Jak poinformować ZUS o przejęciu pracowników i zleceniobiorców

Płatnikiem składek na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne za osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę jest pracodawca, a w stosunku do tych wykonujących zadania na podstawie umów cywilnych – zleceniodawca.

Płatnik ma obowiązek za każdy miesiąc składać za swoich ubezpieczonych dokumenty rozliczeniowe oraz opłacać należne składki na ich ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz fundusze pozaubezpieczeniowe, tj. Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oraz Fundusz Emerytur Pomostowych. Gdy zmienia się podmiot zatrudniający te osoby, to on przejmuje obowiązki płatnika składek.

Wciąż ten sam etat

Gdy dochodzi do przejścia zakładu pracy w trybie art. 23

1

kodeksu pracy

, nowy pracodawca z mocy prawa staje się stroną stosunków pracy dla przejmowanych pracowników. Umowy o pracę nie zostają wówczas rozwiązane.

Są kontynuowane, z tą jednak różnicą, że na miejsce dotychczasowego pracodawcy wstępuje jako strona umowy nowy podmiot. Nabywa on na zasadzie następstwa prawnego wszelkie prawa wynikające z nawiązanych stosunków pracy. Na niego też przechodzą wszystkie obowiązki, jakie ciążyły na poprzednim pracodawcy.

Obydwaj zatrudniający – poprzedni i obecny – muszą jednak w takiej sytuacji dochować wobec ZUS odpowiednich formalności >patrz tabelka.

Jednak w sytuacji, gdy poprzedni (przejęty) płatnik uległ likwidacji i nie przekazał do ZUS ww. dokumentów, musi je w jego imieniu sporządzić nowy płatnik, który wszedł w prawa i obowiązki zlikwidowanego podmiotu.

Część załogi zostaje

Inaczej jest w sytuacji, gdy do nowej firmy przechodzi tylko część pracowników. Wówczas ich dotychczasowy pracodawca ma obowiązek wyrejestrować te osoby z ubezpieczeń społecznych i  zdrowotnego na formularzu ZWUA od dnia przejęcia (z kodem przyczyny wyrejestrowania – 600).

Natomiast podmiot przejmujący powinien zgłosić tych pracowników na formularzu ZUS ZUA.

W tym przypadku nie należy składać formularza ZIPA (zmiany danych identyfikacyjnych) płatnika.

Zatem zarówno wtedy, gdy nowa firma przejmuje część, jak i całość załogi, konieczne jest wyrejestrowanie tych osób z ubezpieczeń i ich ponowne zgłoszenie przez nowego pracodawcę.

Kontynuacja akt i uprawnień

Zasady prowadzenia przez pracodawców dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy reguluje rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.).

Zgodnie z jego § 9 w sytuacji określonej w art. 23

1

k.p. albo w odrębnych przepisach przewidujących następstwo prawne nowego pracodawcy w stosunkach pracy nawiązanych przez poprzedniego pracodawcę dotychczasowy zakład musi przekazać akta osobowe pracownika oraz pozostałą dokumentację w sprawach związanych z jego zatrudnieniem nowemu pracodawcy.

Przy przejęciu załogi na podstawie art. 23

1

k.p. nie widać też zmian w zakresie świadczeń za czas niezdolności do pracy ani ich wysokości. Podstawę wymiaru zasiłku pracownika, który np. zachoruje już po przejściu pod nowego pracodawcę, jest więc wynagrodzenie uzyskane zarówno u aktualnego, jak i poprzedniego pracodawcy.

Z kolei ten, kto ma prawo do zasiłku (np. macierzyńskiego, opiekuńczego itd.) w dniu dojścia do przejęcia, otrzyma dalszą wypłatę od nowego zatrudniającego. Także urlop wychowawczy jest kontynuowany.

Przykład

Pani Anna przebywa na urlopie wychowawczym, którego udzieliła jej spółka A. Oddział spółki, w którym pani Anna jest zatrudniona, zostanie od 1 lutego 2012 r. przejęty przez spółkę B.

W takiej sytuacji spółka A powinna pracownicę wyrejestrować z ubezpieczeń, składając druk ZWUA z datą ustania ubezpieczeń 1 lutego 2012 r. i kodem przyczyny wyrejestrowania 600 (ustanie tytułu do ubezpieczeń). Natomiast spółka B powinna ją zgłosić do ubezpieczeń jako pracownika na formularzu ZUA.

Pani Anna w dalszym ciągu będzie przebywała na urlopie wychowawczym, a składki z tego tytułu będzie za nią rozliczała spółka B jako nowy płatnik składek, w raportach RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 12 11 xx (jeśli będzie spełniała warunki do objęcia tymi ubezpieczeniami).

Oprócz raportów RCA spółka B będzie musiała składać za panią Annę raporty RSA z kodem tytułu ubezpieczeń 01 10 xx za okres, przez jaki będzie ona jeszcze korzystała z urlopu wychowawczego.

Wsteczne należności

Zdarza się, że firma, która przejęła pracownika, musi mu wypłacić świadczenie, do którego ten uzyskał prawo w poprzedniej firmie, która została zlikwidowana (np. zasądzone wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych).

Aby rozliczyć składki od tych należności, nowy płatnik musi tę osobę najpierw zgłosić do ubezpieczeń na druku ZUA lub ZZA. Wypełnia je niestandardowo, tj. tylko:

• blok II, tj. Dane identyfikacyjne płatnika składek – czyli swoje, jako podmiotu wypłacającego należności

• blok III, tj. Dane identyfikacyjne osoby zgłaszanej do ubezpieczeń – aktualne na dzień sporządzania druku

• blok V pole 01, czyli kod tytułu ubezpieczenia – 50 00 xx.

• aktualne dane adresowe,