Jak ustalić zasady reprezentacji w spółce z o.o.

W realiach obrotu gospodarczego może dojść do sytuacji, gdy potrzeba zawarcia umowy przez spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, w której obowiązuje zasada reprezentacji łącznej, powstanie podczas nieobecności części członków zarządu tej spółki. W pewnych okolicznościach mogłoby to prowadzić do niemożności podejmowania przez tę spółkę czynności prawnych.

Powstaje więc pytanie, czy w takim przypadku w imieniu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością może działać pojedynczy członek zarządu, na podstawie pełnomocnictwa do poszczególnych czynności udzielonego zgodnie z zasadami reprezentacji tej spółki.

Jakie reguły

Zgodnie z  art. 201 § 1 ustawy z  15 września 2000 r. kodeks spółek handlowych (dalej: k.s.h.) sprawy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością prowadzi zarząd, który również reprezentuje ją na zewnątrz. Organ ten składać się może z jednego albo większej liczby członków.

W przypadku zarządu jednoosobowego wszystkie uprawnienia do reprezentacji spółki przysługują jedynemu jego członkowi. Jeżeli mamy natomiast do czynienia z zarządem składającym się z dwóch lub więcej członków, sposób reprezentacji określony może być w umowie spółki.

Jeśli nie umowa, to co

Umowa spółki nie musi jednak regulować kwestii reprezentacji. Wówczas, zgodnie z art. 205 § 1 k.s.h., zastosowanie znajdzie zasada, zgodnie z którą do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem.

Nic nie stoi oczywiście na przeszkodzie do  wprowadzenia w umowie spółki innych zasad jej reprezentowania, jak choćby wymogu działania większej ilości członków albo wskazania, iż w każdym przypadku obligatoryjny jest udział prezesa bądź wiceprezesa zarządu. Wspólnicy, kształtując treść postanowień umowy spółki, dostosowują bowiem sposób reprezentacji do specyfiki danej spółki i własnych potrzeb.

Ustalone zasady reprezentacji nie wykluczają możliwości powołania przez zarząd pełnomocników, którzy w ramach swojego umocowania działać będą w imieniu spółki. Wymóg reprezentacji łącznej nie stanowi też przeszkody do ustanowienia prokury jednoosobowej (art. 205 § 3 k.s.h.).

Zgodna z prawem i często spotykana w rzeczywistości jest sytuacja, gdy daną spółkę reprezentują zarówno członkowie zarządu, jak i pełnomocnicy lub prokurenci uprawnieni do samodzielnego działania.

W związku z nieuregulowaniem w przepisach prawa (poza wymogami przewidzianymi w art. 100 i art. 1092 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. kodeks cywilny; dalej: k.c.) kwestii katalogu osób mogących być pełnomocnikami bądź prokurentami spółek z ograniczoną odpowiedzialnością powstaje pytanie, czy osobą taką może być także członek zarządu danej spółki.

Nie istnieje bowiem wyrażony wprost zakaz łączenia funkcji członka zarządu i pełnomocnika spółki, mimo iż wyłączenia takie występują w zakresie dotyczącym innych funkcji (art. 214 i art. 243 § 3 k.s.h.).

Jest spór

Dopuszczalność udzielenia przez spółkę pełnomocnictwa osobie pełniącej funkcję członka jej zarządu, uprawnionego do reprezentacji łącznej z innym członkiem zarządu, pozostaje wciąż sporna w piśmiennictwie. Nie roztrząsając jednak w tym miejscu szczegółowej argumentacji przytaczanej zarówno przez zwolenników, jak i przeciwników  tej koncepcji, warto poznać orzecznictwo sądowe odnoszące się do omawianego zagadnienia.

Paweł Barański aplikant radcowski, Deloitte

Komentuje Paweł Barański, aplikant radcowski, Deloitte

Potrzeba umocowania członka zarządu, nieuprawnionego do samodzielnej reprezentacji spółki, do jednoosobowego działania powstaje najczęściej w związku z okolicznościami, które nie pozwalają na zgodne z reprezentacją współdziałanie większej liczby członków tego organu.

Przyczynę taką stanowić może na przykład planowana nieobecność jednego bądź kilku spośród członków zarządu. Jednocześnie, z rozmaitych względów, dokonanie danej czynności prawnej w imieniu spółki w innym, dogodniejszym terminie może nie być możliwe.

Zarząd zmuszony jest wtedy posłużyć się umocowanym przez siebie pełnomocnikiem. Z punktu widzenia interesów spółki często korzystniej jest udzielić pełnomocnictwa do podpisania konkretnej umowy zorientowanemu w sprawach przedsiębiorstwa członkowi zarządu, niż powierzać to zadanie osobie trzeciej, niekoniecznie obeznanej z wszystkimi kwestiami dotyczącymi dokonywanej w imieniu spółki czynności.

Niezależnie od  tego należy pamiętać o wymogu zachowania zasad reprezentacji przy udzielaniu przedmiotowego pełnomocnictwa. Jeżeli więc wiadomo, że część członków zarządu będzie przez pewien czas nieobecna, co uniemożliwi podejmowanie działań zgodnie z zasadami reprezentacji, warto wówczas wcześniej zastanowić się nad przygotowaniem, na okres wskazanej nieobecności, pełnomocnictwa do poszczególnych czynności (np. do zawarcia umowy bądź umów z kontrahentem spółki) dla członka zarządu, który będzie w tym okresie osiągalny.

