Reprezentacja łączna w spółce

Reprezentacja spółki oznacza dokonywanie czynności w sferze zewnętrznej, w tym wobec jej kontrahentów. Pojęcie to odróżnić należy od prowadzenia spraw spółki, które obejmuje z kolei czynności dotyczące relacji zachodzących wewnątrz spółki. Zasadniczą kompetencję do reprezentowania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością posiada jej zarząd, o czym stanowi art. 201 § 1 ustawy z 15 września 2000 r. kodeks spółek handlowych (dalej: k.s.h.).

Organ ten składać może się z jednego lub większej liczby członków. W przypadku zarządu wieloosobowego zasadne staje się ustalenie zasad reprezentowania danej spółki. Jest to o tyle istotne, że prawo członka zarządu do reprezentacji dotyczy wszystkich czynności sądowych i pozasądowych spółki.

Prawa tego nie można natomiast ograniczyć ze skutkiem prawnym wobec osób trzecich (art. 204 k.s.h.). W związku z  tym warto ustalić reguły, zgodnie z którymi członkowie zarządu będą z tak szeroko zakrojonych uprawnień korzystać.

Z umowy lub ustawy

Zasady reprezentacji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wynikać mogą z postanowień umowy spółki bądź z przepisów ustawy. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby nawet w wypadku zarządu wieloosobowego wyposażyć każdego z jego członków w uprawnienie do samodzielnego działania.

Rozwiązanie takie najpopularniejsze jest w przypadku spółek, w zarządach których zasiada niewielka liczba osób, najczęściej będących także wspólnikami. Zasada jednoosobowej reprezentacji pozwala na osiągnięcie większej sprawności działania spółki na zewnątrz, jako że każdy z członków zarządu ma możliwość podejmowania wiążących spółkę decyzji samodzielnie.

Dwóch lub więcej

Z innej strony korzystniejsze dla spółki może być ustanowienie tzw. reprezentacji łącznej. Polega ona na wymogu reprezentowania spółki przez dwóch bądź więcej członków zarządu. Konstrukcja taka ma na celu przede wszystkim uniknięcie negatywnych skutków czynności dokonywanych przez działającego samodzielnie członka zarządu.

Obligatoryjny udział drugiej osoby przy takich czynnościach zmniejsza potencjalne ryzyko działań szkodliwych dla spółki, jako że reprezentanci mogą się wówczas wzajemnie kontrolować. Należy przy tym jednak pamiętać, że wymóg reprezentacji łącznej, obok wskazanych korzyści, może nieść ze sobą również utrudnienia dla funkcjonowania spółki. Można sobie bowiem wyobrazić sytuacje, w których zaistnieje przeszkoda dla wspólnego działania –  czy to z powodu nieobecności członka zarządu (wywołanej chorobą bądź wyjazdem), czy też na skutek konfliktu wewnątrz organu.

Obowiązywanie w danej spółce zasady reprezentacji łącznej nie wyłącza jednocześnie możliwości ustanowienia jednoosobowej prokury (szczególnego rodzaju pełnomocnictwa uregulowanego w przepisach art. 1091 i nast. ustawy z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, dalej: k.c.) ani nie ogranicza uprawnień takiego prokurenta ( art. 205 § 3 k.s.h.).

Jeszcze inne warianty

Możliwe jest również wprowadzenie w umowie spółki kilku dozwolonych wariantów reprezentacji, jak choćby tzw. mieszana reprezentacja łączna, zgodnie z którą członek zarządu może działać łącznie z prokurentem. Nierzadko spotykane jest także występowanie zróżnicowania sposobu reprezentacji w zależności od funkcji pełnionej przez osobę wchodzącą w skład zarządu spółki.

Prezes lub wiceprezes zarządu jest wówczas najczęściej uprawniony do reprezentacji jednoosobowej, członek zarządu może natomiast reprezentować spółkę jedynie wraz z innym członkiem (ewentualnie prokurentem).

Kodeksowe reguły

Zasady reprezentacji nie muszą być w ogóle uregulowane w umowie spółki, niezależnie od ilości członków zarządu. W braku postanowień umownych w tym przedmiocie, zastosowanie znajdą reguły przewidziane w przepisach kodeksowych. Zgodnie z nimi, jeżeli w spółce działa zarząd wieloosobowy, to do składania oświadczeń w jej imieniu ustawa wymaga łącznego współdziałania dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu wraz z prokurentem (art. 205 § 1 k.s.h.).

Wyjątki od  zasady

Nawet w razie uregulowania zasad reprezentacji w umowie spółki, mogą one nie znaleźć zastosowania w ustawowo przewidzianych przypadkach. Jednym z takich przepisów jest art. 210 § 1 k.s.h., który reguluje dwie kwalifikowane sytuacje.

Pierwszą z nich jest konieczność zawarcia umowy, której stronami byłaby spółka oraz członek jej zarządu. Drugą okolicznością jest natomiast spór istniejący pomiędzy tymi podmiotami. Wówczas spółki nie reprezentuje zarząd, lecz rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.

Wniosek o upadłość

Inną sytuację, w której pomimo obowiązywania w danej spółce wymogu reprezentacji łącznej możliwe jest działanie jednoosobowe członka zarządu, przewiduje przepis art. 20 ust. 2 pkt 2) ustawy z 28 lutego 2003 r. – Prawo upadłościowe i naprawcze.

Zgodnie z jego brzmieniem, wniosek o ogłoszenie upadłości w stosunku do spółki zgłosić może każdy z członków jej zarządu, nawet jeżeli z mocy postanowień umowy spółki bądź ustawy zobowiązany jest do działania łącznie z inną osobą. Zasadność takiego uregulowania jest zrozumiała z uwagi na potencjalną odpowiedzialność członka zarządu przewidzianą w art. 299 k.s.h..

