Korzystanie przez pracodawcę z ZFŚS tylko za zgodą związku zawodowego

Na podstawie art. 8 ust. 2 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 2012 r., poz. 592, dalej ustawa o zfśs) zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz zasady przeznaczania jego środków na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie.

Trzeba rozmawiać

Ustala go zgodnie z art. 27 ust. 1 albo art. 30 ust. 5 ustawy z 21 maja 1991 r. o związkach zawodowych (tekst jedn. DzU z 2001 r. nr 79, poz. 854 ze zm., dalej ustawa związkowa). Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa (zoz), uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

Art. 27 ust. 1 ustawy związkowej stanowi, że ustalanie zasad wykorzystania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, w tym podział środków z tego funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności, ustala pracodawca w regulaminie uzgodnionym z zoz.

Pracodawca, który ustali ze związkami treść regulaminu, nie może na tym poprzestać. Związki mogą bowiem kontrolować niemal każdy wydatek z funduszu. Zgodnie z art. 27 ust. 2 ustawy związkowej świadczenia z funduszu przyznaje się pracownikom w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową. Ustawodawca nie precyzuje jednak, na czym to uzgodnienie ma polegać. Czy powinno następować w każdej indywidualnej sprawie, czy wystarczy, że związki zaakceptują zasady podziału pieniędzy z funduszu?

Jeśli pracodawca nie zawrze ze związkami dodatkowego porozumienia, prawidłowe będzie pierwsze rozwiązanie. Potwierdził to Sąd Najwyższy w uchwale z 28 maja 1998 r. (III ZP 13/98). Stwierdził, że sformułowanie ,,w uzgodnieniu z przedstawicielami związków zawodowych" oznacza, że wykonanie tej kompetencji przez kierownika zakładu zależy od przeprowadzenia rokowań z przedstawicielami związków zawodowych, w wyniku których zostanie zaaprobowana treść wypracowanego wspólnie rozstrzygnięcia dotyczącego wysokości funduszu premiowania, zadań oraz zasad premiowania w zakresie środków na wynagrodzenia osobowe w zakładzie.

Co prawda uchwała ta dotyczy innego aktu prawnego, ale znakomicie wyjaśnia, na czym uzgodnienie ma polegać.

Samowolka niewskazana

Gdy pracodawca wypłaci świadczenie z zfśs z pominięciem związków zawodowych, musi liczyć się z konsekwencjami. Na podstawie art. 8 ust. 3 ustawy o zfśs związkom przysługuje prawo wystąpienia do sądu pracy z roszczeniem o zwrot funduszowi środków wydatkowanych niezgodnie z ustawą. W wyroku z 19 listopada 1997 r. (I PKN 373/97) SN wskazał, że dysponowanie przez pracodawcę środkami zfśs bez uzgodnienia z zakładowymi organizacjami związkowymi uprawnia je do żądania przekazania przez szefa na rzecz funduszu rozdzielonych kwot.

Dość często w zakładach powstają komisje socjalne, które zajmują się przyznawaniem środków z zfśs. Jeśli w komisji zasiada też członek związku zawodowego, mogłoby się wydawać, że pracodawca jest zwolniony od uzgodnień ze związkami. Niestety tak nie jest. To, że ta osoba jest członkiem związku zawodowego, nie oznacza, że może go reprezentować – zajmować stanowisko w jego imieniu. A zatem w dalszym ciągu szef powinien oczekiwać zgody organizacji związkowej.

Aby ułatwić funkcjonowanie wypłat z funduszu, warto zadbać o to, aby członek komisji socjalnej będący jednocześnie związkowcem był upoważniony do reprezentowania organizacji w tym zakresie. W takiej sytuacji pracodawca będzie zwolniony z obowiązku każdorazowego konsultowania wypłacanych świadczeń. Stanowisko członka komisji będzie jednocześnie stanowiskiem związku zawodowego.

Wspólne stanowisko

Co dzieje się, gdy w zakładzie funkcjonuje kilka związków zawodowych? Zgodnie z art. 30 ust. 5 ustawy związkowej w sprawach wymagających zawarcia porozumienia lub uzgodnienia ze związkami, organizacje te przedstawiają wspólnie uzgodnione stanowisko.

Sposób jego ustalania i przedstawiania przez każdorazowo wyłanianą do tych spraw wspólną reprezentację związkową określa porozumienie zawarte przez organizacje. Gdy związki nie potrafią wypracować wspólnego zdania, decyzję podejmuje pracodawca, po rozpatrzeniu odrębnych opinii organizacji. Dotyczy to jednak ustalania regulaminu zfśs, a nie wypłat z tego funduszu.

Przykład

Komisja socjalna w spółce akcyjnej XXX postanowiła przyznać pani Magdalenie bezzwrotną pomoc finansową w związku z chorobą dziecka. Reprezentant związku zawodowego

A zgodził się na takie świadczenie, a reprezentant związku B sprzeciwił. Czy w takiej sytuacji pracodawca może przyznać świadczenie z zfśs? Moim zdaniem nie. Nie doszło tu bowiem do uzgodnienia ze związkami, czyli wypracowania wspólnego stanowiska.

Inaczej przy regulaminie pracy

„Uzgodnienia" ze związkami zawodowymi co do regulaminu zfśs, jego zmiany czy wypłacanych świadczeń mają odmienny charakter niż przy regulaminie pracy. Na mocy art. 104² k.p. regulamin pracy ustala pracodawca w uzgodnieniu z zoz. Ta ma 30 dni na zajęcie stanowiska.

Brak zgody pracodawcy na sugestie związkowców nie wpływa na wprowadzenie nowych zasad funkcjonowania zakładu.