Pozwoli to uniknąć spółce, w której nie ma prokurenta uprawnionego do samodzielnego działania, swoistego paraliżu decyzyjnego związanego na przykład z nieobecnością osób uprawnionych do łącznej reprezentacji.

Co mówi Sąd Najwyższy

Najważniejszym orzeczeniem dotyczącym możliwości udzielenia pełnomocnictwa członkowi zarządu jest uchwała Sądu Najwyższego z  23 sierpnia 2006 r., III CZP 68/06, OSNC 2007/6/82. SN wskazał w niej jednoznacznie, iż „członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, uprawniony umową spółki do jej reprezentowania łącznie z drugim członkiem zarządu, może być ustanowiony pełnomocnikiem do poszczególnych czynności”.

W uzasadnieniu tego orzeczenia podkreślono, że nie istnieje ustawowy zakaz udzielania takiego umocowania członkowi zarządu. Braku regulacji w tym przedmiocie nie należy natomiast interpretować jako dorozumianego wyłączenia takiej możliwości. Sąd wskazał również, że organy osób prawnych (którym jest także zarząd spółki z o.o.) oraz pełnomocnicy to dwie zupełnie odrębne instytucje prawne, które nie powinny być ze sobą utożsamiane.

Zastosowanie argumentu przytaczanego przez przeciwników koncepcji członka zarządu-pełnomocnika, opierającego się na zakazie dokonywania czynności z „samym sobą” (art. 108 k.c.), było, zdaniem SN, wysoce dyskusyjne – między innymi z uwagi na jednostronny charakter czynności udzielenia pełnomocnictwa (przepis art. 108 k.c. odnosi się bowiem zasadniczo do czynności dwustronnych).

Odpowiadając z kolei na występujące w piśmiennictwie zarzuty dotyczące potencjalnego zagrożenia dla interesów spółki, SN podkreślił,iż korzystniejsza dla spółki jest sytuacja, gdy jej pełnomocnikiem jest członek zarządu – osoba z lepszym rozeznaniem w sprawach spółki niż osoba trzecia.Dopuszczalność udzielenia przez członków dwuosobowego zarządu spółki pełnomocnictwa jednemu z nich została potwierdzona następnie w wyroku SN z 6 listopada 2008 r., III CSK 209/08.

Sąd uznał w nim za nieuzasadniony zarzut, że członek zarządu spółki z o.o. nie może skutecznie, wraz z drugim członkiem zarządu, udzielić pełnomocnictwa samemu sobie do reprezentowania spółki.

W uzasadnieniu  innego wyroku SN z 4 lutego 2010 r., IV CSK 416/09, podkreślono, że z zasady reprezentacji łącznej nie wynika konieczność udzielenia pełnomocnictwa łącznie kilku osobom. Wymóg współdziałania dwóch członków zarządu nie stoi bowiem w sprzeczności z samodzielnym funkcjonowaniem jednego, skutecznie umocowanego pełnomocnika.

Można zaryzykować stwierdzenie – na podstawie przedstawionych obok orzeczeń Sądu Najwyższego – że w  sprawach dopuszczalności udzielenia pełnomocnictwa członkowi zarządu spółki, w której zasadą jest reprezentacja łączna, ukształtowała się względnie spójna linia orzecznicza zezwalająca na takie działanie – przynajmniej w zakresie pełnomocnictw do poszczególnych czynności.

Nie wolno jednak zapominać, że kierunek orzecznictwa SN nie musi pozostawać niezmienny. Zawsze istnieje możliwość wydania przez SN w przyszłości nowego orzeczenia rozstrzygającego omawianą problematykę odmiennie niż dotychczas.

Zgodnie z zasadami

Zakładając możliwość udzielenia członkowi zarządu pełnomocnictwa, powinno być ono udzielone zgodnie z ustalonymi w  spółce zasadami reprezentacji.

Przykładowo, w przypadku zarządu dwuosobowego z reprezentacją łączną, pełnomocnika ustanowić muszą  wspólnie dwaj członkowie zarządu. W przypadku, gdyby w danej spółce było jedynie dwóch członków zarządu, oznaczałoby to, że jeden z nich będzie udzielał pełnomocnictwa niejako „sam sobie”, podpisując dokument, na którym widnieje w dwóch rolach – członka zarządu i pełnomocnika.

Zabieg taki wydaje się jednak dopuszczalny, jako że członek zarządu działa w imieniu nie swoim, lecz spółki. Nie będziemy mieli więc do czynienia z tożsamością mocodawcy i pełnomocnika, gdyż pierwszym z tych podmiotów będzie sama spółka.

Inaczej wygląda natomiast sytuacja,  gdy członek zarządu występować ma w roli kontrahenta spółki. Wyłączone zostaje wówczas uprawnienie zarządu do reprezentacji. Jeżeli bowiem pomiędzy spółką a członkiem zarządu ma być zawarta umowa (albo toczy się spór), spółkę reprezentować musi rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany na podstawie uchwały zgromadzenia wspólników (art. 210 § 1 k.s.h.).

Nie należy natomiast mylić pełnomocnictwa udzielonego członkowi zarządu przez spółkę z pełnomocnictwem udzielanym przez jednego członka zarządu innemu członkowi zarządu.