Niezwykle ważną kwestią we wszelkich działaniach przedsiębiorcy w obrocie gospodarczym jest jego właściwa reprezentacja, czyli dokonywanie wszelkich czynności wywierających skutki na zewnątrz spółki, to znaczy względem osób trzecich.

Osoby reprezentujące spółkę muszą być właściwie umocowane do działania w jej imieniu, to jest zgodnie z przepisami prawa lub umową spółki czy statutem. W praktyce bowiem niewłaściwa reprezentacja może skutkować nieważnością czynności prawnej i odpowiedzialnością reprezentantów spółki.

Każdy ma prawo

W spółce jawnej każdy wspólnik ma prawo reprezentować spółkę. Prawa reprezentowania spółki nie można ograniczyć ze skutkiem wobec osób trzecich (art. 29 kodeksu spółek handlowych).

Umowa spółki może przewidywać, że wspólnik jest pozbawiony prawa reprezentowania spółki albo że jest uprawniony do jej reprezentowania tylko łącznie z innym wspólnikiem lub prokurentem.

Pozbawienie wspólnika prawa reprezentowania spółki może nastąpić wyłącznie z ważnych powodów na mocy prawomocnego orzeczenia sądu (art. 30 k.s.h.). Jednak regulacja z tego artykułu stanowiąca o ograniczeniu reprezentacji dotyczy jedynie wewnętrznych stosunków między wspólnikami (postanowienie NSA z 27 września 2005, I FSK 282/05, niepubl.).

Zatem każdy wspólnik jawny ma prawo samodzielnie reprezentować spółkę. W przeciwieństwie do spółki cywilnej (art. 866 kodeksu cywilnego) prawo wspólnika jawnego do samodzielnej reprezentacji nie jest ograniczone do tego samego zakresu, w jakim służy mu prawo do prowadzenia spraw spółki, i obejmuje wszystkie czynności sądowe i pozasądowe.

Zasada samodzielnej reprezentacji spółki przez każdego wspólnika stanowi konsekwencję struktury prawnej i funkcji spółki jawnej. Z jednej strony ułatwia to prowadzenie przedsiębiorstwa, z drugiej – zapewnia bezpieczeństwo obrotu. Kontrahenci spółki mogą działać w zaufaniu do firmy spółki.

dzSpółka jawna jest spółką osobową, wymagającą wzajemnego zaufania stron umowy spółki. Każdy ze wspólników musi liczyć się z tym, że za czynność prawną, dokonaną przez jednego ze wspólników, odpowiadają osobiście także pozostali wspólnicy. W spółce jawnej dopuszczalne jest również ustanowienie reprezentacji łącznej.

Przykład

Mirosław Kot i Krzysztof Nowak, działający w imieniu spółki pod firmą MK-Konspekty Mirosław Kot, Krzysztof Nowak Spółka jawna z siedzibą w Warszawie (...), wpisanej do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS (...) jako wspólnicy spółki jawnej są upoważnieni do łącznej reprezentacji

wymienionej spółki, zgodnie z okazanym odpisem aktualnym z wymienionego rejestru, wydanym według stanu na (data) sygnatura wniosku (...).

Zgody i uchwały

Ponadto należy pamiętać, że poza właściwą reprezentacją przedsiębiorcy niezwykle istotne jest przy dokonywaniu czynności prawnych np. w sprawach przekraczających zakres zwykłych czynności spółki, aby podmioty reprezentujące spółkę posiadały wymagane prawem zgody/uchwały odpowiednich organów spółki. Ich brak bowiem również może skutkować nieważnością czynności prawnej.

I tak przy spółce jawnej wspólnik/wspólnicy reprezentujący spółkę, jeżeli są jedynymi wspólnikami spółki jawnej, powinni napisać w takiej umowie, że stosownie do treści art. 43 k.s.h. oświadczają, że wyrażają zgodę na np. zbycie przedmiotowej nieruchomości X za cenę B.

W przypadku gdy spółka nie jest reprezentowana przez wszystkich wspólników, wówczas do takiej umowy koniecznie należy załączyć uchwałę podjętą przez wszystkich wspólników spółki jawnej o wyrażeniu zgody na czynność przekraczającą zakres zwykłych czynności spółki.

