Obecnie przepis art. 238 § 2 kodeksu spółek handlowych wskazuje jedynie, że w zaproszeniu na zgromadzenie wspólników należy oznaczyć szczegółowy porządek obrad. Ustawodawca nie wskazuje jednak żadnych wyjaśnień i dyrektyw, co do sposobu sformułowania porządku obrad. Nie znaczy to jednak, że porządek obrad może być formułowany dowolnie.

Przede wszystkim niedopuszczalne jest ogólnikowe określenie porządku obrad, tym bardziej że w sprawach nieobjętych porządkiem obrad co do zasady nie można podjąć uchwał. Wspólnicy powinni bowiem uzyskać rzetelną informację ma temat zwołanego zgromadzenia, aby móc rozsądnie skorzystać podczas głosowania na zgromadzeniu z przysługujących im praw udziałowych.

Wymóg ten jest spełniony, jeżeli poszczególne punkty tego porządku są na tyle skonkretyzowane, że wspólnik jest w stanie dowiedzieć się i zrozumieć, jakie kwestie będą omawiane i ewentualnie poddane pod głosowanie. Stąd jasne i precyzyjne sformułowanie poszczególnych punktów porządku obrad jest niezwykle istotne dla owocnego przeprowadzenia całego zgromadzenia.

Na ten problem zwrócił również uwagę SN w wyroku z 14 maja 2009 r. (I CSK 406/08). SN wskazał m.in., że porządek obrad należy sformułować na tyle szczegółowo, na ile w danej sytuacji można to uczynić zgodnie z najlepszą wiedzą osoby zwołującej na dzień zwołania zgromadzenia.

Porządek obrad nie może wprowadzać w błąd i w ten sposób ograniczać wykonywania uprawnień korporacyjnych wspólników. Należy go oznaczyć na tyle dokładnie, aby było jasne, co jest rzeczywistym przedmiotem obrad, w celu przygotowania się do dyskusji i podjęcia uchwał. Przy czym ustawowy wymóg szczegółowości porządku obrad nie wymaga przytaczania w całości brzmienia proponowanych uchwał. Uchwały powinny być wskazane zrozumiale i przejrzyście, co nie wyklucza zatem ich zwięzłego sformułowania.

Przykład

Punkt porządku obrad zgromadzenia zatytułowany np. „Powzięcie uchwały w sprawie dopłat" jest sformułowany wystarczająco szczegółowo (tzn. nie jest konieczne podawanie wysokości dopłat) pod warunkiem, że z umowy spółki nie wynikają określone uprawnienia wspólników wpływające na podjęcie przez nich decyzji w tej sprawie, np. co do przewidzianego umową spółki prawa żądania odkupienia lub umorzenia udziałów.

W takim wypadku bowiem wspólnicy, zostaliby niedostatecznie poinformowani, aby móc należycie i z wyprzedzeniem przygotować się do zgromadzenia i podjęcia wskazanej uchwały.

Przykład

W punkcie porządku obrad zgromadzenia zatytułowanym „Sprawy różne i wolne wnioski" należy unikać podejmowania jakichkolwiek uchwał poza uchwałami w sprawach, o których mowa w art. 239 § 2 KSH to jest: wniosku o zwołanie nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników oraz wniosków o charakterze porządkowym.

A oto przykładowe punkty porządku obrad sformułowane prawidłowo:

- Podjęcie uchwały w sprawie podwyższenia kapitału zakładowego spółki – nie ma potrzeby wskazywania w porządku obrad kwoty podwyższenia;

- Podjęcie uchwały w sprawie umorzenia udziałów spółki;

- Podjęcie uchwały w sprawie obniżenia kapitału zakładowego spółki w drodze zmiany Aktu Założycielskiego Spółki;

- Podjęcie uchwały wyrażającej zgodę na zawiązanie spółki komandytowej – nie ma potrzeby wskazywania firmy spółki komandytowej;

- Podjęcie uchwały w sprawie powołania pełnomocnika spółki, na podstawie art. 210 §1 Kodeksu spółek handlowych – nie ma potrzeby wskazywania imienia i nazwiska pełnomocnika;

- Podjęcie uchwały w sprawie wyboru biegłego rewidenta przeprowadzającego badanie rocznego sprawozdania finansowego spółki.