSTA ZE ZWOLNIENIA