Z uwagi na to że przepis ten ma charakter dyspozytywny, w umowie spółki jawnej można wprowadzić odmienne rozwiązania.

Przyjęcie w umowie, że do czynności przekraczających zakres zwykłych czynności spółki nie jest wymagana zgoda wszystkich wspólników, nie dotyczy jednak zmiany umowy spółki. W tym wypadku, zgodnie z art. 9 k.s.h., konieczne jest odrębne postanowienie w  umowie spółki, które będzie dotyczyło zmiany umowy spółki.

Partnerstwo

W stosunku do regulacji kodeksowej odnoszącej się do spó-łek jawnych zasadnicza różnica sprowadza się do możliwości powołania w spółkach partnerskich zarządu. Zatem w spółce partnerskiej w zakresie prowadzenia spraw spółki i reprezentacji partnerzy mają do wyboru przyjęcie jednego z dwóch rozwiązań.

Pierwsze z nich odpowiada konstrukcji przyjętej w pozostałych spółkach osobowych i polega na tym, że to sami partnerzy mają prawo reprezentacji oraz prowadzenia spraw spółki. Drugie stanowi wyjątek w spółkach osobowych i polega na możliwości powierzenia prowadzenia spraw i reprezentacji spółki zarządowi.

Partnerzy mają prawo do samodzielnej reprezentacji spółki w zakresie wszystkich czynności sądowych i pozasądowych. Zawierając umowę spółki, partnerzy mogą zdecydować, że prawo reprezentacji będzie przysługiwało tylko niektórym partnerom. Wskazuje na to wyraźnie art. 91 pkt 4 k.s.h.

W spółce partnerskiej, podobnie jak w spółce jawnej, każdy partner ma prawo reprezentować spółkę samodzielnie, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.

Zatem w spółkach partnerskich może zostać wprowadzona reprezentacja łączna partnerów, tak jak w przypadku innych spółek osobowych. Pozbawienie partnera prawa reprezentowania spółki może nastąpić tylko z ważnych powodów w drodze uchwały powziętej większością trzech czwartych głosów w obecności co najmniej dwóch trzecich ogólnej liczby partnerów.

Umowa spółki może przewidywać surowsze wymogi powzięcia uchwały. Staje się ono skuteczne z chwilą wpisu do rejestru (art. 96 k.s.h.). Nie jest natomiast możliwe ograniczenie zakresu reprezentacji partnerów ze skutkami wobec osób trzecich. Zasada taka wynika z art. 29 § 3 k.s.h., który znajduje zastosowanie do spółki partnerskiej na mocy odesłania z art. 89 k.s.h.

Czynności komplementariuszy

Komplementariusze są przedstawicielami ustawowymi spółki komandytowo-akcyjnej, upoważnionymi z mocy prawa do reprezentowania spółki.

Zakres reprezentacji podobnie jak w spółkach wskazanych wyżej obejmuje wszystkie czynności sądowe i pozasądowe spółki. Nie można ograniczyć prawa reprezentacji w stosunku do osób trzecich (art. 29 § 2 i 3 w zw. z art. 126 § 1 pkt 1 k.s.h.).

Ograniczenie zakresu reprezentacji może nastąpić wyłącznie w statucie (np. podział kompetencji, zakaz dokonywania pewnych czynności), jednakże takie ograniczenia nie wywierają skutku w stosunku do osób trzecich i wszelkie czynności dokonane przez komplementariusza będą skuteczne.

Każdy komplementariusz może dokonywać czynności samodzielnie. Statut spółki może jednak przewidywać inny sposób reprezentacji spółki (art. 30 § 1 w zw. z art. 126 § 1 pkt 1 k.s.h.). Statut może wprowadzić zasadę reprezentacji łącznej, czyli obowiązek współdziałania dwóch komplementariuszy lub też współdziałanie komplementariusza z  prokurentem.

W przypadku reprezentacji łącznej nie jest oczywiście wymagane jednoczesne składanie oświadczeń woli. W przypadku złożenia tylko jednego oświadczenia woli czynność prawna nie wywołuje skutków prawnych do momentu złożenia drugiego oświadczenia woli. Kontrahent jednak może wyznaczyć spółce odpowiedni termin na złożenie oświadczenia, a po jego bezskutecznym upływie przestaje być związany skutkami swojego oświadczenia woli.

