Kontrola ważności zwołania zgromadzenia wspólników spółki z o. o.

Powinien również poprosić zarząd o okazanie księgi udziałów spółki; jest to ważny dokument wewnętrzny spółki określający m.in. dane wspólników i ich adresy. Księgę zakłada i prowadzi zarząd na podstawie danych zgłaszanych przez wspólników.

Uwaga! Brak prowadzenia księgi udziałów przez zarząd zgodnie z przepisami prawa może skutkować nałożeniem przez sąd grzywny do 20 000 zł.

Przewodniczący weryfikuje więc, czy powiadomienia o zwołaniu zgromadzenia zostały nadane na adresy wspólników znajdujące się w księdze udziałów spółki.

Co mówi kodeks

Art. 238 kodeksu spółek handlowych

§ 1. Zgromadzenie wspólników zwołuje się za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską, wysłanych co najmniej dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników. Zamiast listu poleconego lub przesyłki nadanej pocztą kurierską zawiadomienie może być wysłane wspólnikowi pocztą elektroniczną, jeżeli uprzednio wyraził na to pisemną zgodę, podając adres, na który zawiadomienie powinno być wysłane.

§ 2. W zaproszeniu należy oznaczyć dzień, godzinę i miejsce zgromadzenia wspólników oraz szczegółowy porządek obrad.

W przypadku zamierzonej zmiany umowy spółki należy wskazać istotne elementy treści proponowanych zmian.

Ważne mimo braku formalnego

Zgromadzenie wspólników może być ważne pomimo braku formalnego zwołania, jeżeli zostaną spełnione przesłanki z art. 240 k.s.h., który stanowi, że uchwały można powziąć pomimo braku formalnego zwołania zgromadzenia wspólników, jeżeli cały kapitał zakładowy jest reprezentowany, a nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu dotyczącego odbycia zgromadzenia lub wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad.

Jaka obecność

Niekiedy, aby mogło odbyć się zgromadzenie wspólników, umowa lub ustawa może wprowadzać wymóg określonego kworum, czyli obecności na zgromadzeniu określonej ilości udziałów. Jeżeli umowa w tym przedmiocie milczy, kworum nie jest wymagane, z wyjątkiem sytuacji wskazanych w  art. 241 k.s.h. Jeżeli przepisy lub umowa spółki nie stanowią inaczej, zgromadzenie wspólników jest ważne bez względu na liczbę reprezentowanych na nim udziałów.

Zachowaj czujność

Uwaga na następujące przypadki:

• zgromadzenia nieformalne (brak formalnego zwołania)

– konieczność obecności 100 proc. kapitału zakładowego (art. 240 k.s.h.);

• bez odbycia zgromadzenia wspólników mogą być powzięte uchwały, jeżeli wszyscy wspólnicy (100 proc. kapitału) wyrażą zgodę na piśmie na postanowienie, które ma być powzięte, albo na głosowanie pisemne (art. 227 §  2 k.s.h.);

• w sprawach nieobjętych porządkiem obrad nie można powziąć uchwały, chyba że cały kapitał zakładowy (100 proc. kapitału) jest reprezentowany na zgromadzeniu a nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu dotyczącego powzięcia uchwały (art. 239 § 1 k.s.h.);

• uchwała dotycząca zmiany umowy spółki, zwiększająca świadczenia wspólników lub uszczuplająca prawa udziałowe bądź prawa przyznane osobiście poszczególnym wspólnikom wymaga zgody wszystkich wspólników, których dotyczy (246 § 3 k.s.h.);

• podjęcie jednomyślnej uchwały o dalszym istnieniu spółki zapobiegającej jej rozwiązaniu (art. 273 k.s.h.);

• łączenie się spółek wymaga uchwały zgromadzenia wspólników lub walnego zgromadzenia każdej z łączących się spółek, powziętej większością trzech czwartych głosów, reprezentujących co najmniej połowę kapitału zakładowego, chyba że umowa lub statut spółki przewidują surowsze warunki (art. 506 k.s.h.).

Kworum a większość

Od wymaganego ustawowo lub umownie kworum należy odróżnić większość głosów, jakie zebrani na danym zgromadzeniu wspólnicy muszą oddać, aby uchwała została podjęta.

Zasadą jest, że uchwały zapadają bezwzględną większością głosów, jeżeli przepisy lub umowa spółki nie stanowią inaczej. Zatem jeżeli w umowie spółki nie ma postanowień szczególnych dotyczących większości, jakie należy uzyskać przy głosowaniu, to stosuje się przepisy kodeksu spółek handlowych.

Jeżeli w umowie określono zarówno kworum, jak i większość głosów, jaką należy uzyskać, aby uchwała została podjęta, to wymagane jest uzyskanie tej większości przy zachowaniu określonego w umowie kworum.

Tak  uznał w postanowieniu Sąd Najwyższy – Izba Cywilna z 22 stycznia  1993 r. (I CRN 214/92), gdzie wskazano następującą tezę: jeżeli w umowie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością określono liczbę reprezentowanych udziałów konieczną dla ważności zgromadzenia (art. 232 kodeksu handlowego) oraz skonkretyzowano większość głosów potrzebną do podjęcia uchwały (art. 236 kodeksu handlowego), to uchwała jest ważna tylko wówczas, gdy głosowała za jej podjęciem wymagana w umowie większość przy jednoczesnej reprezentacji udziałów niezbędnej dla ważności zgromadzenia.

Opuszczenie zgromadzenia przez wspólnika w czasie obrad i spowodowany tym spadek reprezentacji udziałów poniżej granicy ustalonej dla ważności zgromadzenia nie pozwala na podejmowanie uchwał, choćby udziały wspólników pozostałych na zgromadzeniu zapewniały przewidzianą w umowie spółki większość potrzebną do przegłosowania uchwały (postanowienie Sądu Najwyższego – Izba Cywilna z 22 stycznia 1993 r., I CRN 214/92).

Po stwierdzeniu ważności zgromadzenia oraz jego zdolności do podejmowania uchwał przewodniczący przystępuje do dalszych punktów porządku obrad, czyli ewentualnych dyskusji i głosowań nad projektami uchwał.