Nadal miejscowość rozpoczęcia i zakończenia krajowej podróży służbowej określa pracodawca. Może uznać, że jest to takie miasto lub wieś, które jest miejscem stałego lub czasowego pobytu pracownika (§ 6 rozporządzenia). Ma to na celu ułatwienie organizacji oraz rozliczenia podróży służbowej w sytuacji, gdy zatrudniony przed jej rozpoczęciem nie musi się stawić w siedzibie pracodawcy.

Raz więcej, raz mniej

W przypadku krajowej podróży służbowej główne zmiany dotyczą diet. Poza ich podwyżką z 23 zł do 30 zł (§ 7 ust. 1 rozporządzenia), która wpływa również na wysokość innych świadczeń z tytułu wyjazdów służbowych liczonych w proporcji do diety, wprowadzono bowiem też możliwość zmniejszania diet w przypadku zapewnienia częściowego wyżywienia.

Niezmienna pozostała zasada, że pracownik nie ma prawa do diet, gdy zapewniono mu bezpłatne całodzienne wyżywienie, a także za czas delegowania do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.

Proporcja do posiłku

Dużą zmianą jest wprowadzenie podzielności diety krajowej. Dotychczas pracodawca albo wypłacał ją w całości albo wcale. Nie mógł zmniejszyć diety, jeśli zapewnił pracownikowi jeden czy dwa posiłki, ponieważ nie było to „bezpłatne całodzienne wyżywienie".

Od 1 marca 2013 r. przyjęto, że dietę zmniejsza się o:

- 25 proc. w przypadku zagwarantowania delegowanemu śniadania lub kolacji,

- 50 proc. – jeśli zagwarantowano mu obiad (§ 7 ust. 4 rozporządzenia).

Co więcej wyraźnie uregulowano, że zasady zmniejszenia diet dotyczą także przypadków korzystania przez zatrudnionych z usług hotelarskich, w ramach których zapewniono wyżywienie. Od razu więc widać, że suma trzech posiłków daje 100 proc. diety. Zatem inaczej niż w podróżach zagranicznych nie przewiduje się w jej ramach żadnej części na inne wydatki niż posiłki. W praktyce oznacza to całkiem inne rozliczenie diety krajowej i zagranicznej w przypadku zapewnienia zatrudnionemu częściowego wyżywienia.

Co istotne, zmniejsza się tylko diety ustalone zgodnie z długością podróży w danej dniówce. Choć nie zostało to wprost uregulowane w treści rozporządzenia, nie ma podstaw, by te regulacje stosować do diet wypłacanych według innych zasad.

Przykład

Pracownik był w krajowej podróży służbowej przez trzy pełne doby, a w czwartej dobie wracał 7 godzin do miejscowości zamieszkania. W trakcie całego wyjazdu mieszkał w hotelu, który w cenie noclegu zapewniał śniadania.

W pierwszej dobie, ze względu na przemieszczanie się, pracownik nie miał zagwarantowanego wyżywienia, a ze śniadań korzystał w kolejne dni podróży. Za pierwszy dzień przysługuje mu więc pełna dieta, a za kolejne dni diety pomniejszone o 25 proc. (o część należną za śniadanie). Kwota należnych diet:

30 zł + 2 x 22,50 zł (30 zł – 25 proc.) + 11,25 zł (1/2 diety z niepełnej doby, czyli 15 zł – 25 proc.) = 86,25 zł

Zasady dotyczące zwrotu kosztów noclegów nie zmieniły się. Zatem nadal będzie to albo zwrot konkretnej kwoty stwierdzonej rachunkiem albo ryczałt za nocleg w wysokości 150 proc. diety. Wprowadzono jednak górny limit zwrotu za jedną dobę hotelową stanowiący 20-krotność diety (600 zł). Umożliwia to pracodawcom, by jedynie w uzasadnionych przypadkach musieli oddawać koszty noclegu stwierdzone rachunkiem w wysokości przekraczającej ustalone ograniczenie (§ 8 ust. 2 rozporządzenia).

Tramwaj lub autobus

Bez zmian przeniesiono do nowego rozporządzenia regulacje dotyczące zwrotu kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej (§ 9 rozporządzenia) oraz powrotu do domu w dniach wolnych od pracy gwarantowanego pracownikowi przebywającemu w podróży służbowej minimum 10 dni (§ 10 rozporządzenia).

Nowe przepisy przewidują ponadto możliwość przyznania pracownikowi, na jego wniosek, zaliczki na niezbędne koszty podróży. Jej kwotę należy ustalać na podstawie wstępnej kalkulacji kosztów planowanej podróży.

Przeliczanie ze złotówek

Rozporządzenie doprecyzowało kwestię kursu, według jakiego należy przeliczać zaliczki w przypadku, gdy będą one jednak wypłacane w złotówkach.

Wskazuje, że do rozliczenia kosztów podróży służbowej należy stosować średni kurs złotego w stosunku do walut obcych określony przez Narodowy Bank Polski z dnia wypłaty zaliczki.

Nocleg tylko między 21 a 7

Niestety nie uległ zmianie przepis, który stanowi, że ryczałt za nocleg przysługuje, jeśli nocleg trwa minimum sześć godzin pomiędzy 21 a 7.

Ta regulacja jest bardzo niekorzystna dla branży transportowej, gdzie znacząca liczba przewozów jest wykonywana w nocy ze względu na mniejszy ruch drogowy. Tacy kierowcy najczęściej wykorzystują swoje dzienne odpoczynki w dzień, a nie w przedziale 21 – 7.

W związku z tym formalnie ci kierowcy nie mają prawa do ryczałtu za nocleg, co jest krzywdzące.

Jednak z drugiej strony należy pamiętać, że firmy wypłacające w takich przypadkach dobrowolne ryczałty na podstawie swoich przepisów wewnętrznych powinny je opodatkować i ozusować, aby nie ryzykować zarzutów w razie kontroli skarbowej czy ZUS.