W przypadku spółki komandytowo-akcyjnej zasadą jest reprezentowanie spółki jednoosobowo przez komplementariusza, natomiast inne zasady dotyczyć mogą podmiotu będącego komplementariuszem w tej spółce. W przypadku gdy komplementariuszem jest osoba prawna, np. spółka z o.o., wówczas czynności z zakresu reprezentacji, w imieniu spółki komandytowo-akcyjnej, dokonywać będzie zarząd spółki z o.o., z tym że nie będzie to organ spółki komandytowo-akcyjnej, lecz komplemenatriusza będącego osobą prawną. Komplementariusz, będący osobą prawną, może także ustanowić pełnomocnika lub prokurenta do dokonywania czynności prawnych w jego imieniu.

Przykład

Marianna Nowak i Artur Zych, działający w imieniu spółki pod firmą Focus spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowo-akcyjna z siedzibą w Warszawie pod adresem (...) wpisanej do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie X Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, jako członkowie zarządu spółki pod firmą

Focus Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, upoważnieni do jej łącznej reprezentacji, co wynika z okazanego odpisu aktualnego z rejestru przedsiębiorców prowadzonego dla spółki pod firmą Focus Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie przez Sąd

Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie X Wydział Gospodarczy pod numerem KRS (...), która to spółka jest jedynym komplementariuszem spółki pod firmą Focus

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Spółka komandytowo-akcyjna z siedzibą w Warszawie uprawnionym do jej reprezentacji, co potwierdza okazany przy niniejszej umowie odpis aktualny z rejestru przedsiębiorców prowadzony dla spółki pod firmą Focus Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Spółka komandytowo-akcyjna z siedzibą w Warszawie, wydany według stanu na (...), sygnatura wniosku (...).

Pozycja komandytariuszy

Spółkę komandytową reprezentują komplementariusze, którzy nie zostali pozbawieni prawa reprezentacji spółki. Pozbawienie komplementariusza prawa reprezentacji może nastąpić na mocy umowy albo prawomocnego orzeczenia sądu (art. 117 k.s.h.). Pozbawienie komplementariusza prawa reprezentacji wymaga zgłoszenia do sądu rejestrowego w celu dokonania zmiany wpisu osób uprawnionych do reprezentacji.

Nie można pozbawić prawa reprezentowania wszystkich komplementariuszy. Przynajmniej jeden z nich musi zachować prawo reprezentacji spółki. Pozycja komplementariuszy wyraźnie odróżnia się od komandytariuszy, którzy mogą reprezentować spółkę jedynie na podstawie pełnomocnictwa (art. 118 k.s.h.).

Zgodnie z ogólną zasadą każdy komplementariusz może dokonywać czynności samodzielnie (reprezentacja indywidualna, samoistna). Umowa spółki może jednak przewidywać inny sposób reprezentacji spółki (art. 30 § 1 in fine w zw. z art. 103 k.s.h.). Umowa może wprowadzić zasadę reprezentacji łącznej, czyli obowiązek współdziałania dwóch komplementariuszy lub też współdziałanie komplementariusza z  prokurentem.

Istotne oświadczenia

W przypadku reprezentacji spółek w obrocie gospodarczym istotną rolę odgrywają również oświadczenia składane przez podmioty reprezentujące daną spółkę. Dla przykładu warto wskazać, że w treści umów powinny się znaleźć następujące oświadczenia osób umocowanych do reprezentacji mówiące, że:

- nie zachodzą jakiekolwiek okoliczności wyłączające prawidłowe ich umocowanie do reprezentowania przedmiotowej spółki;

- załączony odpis z rejestru przedsiębiorców zawiera aktualne dane o stanie prawnym spółki i sposobie jej reprezentacji;

- reprezentowana przez nich spółka nie jest w likwidacji ani nie zostało wobec niej wszczęte postępowanie upadłościowe bądź naprawcze oraz że nie istnieją przyczyny skutkujące możliwością wszczęcia tych postępowań.