Ustawodawca dopuszcza zastępstwo wspólnika w realizacji organizacyjnych czynności w spółce przez pełnomocników lub w odniesieniu do wykonywania prawa głosu także przez innych przedstawicieli (np. prokurenta, kuratora czy syndyka masy upadłości).

Warunkiem jest jednak, aby takiej ewentualności nie wyłączała lub ograniczała umowa spółki (poprzez choćby wskazanie kryteriów, jakim musi odpowiadać pełnomocnik lub przedstawiciel, np. co do jego wieku czy wykształcenia) bądź kodeks spółek handlowych.

Jeżeli jednak kontrakt danego podmiotu nie precyzuje owych cech, wówczas pełnomocnikiem (przedstawicielem) wspólnika może być każdy, kto legitymuje się co najmniej ograniczoną zdolnością do czynności prawnych (z zastrzeżeniem art. 243 § 3 k.s.h.) (nie dotyczy to prokurenta, który powinien posiadać pełną zdolność do czynności prawnych).

Co mówią przepisy Kodeksu cywilnego

Art. 15. Ograniczoną zdolność do czynności prawnych mają małoletni, którzy ukończyli lat trzynaście, oraz osoby ubezwłasnowolnione częściowo.

Art. 16 § 1. Osoba pełnoletnia może być ubezwłasnowolniona częściowo z powodu choroby psychicznej, niedorozwoju umysłowego albo innego rodzaju zaburzeń psychicznych, w szczególności pijaństwa lub narkomanii, jeżeli stan tej osoby nie uzasadnia ubezwłasnowolnienia całkowitego, lecz potrzebna jest pomoc do prowadzenia jej spraw.

Art. 16 § 2. Dla osoby ubezwłasnowolnionej częściowo ustanawia się kuratelę.

Przykład 1

Umowa X sp. z o.o. stanowi, że w głosowaniu uchwał ws. nabywania przez spółkę nieruchomości za kwotę nie niższą od 500 tys. zł mogą brać udział wspólnicy wyłącznie osobiście.

Pan Damian, jeden z udziałowców, nie mógł jednak uczestniczyć w nadzwyczajnym zgromadzeniu wspólników, na którym miała być podjęta uchwała w sprawie zakupu przez X sp. z o.o. nieruchomości położonej w Płocku przy ul. Kolorowej 8 za 800 tys zł.

Udzielił więc pani Kindze (niezatrudnionemu w firmie radcy prawnemu) pisemnego pełnomocnictwa do oddania głosu „przeciw" ww. uchwale. Pan Piotr, drugi wspólnik, nie wyraził jednak zgody na udział pani Kingi w akcie głosowania nad przedmiotową kwestią, argumentując, że nie pozwala na to zapis w umowie X sp. z o.o. Postawa pana Piotra była zatem właściwa.

Pełnomocnicy mogą bowiem wykonywać za wspólników sp. z o.o. prawo głosu, pod warunkiem że m.in. umowa danej spółki nie wyłącza takiej ewentualności, względnie nie wprowadza – w tym zakresie, jak w opisanym przypadku – żadnych ograniczeń.

Co do zasady pełnomocnictwo obejmuje zarówno prawo do udziału w zgromadzeniu (obejmujące m.in.: prawo uczestnictwa w dyskusji, zgłaszania wniosków porządkowych czy sprzeciwu, żądania głosowania tajnego), jak i w akcie głosowania.

Nie ma jednak przeszkód, aby było ono ukształtowane dowolnie i obejmowało wyłącznie partycypację w spotkaniu wspólników (ale bez oddawania głosów) bądź tylko uczestnictwo w podejmowaniu uchwał (głosowaniu), a w ramach tego ostatniego, aby np. wykluczało możliwość zadawania przez umocowanego pytań w trakcie dyskusji nad daną uchwałą > patrz przykład 2 i wzór pełnomocnictwa.

Przy czym, udzielenie pełnomocnictwa do głosowania nie jest równoznaczne z pozbawieniem wspólnika uprawnienia do samodzielnego wykonywania prawa głosu. Jeżeli zatem udziałowiec oświadczy, że mimo obecności reprezentanta zamierza głosować, to ma on przed nim pierwszeństwo.

Wprawdzie w literaturze przyjmuje się, że wyłączone jest wykonywanie przez pełnomocnika (innego przedstawiciela) prawa głosu bez udziału w zgromadzeniu, jest to jednak możliwe w przypadku głosowania pisemnego odbywającego się w trybie przewidzianym w art. 227 § 2 k.s.h.

