Podróże są stałym elementem pracy niemal każdego przedstawiciela handlowego. Nie wszystkie jednak stanowią podróż służbową w rozumieniu przepisów kodeksu pracy. Co będzie, jeśli w takiej sytuacji pracodawca płaci za nocleg pracownika?
Pracownikowi będącemu w podróży służbowej przysługują należności, na które składa się, m.in. zwrot kosztów noclegów. Stosownie do przepisów ustawy o PIT, tego rodzaju należności są wolne od podatku dochodowego, jeżeli są wypłacane w ramach określonych limitów. Dla przypomnienia, zgodnie z obowiązującym od 1 marca 2013 r. nowym rozporządzeniem wykonawczym do kodeksu pracy, w przypadku podróży krajowej jest to dwudziestokrotność stawki diety, czyli 600 zł za jedną dobę hotelową.
Nietrudno jednak wyobrazić sobie sytuację, w której miejscem pracy przedstawiciela handlowego (określonym w umowie o pracę) jest nie konkretna miejscowość, ale większy region kraju, np. całe województwo. Załóżmy, że w takiej sytuacji pracownik ma odbyć dwudniowe spotkanie z jednym z kontrahentów, w miejscu, które jest znacznie oddalone od miejsca zamieszkania przedstawiciela handlowego. Uzasadnione jest, aby pracownik nie wracał na noc do domu i dlatego pracodawca decyduje się na zapewnienie mu noclegu.
Ponieważ miejsce spotkania znajduje się na terenie wskazanym jako miejsce pracy przedstawiciela, nie można uznać, że zwrot kosztów noclegu jest w takim przypadku należnością przysługującą z tytułu podróży służbowej na terenie kraju. Czy oznacza to, że po stronie pracownika powstaje przychód z tytułu nieodpłatnego świadczenia uzyskanego od pracodawcy?
W interpretacjach organów podatkowych można się spotkać ze stanowiskiem, że w tym przypadku jest możliwość zastosowania zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy o PIT. Wynika z niego, że wolna od podatku dochodowego jest wartość świadczeń ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracowników, do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 500 zł. Takie rozwiązanie wskazała, m.in. Izba Skarbowa w Poznaniu w interpretacji z 8 listopada 2012 r. (ILPB2/415-754/ 12-4/TR).
Praktyczne ograniczenia
To zwolnienie ma jednak pewne praktyczne ograniczenia.
W konsekwencji zastosowanie przedmiotowego zwolnienia w praktyce może się okazać niewykonalne.
Kiedy pracownik jest w delegacji
Zgodnie z definicją zawartą w kodeksie pracy, podróż służbowa ma miejsce wówczas, gdy pracownik wykonuje na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy.
Przepisy te same, interpretacje różne
Co ciekawe, odmiennie podeszła do omawianego problemu Izba Skarbowa w Warszawie. W wydanej 21 marca 2011 r. interpretacji (IPPB2/415-3/11-4/AS) wskazała, że zwrotu wydatków za nocleg, które są ponoszone przez przedstawicieli handlowych w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych, nie należy w ogóle traktować jako przychodu.
Takie stanowisko jest bardzo korzystne dla podatników, ale jednocześnie prowadzi do absurdalnej sytuacji. Otóż przedstawiciel handlowy, który nocuje w regionie uznanym za jego miejsce pracy, może otrzymać od pracodawcy nielimitowany zwrot wydatków za nocleg i nie jest to jego przychodem. Jeśli jednak będzie nocować poza swoim regionem (będąc formalnie w podróży służbowej), to wówczas zwrot będzie przychodem wolnym od opodatkowania, ale jedynie do wysokości 600 zł za pojedynczy nocleg.
Nic więc dziwnego, że w wydanej nieco później interpretacji indywidualnej IPPB2/415-344/ 11-2/MK ten sam organ podatkowy zajął już zupełnie odmienne stanowisko. Wskazał bowiem, że wartość świadczenia (noclegu) zwróconego przedstawicielowi handlowemu, gdy nie jest w podróży służbowej, stanowi dla niego przychód ze stosunku pracy, od którego pracodawca zobowiązany jest pobrać i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy.
Przykład
ROZLICZENIE WYJAZDU
Załóżmy, że przedstawiciel handlowy nie jest w podróży służbowej, a pracodawca dokonuje na jego rzecz zwrotu wydatku za nocleg w kwocie 200 zł.
Pracodawca uznaje zwrot za przychód pracownika, ale jednocześnie dokonuje ubruttowienia wartości świadczenia (noclegu), czyli przyznaje pracownikowi dodatkowe wynagrodzenie na pokrycie zaliczki dotyczącej tego przychodu.
W uproszczeniu, wiąże się to dla pracodawcy z kolejnym wydatkiem w wysokości 44 zł. Gdyby jednak uznać, że przedstawiciel jest w podróży służbowej i z tego tytułu przysługuje mu pełna dieta, wówczas pracodawca (poza zwrotem 200 zł za nocleg) musi wydać jedynie dodatkowe 30 zł (czyli wartość diety).
Przemysław Bogusz doradca podatkowy
Komentuje Przemysław Bogusz, doradca podatkowy
Ważny jest zapis z umowy o pracę
Jak widać, zwrot wydatków za nocleg dla przedstawiciela handlowego może powodować problemy po stronie pracodawcy.
Jednym ze sposobów na ich uniknięcie może być zawężenie terytorialne miejsca pracy wskazanego w umowie o pracę.
W takim przypadku ewentualny nocleg odbędzie się poza miejscem pracy przedstawiciela.
Będzie to oznaczać, że mamy do czynienia z podróżą służbową i koniecznością wypłaty diety. Jednak dla asekuracyjnego pracodawcy może się to okazać tańszym rozwiązaniem.
