Kiedy trzeba zawrzeć umowę na piśmie

Czy umowy pomiędzy przedsiębiorcą a konsumentem warto zawierać na piśmie? Generalnie tak, z powodów, które za chwilę zostaną przedstawione. Oczywiście nie zawsze jest to konieczne, a czasem wręcz niewykonalne.

Dlaczego? Wystarczy sobie uświadomić, jak często zawieramy umowy, do końca nie uświadamiając sobie, że tak właśnie się dzieje. Wystarczy przecież, że wchodząc do autobusu komunikacji miejskiej, kasujemy bilet. W ten sposób dochodzi do zawarcia umowy pomiędzy przedsiębiorcą a pasażerem. Wrzucając w sklepie samoobsługowym produkty do koszyka i płacąc za nie w kasie, możemy nie wymienić ze sprzedawcą nawet jednego słowa. A i tak w świetle prawa dojdzie do zawarcia umowy sprzedaży. Analogicznie będzie w każdej podobnej sytuacji, np. gdy kupimy bilet do kina, na koncert lub wrzucimy komuś drobne pieniądze do kapelusza.

Trudno byłoby sobie wyobrazić, aby w takich sytuacjach strony za każdym razem dokonywały przeniesienia treści kontraktu na pismo. Nie ma takiej potrzeby ani konieczności. Warto zresztą w tym miejscu zacytować art. 60 kodeksu cywilnego, zgodnie z którym z zastrzeżeniem wyjątków w ustawie przewidzianych wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde jej zachowanie, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również w postaci elektronicznej (oświadczenie woli). Wprawdzie milczenie nie uzewnętrznia woli, ale powszechnie się uważa, że w wyjątkowych okolicznościach, w których dana osoba powinna oświadczyć swą wolę w określonej sprawie i mogła to uczynić, jej milczenie może świadczyć o zajęciu konkretnego stanowiska i zostać uznane za takie oświadczenie, jak w naszym przykładzie zakupów w sklepie samoobsługowym.

W razie wątpliwości

Są jednak sytuacje, w których konsument, a tym bardziej przedsiębiorca, we własnym interesie powinni spisać wzajemne prawa i obowiązki. Pozwoli to ograniczyć albo całkowicie wyeliminować nieporozumienia i wątpliwości mogące powstać w trakcie realizacji umowy.

Dlaczego może to być przydatne? Odpowiedź przynoszą kolejne artykuły kodeksu cywilnego, które traktują o formach czynności prawnych. I tak art. 73 stanowi, że jeśli ustawa zastrzega dla czynności prawnej formę pisemną, czynność dokonana bez zachowania takiej formy jest nieważna tylko wtedy, gdy ustawa przewiduje rygor nieważności (§ 1). Jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej inną formę szczególną (np. umowa z podpisami notarialnie poświadczonymi, umowa w formie aktu notarialnego, umowa z urzędowo potwierdzoną datą itp.), czynność dokonana bez zachowania tej formy jest nieważna. Nie dotyczy to jednak wypadków, gdy zachowanie formy szczególnej jest zastrzeżone jedynie dla wywołania określonych skutków danej czynności prawnej (§ 2).

Rygor nieważności...

Już ten przepis wprowadza pewne rygory. Może być tak, że niezachowanie formy pisemnej będzie skutkować nieważnością całej czynności. Jednak przy zwykłej formie pisemnej czynność jest bezwzględnie nieważna tylko wtedy, gdy taki rygor został wyraźnie przewidziany w przepisie, który takiej formy wymaga. Przykładowo będzie to art 99 § 2, który stanowi, że pełnomocnictwo ogólne musi być pod rygorem nieważności udzielone na piśmie.

Podobnie art. 518  § 1 pkt 3, zgodnie z którym osoba trzecia, która spłaca wierzyciela, nabywa spłaconą wierzytelność do wysokości dokonanej zapłaty, jeżeli działa za zgodą dłużnika w celu wstąpienia w prawa wierzyciela. Zgoda dłużnika powinna być pod rygorem nieważności wyrażona na piśmie. Co bardzo istotne formy pisemnej pod rygorem nieważności nie domniemywa się – musi być ona wyraźnie wskazana, jak w zacytowanych artykułach. Innymi słowy, jeżeli ustawa wymaga zwykłej formy pisemnej, ale nie przewiduje nieważności w razie jej niezachowania, to czynność prawna jest ważna.

Przykładowo art. 511 stanowi, że jeżeli wierzytelność jest stwierdzona pismem, przelew tej wierzytelności powinien być również pismem stwierdzony. Przepis ten jednak nic nie mówi o tym, że pominięcie formy pisemnej skutkuje nieważnością przeniesienia wierzytelności. Zatem nie wolno takiej sankcji domniemywać. Jednak to, że czynność będzie ważna, nie oznacza, iż nie zostanie dotknięta innymi rygorami, o których za chwilę.

Inaczej jest w wypadku czynności, dla których zastrzeżony jest kwalifikowany sposób zawarcia umowy (np. akt notarialny). W takim razie pominięcie właściwej formy prowadzi do nieważności czynności prawnej, chyba że przepis znów w wyraźny sposób wskazuje na inny rygor. Innymi słowy, nieważność będzie regułą. Dopiero szczegółowy przepis może ten rygor łagodzić. Przykładowo art. 158 stanowi, że umowa zobowiązująca do przeniesienia własności nieruchomości powinna być zawarta w formie aktu notarialnego. Przepis ten nic nie mówi o tym, jaka sankcja spotka nas za ominięcie tej formy, czyli nie łagodzi ogólnego rygoru. Innymi słowy, czynność prawna będzie nieważna.