Przykład 2

Pani Maja, udziałowiec K sp. z o.o., udzieliła pisemnego pełnomocnictwa pani Kamili (radcy prawnemu pracującemu w spółce na zlecenie) do uczestniczenia w jej imieniu w najbliższym nadzwyczajnym zebraniu wspólników z prawem udziału w głosowaniu („przeciw") uchwał objętych porządkiem obrad, z wyłączeniem kwestii, których dotyczy pkt 2 i 3 agendy.

Pozostali dwaj wspólnicy uznali jednak, że przedmiotowe pełnomocnictwo jest nieważne, gdyż pani Kamila powinna być upoważniona do partycypowania w głosowaniu wszystkich uchwał albo żadnych.

Stanowisko to nie jest właściwe. Istnieje mianowicie całkowita dowolność w kształtowaniu treści pełnomocnictwa. Istotne jest wyłącznie to, aby miało ono formę pisemną, było dołączone do księgi protokołów, a pełnomocnikiem nie był członek zarządu albo pracownik spółki.

Przykład 3

Pani Ewelina, udziałowiec Y sp. z o.o., udzieliła pani Alicji (adwokatowi prowadzącemu obsługę prawną firmy na podstawie umowy o świadczenie usług) pisemne pełnomocnictwo do oddania w jej imieniu głosów „za" wszystkimi uchwałami, które mają być powzięte na najbliższym nadzwyczajnym zebraniu wspólników.

Pani Ewelina miała być w tym czasie za granicą. Wyjazd został jednak przesunięty. Uznała ona zatem, że pojawi się na zgromadzeniu udziałowców i osobiście będzie głosować. Pani Sylwia, drugi wspólnik, stwierdziła jednak, że skoro pani Ewelina udzieliła pełnomocnictwa pani Alicji, to tylko ona może uczestniczyć w akcie głosowania na tym zebraniu udziałowców.

Nie jest to prawda. Skoro bowiem pani Ewelina stawiła się na zgromadzeniu i oświadczyła, że osobiście chce głosować, to nie ma przeszkód, aby z tego uprawnienia skorzystała. Pani Alicja mogłaby wykonywać w jej imieniu prawo głosu, gdyby pani Ewelina wprawdzie przyszła na to zebranie, ale oświadczyłaby, że nie zamierza głosować.

Uwaga!

Pełnomocnik (przedstawiciel) głosuje udziałami przysługującymi wspólnikowi, którego reprezentuje.

Przedstawione pełnomocnictwo ma charakter szczególny w stosunku do tych unormowanych w kodeksie cywilnym. Powinno być ono udzielone na piśmie pod rygorem nieważności i dołączone do księgi protokołów. Oznacza to, że należy przedłożyć albo poświadczoną np. przez notariusza czy sąd za zgodność z oryginałem kserokopię dokumentu pełnomocnictwa, albo jego oryginał opatrzony podpisem mocodawcy.

Przykład 4

Pan Eryk został upoważniony przez jednego z udziałowców L sp. z o.o. do uczestnictwa w najbliższym nadzwyczajnym zgromadzeniu wspólników i głosowaniu („za") uchwał we wszystkich sprawach objętych porządkiem obrad tego zebrania. Przedstawił on poświadczoną przez notariusza za zgodność z oryginałem kopię pełnomocnictwa. Drugi wspólnik nie dopuścił jednak pana Eryka do udziału w tym zgromadzeniu, podnosząc, że konieczne jest załączenie oryginału dokumentu pełnomocnictwa.

Nic bardziej błędnego. Nawet bowiem, gdy przedstawiono tylko poświadczoną przez notariusza kserokopię dokumentu pełnomocnictwa, to i tak spełniony jest wymóg pisemności. Gdyby została przedłożona tylko kserokopia, ale bez jej poświadczenia przez notariusza za zgodność z oryginałem, wówczas forma pisemna pełnomocnictwa nie zostałaby zachowana, a w konsekwencji byłoby ono dotknięte sankcją nieważności.

Przy czym wykluczony jest podpis faksymilą. Nie ma również możliwości dostarczenia pełnomocnictwa faxem, bo wtedy jest to jedynie kopia oryginału. Podobnie sytuacja wygląda, gdy pełnomocnictwo zostało przesłane za pośrednictwem poczty elektronicznej, chyba że zawiera ono bezpieczny podpis elektroniczny w rozumieniu ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (DzU z 2001 nr 130, poz. 1450 ze zm.).

Przykład 5

Pan Ludwik, jeden z udziałowców ABC sp. z o.o., przesłał faxem pełnomocnictwo dla pana Klaudiusza do udziału w najbliższym nadzwyczajnym zgromadzeniu wspólników i głosowaniu („wstrzymuję się") uchwał we wszystkich sprawach objętych porządkiem obrad tego zebrania.

