4) przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w związku z wykonywaniem tych funkcji.
W opisanej w pytaniu sytuacji spełniony jest warunek wskazany w pkt 1. Wydatki na poszukiwanie pracowników ponoszone są bowiem w celu uzyskania przychodów.
Istotne rozporządzenie
Aby ustalić limit świadczeń zwolnionych z PIT, trzeba sięgnąć do rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (DzU nr 236, poz. 1990 ze zm. – dalej: rozporządzenie).
Wynika z niego, że zwolnione z opodatkowania są diety oraz zwrot kosztów:
1) przejazdów;
2) noclegów;
3) dojazdów środkami komunikacji miejscowej;
4) innych udokumentowanych wydatków, określonych przez wypłacającego świadczenie odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Zwrot kosztów dojazdów
Nie ma więc przeszkód, aby zwrócić kandydatowi do pracy koszty dojazdu na rozmowę kwalifikacyjną na podstawie przedstawionego przez niego biletu (na zasadach ustalonych przez firmę) i nie pobrać od tego świadczenia podatku. Co istotne, to firma zdecyduje, czy kandydat do pracy ma jechać drugą klasą pociągiem, czy też uzyska zwrot za bilet lotniczy. Firma może też zgodzić się na zwrot kosztów podróży samochodem.
W takiej sytuacji pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn liczby przejechanych kilometrów oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, ustalonej przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (tekst jedn. DzU z 2004 r. nr 204, poz. 2088 ze zm.). Dla samochodów o pojemności silnika powyżej 900 cm3 stawka ta wynosi 0,8358 zł za kilometr.
Dieta
Kandydatowi do pracy można też wypłacić zwolnioną z PIT dietę. Jest to świadczenie, które ma rekompensować zwiększone koszty wyżywienia w czasie podróży. Wynosi ono 23 zł za dobę podróży. Jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę:
a) od 8 do 12 godzin – przysługuje połowa diety,
b) ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Gdy podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
a) do 8 godzin – przysługuje połowa diety,
b) ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Fiskus potwierdza
Taką wykładnię przepisów potwierdzają organy podatkowe. Przykładem jest interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 14 listopada 2011 r. (IBPBII/1/415-747/11/BD).
Pytanie zadała spółka, która jest agencją pośrednictwa pracy. W ramach prowadzonej działalności poszukuje ona dla swoich klientów pracowników, którzy spełniają odpowiednie kryteria. Zdarza się, że kandydaci dojeżdżając na rozmowy kwalifikacyjne pokonują duże odległości do innego miasta lub nawet państwa. Spółka rozważa zwrot kosztów ponoszonych na dojazdy przez takie osoby.
Byłyby to głównie koszty biletów autobusowych, kolejowych lub lotniczych. Bilety byłyby kupowane przez spółkę i następnie przekazywane kandydatowi lub też zwrot następowałby w postaci pieniężnej na podstawie przedstawionych dokumentów.
Spółka zapytała, czy taki zwrot kosztów jest zwolniony z PIT. Izba odpowiedziała, że „sfinansowanie bądź zwrócenie przez wnioskodawcę kosztów przejazdów i noclegów kandydatom dojeżdżającym na rozmowy kwalifikacyjne będzie stanowiło dla nich nieodpłatne świadczenie, które należy zakwalifikować do przychodów, o których mowa w art. 20 ust. 1 ustawy o PIT, tj. do przychodów z innych źródeł.
Jednakże w oparciu o art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b z zastrzeżeniem art. 21 ust. 13, ww. ustawy przychód ten będzie wolny od podatku dochodowego, tj. jeżeli – jak słusznie stwierdza wnioskodawca – koszty podróży nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów podatnika (kandydata) oraz zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodu przez wnioskodawcę.
Rację ma bowiem wnioskodawca twierdząc, iż warunki do zastosowania zwolnienia określonego w treści art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zostaną spełnione, jeśli koszty podróży osób rekrutowanych będą ponoszone przez wnioskodawcę w celu uzyskania przez niego przychodu i osoba rekrutowana otrzymanych świadczeń nie zaliczy do kosztów uzyskania przychodów.
Przy czym podkreślić należy, iż ze zwolnienia korzystają świadczenia jedynie do wysokości limitów określonych w powołanych powyżej rozporządzeniach ministra pracy i polityki społecznej.
W przypadku gdy sfinansowane bądź zwrócone przez wnioskodawcę koszty przejazdów i noclegów ww. osobom nie będą spełniały kryteriów wskazanych w art. 21 ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych lub będą przewyższały limit określony odrębnymi przepisami – odpowiednio – cała kwota refundacji kosztów dojazdu lub nadwyżka ponad ustalony limit będzie podlegała wykazaniu w informacji PIT-8C".
Noclegi
Warto także przytoczyć odpowiedź Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie z 19 czerwca 2007 r. (1472/DPC/415-69/07/PK).
Jest ona istotna z dwóch powodów.
Po pierwsze potwierdza, że takie same zasady obowiązują, jeśli firma zwraca koszty podróży, gdy szuka pracowników dla siebie (nie jest agencją pośrednictwa pracy).
Po drugie z pisma tego wynika, że jeśli rekrutacja trwa dłużej niż jeden dzień i firma opłaca kandydatom do pracy noclegi, to takie świadczenie również jest zwolnione z PIT na takich samych zasadach, jak w przypadku pracowników odbywających podróż służbową. W odpowiedzi tej czytamy:
„Rację ma (...) wnioskodawca twierdząc, iż warunki do zastosowania zwolnienia określonego w treści art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zostaną spełnione, jeśli koszty podróży osób rekrutowanych będą ponoszone przez wnioskodawcę w celu uzyskania przez niego przychodu i osoba rekrutowana otrzymanych świadczeń nie zaliczy do kosztów uzyskania przychodów.
Przy czym podkreślić należy, iż ze zwolnienia korzystają świadczenia jedynie do wysokości limitów określonych w powołanych powyżej rozporządzeniach ministra pracy i polityki społecznej."
Autor jest doradcą podatkowym w kancelarii KNDP