Zgodnie z tym przepisem członkowie zarządu odpowiadają solidarnie za zobowiązania spółki, jeżeli egzekucja przeciwko tej spółce okaże się bezskuteczna. Uwolnić się od tej odpowiedzialności można między innymi poprzez zgłoszenie we właściwym czasie wniosku o ogłoszenie upadłości spółki.

Czynność wadliwa

Naruszenie szczególnych zasad reprezentacji przewidzianych w przepisach ustawowych powoduje, iż podjęta w ten sposób czynność prawna jest sprzeczna z ustawą i przez to, zgodnie z przepisem art. 58 k.c., nieważna. Może to mieć miejsce – przykładowo – w razie zawarcia umowy o pracę pomiędzy spółką a członkiem zarządu, jeżeli spółka przy tej umowie reprezentowana była przez zarząd. Za sankcją bezwzględnej nieważności w takim przypadku opowiedział się Sąd Najwyższy między innymi w wyroku z 19 stycznia 2010 r. (I UK 281/09).

Szczególną uwagę zwrócić należy natomiast na kwestię dotyczącą naruszenia obowiązującej w danej spółce zasady reprezentacji łącznej. Za przykład takiego naruszenia wskazać można podpisanie umowy z kontrahentem spółki przez jednego tylko członka zarządu, podczas gdy umowa spółki wymaga łącznego działania dwóch członków zarządu.

Czynność prawna dokonana niezgodnie z przewidzianymi dla danej spółki zasadami jej reprezentowania jest wadliwa. Zagadnieniem problematycznym pozostaje jednak ocena, czy wadliwość taką można usunąć w drodze następczego potwierdzenia przedmiotowej czynności, czy też może nieważność tej czynności ma charakter bezwzględny.

Dwa poglądy

Zarówno w piśmiennictwie, jak i w orzecznictwie nie ukształtował się niestety jednolity pogląd wskazujący jednoznacznie na skutki działania niezgodnego z uregulowanymi w umowie regułami reprezentacji, w tym z przyjętą zasadą reprezentacji łącznej. Obecnie w odniesieniu do opisywanego zagadnienia występują dwie główne teorie.

Pierwsza z nich opowiada się za bezwzględną nieważnością czynności dokonanej z naruszeniem zasad reprezentacji na podstawie art. 58 k.c.. Pogląd ten oparty jest o regulacje art. 38 oraz 39 k.c.. Dotyczą one działania osób prawnych (a więc i spółek z o.o.) poprzez ich organy – na podstawie ustawy i opartych na niej statutów – oraz sytuacji zawarcia umów przez podmioty niebędące organem osoby prawnej albo przekraczające zakres umocowania takiego organu.

W przepisach tych nie przewidziano wprost możliwości potwierdzenia wadliwie zawartych umów, z czego wywodzi się sankcję bezwzględnej ich nieważności. Pogląd ten wyrażony został – w odniesieniu do kwestii naruszenia reprezentacji łącznej – między innymi w wyroku Sądu Najwyższego z 26 czerwca 1997 r. (I CKN 130/97) oraz w wyroku Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z dnia 6 czerwca 2007 r. (I ACa 347/07). O sankcji bezwzględnej nieważności wynikającej z art. 39 k.c. Sąd Najwyższy wypowiedział się również w wyroku z 8 października 2009 r. (II CSK 180/09).

Zgodnie z drugą teorią, zasadne jest stosowanie do przypadków pogwałcenia zasad reprezentacji spółki również postanowień przepisów regulujących stosunek pełnomocnictwa. Przewidują one możliwość późniejszego potwierdzenia wadliwie zawartej umowy (art. 103 k.c.).

Możliwe byłoby więc wówczas usunięcie wadliwości umowy zawartej z naruszeniem reguł reprezentacji łącznej poprzez potwierdzenie jej przez właściwie reprezentowaną spółkę.

Za dopuszczalnością stosowania w drodze analogii uregulowań umożliwiających konwalidowanie umów zawieranych niezgodnie z zasadami reprezentacji osób prawnych Sąd Najwyższy opowiedział się między innymi w uzasadnieniu uchwały siedmiu sędziów z 14 września 2007 r. (III CZP 31/07), w wyroku z dnia 17 września 2009 r. (IV CSK 144/09) oraz w postanowieniu z 11 marca 2010 r. (IV CSK 413/09).

Trzeba natomiast podkreślić, że orzeczenia te nie odnosiły się bezpośrednio do zagadnienia reprezentacji łącznej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

Paweł Barański aplikant radcowski, Deloitte

Komentuje Paweł Barański, aplikant radcowski, Deloitte

W związku z  istniejącą rozbieżnością poglądów co do możliwości potwierdzania zawartych niezgodnie z zasadami reprezentacji umów zasugerować trzeba przedsiębiorcom zachowanie znacznej ostrożności w tym zakresie.

Przede wszystkim należy zwracać uwagę na to, czy przy każdej zawieranej umowie spółka reprezentowana jest zgodnie z obowiązującymi w niej zasadami reprezentacji.

W przypadku występowania w danej spółce z ograniczoną odpowiedzialnością reprezentacji łącznej oznacza to oczywiście konieczność uzyskania na umowie wszystkich wymaganych podpisów członków zarządu.Wymóg wspólnego działania kilku członków zarządu nie oznacza natomiast, iż wszystkie te osoby muszą działać w jednej chwili.