Dwóch pozostałych wspólników nie zgodziło się jednak na partycypację pana Klaudiusza w tym zgromadzeniu. Uznali, że nie została zachowana forma pisemna pełnomocnictwa, a to powoduje, że jest ono nieważne. Mieli rację.

„Jeżeli ... wspólnik chce dopuścić ustanawianie przez pełnomocnika substytutów, w treści pełnomocnictwa... powinien on wskazać jednoznacznie, że pełnomocnik ma prawo ustanowić innego pełnomocnika do wykonywania praw na zgromadzeniu wspólników." (Komentarz do Kodeksu spółek handlowych z 2012 r. pod red. J.A. Strzępka, 5 wydanie, Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2012, s. 556)>patrz przykład 6 i wzór pełnomocnictwa z prawem substytucji. Należy uznać, że pełnomocnictwo substytucyjne również wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.

Przykład 6

Pan Paweł został ustanowiony przez jednego z udziałowców G sp. z o.o. do zastępowania go na najbliższym nadzwyczajnym zebraniu wspólników z prawem udziału w głosowaniu („za") wszystkich uchwał objętych porządkiem obrad. Nie mógł on jednak stawić się na to zgromadzenie.

Stwierdził on, że skoro w treści pełnomocnictwa nie wykluczono wprost ewentualności udzielenia przez pana Pawła substytucji, to może on ustanowić pana Tomasza (referenta ds. sprzedaży świadczącego w G sp. z o.o. pracę na podstawie umowy-zlecenia) jako swojego dalszego zastępcę. Pogląd ten nie jest prawidłowy. Pan Paweł mógłby bowiem ustanowić substytuta tylko wtedy, gdyby to jednoznacznie wynikało z treści pełnomocnictwa.

Pełnomocnikiem nie może być członek zarządu ani pracownik sp. z o.o. Pojęcie „pracownik" należy zaś odnosić tylko do osób zatrudnionych w spółce na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru i mianowania. Z ww. kręgu wyłączone są więc osoby świadczące pracę w spółce na innej podstawie prawnej, np. umów cywilnoprawnych .

Przykład 7

Pan Kasjan, jeden z udziałowców M sp. z o.o., udzielił pani Iwonie (referentowi ds. księgowości pracującemu w firmie na podstawie umowy-zlecenia) pełnomocnictwa do uczestnictwa w najbliższym zgromadzeniu wspólników, ale bez prawa partycypacji w głosowaniu uchwał.

Pan Patryk, drugi udziałowiec, stwierdził jednak, że pani Iwona nie może być pełnomocnikiem pana Kasjana, ponieważ jest pracownikiem spółki. Pogląd ten nie jest zasadny. Wprawdzie pani Iwona pracuje w M sp. z o.o., ale na podstawie umowy-zlecenia, a nie kontraktu o pracę, powołania, wyboru czy mianowania.

Wspólnik w spółce jednoosobowej, który nie wchodzi w skład zarządu, nie może umocować członka tego organu.

Przykład 8

Pan Marcin, 100-proc. udziałowiec N sp. z o.o., nie jest równocześnie członkiem zarządu. W skład tego organu wchodzą natomiast: pan Olaf (prezes) oraz Antoni (wiceprezes).

Pan Marcin nie może zatem udzielić żadnemu z ww. członków zarządu pełnomocnictwa do występowania w jego imieniu na zgromadzeniu wspólników i/albo w akcie głosowania nad uchwałami objętymi agendą obrad.

Jeżeli natomiast udziałowiec jest równocześnie członkiem zarządu, to nie może on wtedy przyjąć pełnomocnictwa od pozostałych wspólników.

Przykład 9

Pani Oliwia jest udziałowcem oraz członkiem zarządu P sp. z o.o. Wspólnikiem jest również pani Dominika. Wykluczone jest więc udzielenie pani Oliwii przez tę ostatnią pełnomocnictwa do występowania w jej imieniu na zgromadzeniu wspólników i/albo w akcie głosowania nad uchwałami objętymi agendą obrad. Byłoby to dopuszczalne, gdyby pani Oliwia nie wchodziła jednocześnie w skład zarządu P sp. z o.o.

Autorka jest adwokatem prowadzącym własną kancelarię w Płocku.

Podstawa prawna

- art. 243 ustawy z 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (Dz.U z 2000 r nr 94, poz. 1037 ze zm.),

- art. 15–16, 100 oraz 1092 § 2 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (DzU z 1964 nr 16 poz. 93 ze zm.) w zw. z art. 2 ustawy z 15.09.2000 r. Kodeks spółek handlowych (DzU z 2000 r. nr 94, poz. 1037 ze zm.).