W nowym rozporządzeniu została jednoznacznie uregulowana kwestia kursu, po jakim należy każdorazowo zwracać pracownikom wartość kwoty zaliczki wyrażonej w walucie polskiej na EURO, USD, bądź inne wartości (waluty wskazane w rozporządzeniu).
Zgodnie z § 20 rozporządzenia, pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. Jednocześnie, za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez Narodowy Bank Polski z dnia wypłaty zaliczki. Konsekwentnie, rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia.
Przykład
ROZLICZENIE PO POWROCIE
Pracownik spółki ABC – Krzysztof Nowak – został wysłany w podróż służbową do Niemiec do kontrahenta tej spółki. W podróży służbowej przebywał pięć dni.
Na poczet wyjazdu pan Krzysztof otrzymał zaliczkę w wysokości 2080 zł, co stanowiło równowartość 500 euro po kursuje średnim NBP w wysokości 4,16 zł z 7 kwietnia 2013 r.
Po powrocie pan Krzysztof dokona rozliczenia podróży służbowej i poniesionych innych wydatków związanych z podróżą służbową zagraniczną. Zwrot tych wartości nastąpi po kursie średnim NBP z 7 kwietnia 2013 r. (średni kurs NBP z dnia wypłacenia).
W kontekście wskazanego przepisu ustawodawca nie dopuszcza wyjazdu w zagraniczną podróż służbową bez przekazania pracownikowi zaliczki z tego tytułu. Jeżeli zatem doszłoby do wyjazdu w zagraniczną podróż służbową bez przekazania zaliczki, to wówczas regulacje te nie będą miały w ogóle zastosowania. Jednocześnie, ich zastosowanie będzie możliwe jedynie wtedy, gdy pracownik wyrazi zgodę na to, aby pracodawca przekazał mu środki w walucie polskiej stanowiącej równowartość kwoty wyrażonej w euro lub USD.
Regulacja ta odnosi się przy tym jedynie do ustalenia wartości kursu w przypadku zwrotu (wypłaty zaliczki) pracownikowi równowartości waluty obcej po przeliczeniu ich na złote polskie. W dalszym ciągu w przypadku kwalifikacji na gruncie przepisów ustawy o CIT i ustawy o PIT obowiązują dotychczasowe odmienne wartości kursów. Jest to odpowiednio, średni kurs NBP z dnia poniesienia kosztu oraz kurs średni NBP z dnia poprzedzającego dzień uzyskania przychodu.
Przykład
WIZYTA W MUZEUM NIE KORZYSTA ZE ZWOLNIENIA
Podczas pobytu w zagranicznej podróży służbowej w Berlinie pracownica spółki XYZ Anna Kowalska skorzystała z wizyty w muzeum i po powrocie przedstawiła do rozliczenia bilet wstępu za 10 euro.
Spółka XYZ doliczy wartość 10 euro do przychodu pani Anny (wydatek za wizytę w muzeum nie ma bezpośredniego związku z podróżą służbową, zatem nie korzysta ze zwolnienia z PIT) po średnim kursie NBP z dnia poprzedzającego dzień zwrotu tej kwoty.
W tej sytuacji pojawia się pytanie, czy gdy pracownik otrzyma zaliczkę, ale podczas podróży służbowej dokona pobrania (wybrania z bankomatu) kwoty w walucie obcej i przedstawi po powrocie do rozliczenia delegację, pracodawca powinien dokonać zwrotu po faktycznie zastosowanym kursie NBP z dnia pobrania środków przez pracownika. A może powinien zwrócić wartość po kursie średnim NBP z dnia pobrania zaliczki? Pytanie to jest szczególnie zasadne wtedy, gdy wartość kursu, po jakim pracownik pobrał walutę, jest wyższa od wartości kursu NBP.
Zatem pracownik otrzyma zwrot niższej kwoty niż faktycznie zapłacił. W naszej ocenie, zgodnie z nowymi przepisami pracodawca może dokonać zwrotu kwoty faktycznie poniesionej przez pracownika. Taka wartość, jako wydatek mający na celu kompensatę pracownikowi różnicy w kursie, powinna być zwolniona z PIT jako należność związana z podróżą służbową.
—Jakub Boberski – doradca podatkowy, Partner w Spółce Taxa Group we Wrocławiu
—Krzysztof Olbrycht, specjalista ds. podatków w Grupie kapitałowej Gant Development