...i do celów dowodowych

Jeżeli zatem mamy do czynienia z zastrzeżoną formą pisemną, ale zwykłą, a przepis nie przewiduje sankcji nieważności, to czy możemy być spokojni? Nie do końca. Spójrzmy teraz na art. 74 k.c. W myśl § 1 zastrzeżenie formy pisemnej bez rygoru nieważności ma ten skutek, że w razie niezachowania zastrzeżonej formy nie jest w sporze dopuszczalny dowód ze świadków ani dowód z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności. Przepisu tego nie stosuje się, gdy zachowanie formy pisemnej jest zastrzeżone jedynie dla wywołania określonych skutków czynności prawnej. Jak wynika z jego treści, niezachowanie formy pisemnej tam, gdzie jest ona wymagana, skutkuje tym, że w razie sporu nie można w procesie dowodzić zeznaniami świadków lub stron, że czynność prawna w ogóle został dokonana. Skoro zaś, jak pisze Stanisław Rudnicki (komentarz do kodkeksu cywilnego, Lex Polonica), niedopuszczalny jest dowód z zeznań na fakt dokonania czynności, to tym samym zakaz ten dotyczy dowodzenia treści i oceny czynności prawnej.

Zasadę tę nazywa się zastrzeżeniem formy pisemnej dla celów dowodowych. Ma ona zastosowanie, jeżeli forma pisemna nie została zastrzeżona wyłącznie dla określonych skutków czynności prawnej. Jasno z tego wynika, że strony które zawarły umowę ustnie tam, gdzie wymagana była zwykła forma pisemna, mogą mieć problem z udowodnieniem, czy w ogóle do takiej transakcji doszło i jaka była jej treść (zobowiązania i uprawnienia stron).

Oczywiście nie będzie to miało żadnego znaczenia, jeżeli przedsiębiorca i konsument wykonają umowę i wszyscy będą zadowoleni. Problem pojawi się wtedy, gdy dojdzie pomiędzy nimi do sporu. W szczególnie niekorzystnej sytuacji może być przedsiębiorca, który jako profesjonalista powinien przykładać większą wagę do wszystkich wymogów prawa, w tym co do formy czynności prawnych. Dlaczego on a nie konsument? Odpowiedź przynosi zacytowany artykuł w § 2.

Preferencje dla słabszego

Stanowi on tak: jednakże mimo niezachowania formy pisemnej przewidzianej dla celów dowodowych, dowód ze świadków lub dowód z przesłuchania stron jest dopuszczalny jeżeli:

Istnieją zatem trzy sposoby, aby złagodzić rygor formy wprowadzonej do celów dowodowych.

Dowód z zeznań stron i/lub świadków będzie dopuszczalny, jeżeli obie strony na to się zgodzą. Jeżeli nie kwestionują one zaistnienia czynności prawnej, a spierają się wyłącznie o treść, może to być możliwe. Jednak z łatwością wyobrazić sobie sytuację, w której konsument mając świadomość braku racji po swojej stronie, nie godzi się na to. Wtedy zgody obu stron nie będzie. Inaczej, gdy to on wnosi o złagodzenie tego rygoru. Jak wyraźnie wynika z tego przepisu, jest on lepiej traktowany niż przedsiębiorca. Na jego żądanie sąd może dopuścić dowód z zeznań. Nie potrzeba wtedy zgody przedsiębiorcy.

Wreszcie odejście od tej zasady jest możliwe także wtedy, gdy fakt dokonania czynności prawnej będzie uprawdopodobniony za pomocą pisma. Uprawdopodobnienie za pomocą pisma polega na wykazaniu prawdopodobieństwa, że czynność została dokonana. Pismem może być każdy dokument, którego treść wskazuje bezpośrednio albo pośrednio na fakt dokonania czynności. Nie jest konieczne, aby pismo to pochodziło od strony, przeciwko której dowód taki będzie prowadzony, ani też aby było podpisane przez jedną ze stron. Może to być dokument prywatny albo urzędowy. Wystarczy list, dowód wpłaty, wycinek prasowy, podanie o wydanie wypisu z rejestru gruntów, wpis do rejestru gruntów, protokół sądowy z innej sprawy, wydruk komputerowy, telefaksowy, telegram itp.

Warto podkreślić, że rygor wprowadzony przez art. 74 dotyczy w szczególności relacji przedsiębiorca – konsument. Zgodnie bowiem z § 3 tego artykułu przepisów o formie pisemnej przewidzianej dla celów dowodowych nie stosuje się do czynności prawnych w stosunkach między przedsiębiorcami. Jak pisze cytowany wyżej Stanisław Rudnicki, wprowadzenie § 3 jest wynikiem uwzględnienia potrzeb i charakteru obrotu gospodarczego. W obrocie tym stosunki wynikające z czynności prawnych między przedsiębiorcami mają charakter profesjonalny, który sprawia, że w stosunkach tych nie mają racji bytu ograniczenia dowodowe, o których mowa w § 1.