Podstawowym dokumentem, którego może wymagać pracodawca od kandydata do pracy, jest kwestionariusz osobowy. W tym wypadku przepisy prawa wskazują, że ma to być kwestionariusz dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie.
Pomocniczy wzór takiego kwestionariusza jest zamieszczony w załączniku do rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 w sprawie prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.). Nie jest to wzór bezwzględnie obowiązujący i pracodawca może dostosować jego treść do własnych potrzeb. Ale nie powinien tego robić wbrew przepisom kodeksu pracy. Ma zatem swobodę, ale wyłącznie w zakresie określonym przez przepisy kodeksu pracy.
Pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących: imię (imiona) i nazwisko, imiona rodziców, datę urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Po podjęciu decyzji o zatrudnieniu pracownika pracodawca ma prawo żądać od niego złożenia kwestionariusza osobowego, zawierającego inne dane osobowe pracownika, w tym numer PESEL pracownika oraz imiona, nazwiska i daty urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy. Jeśli to wynika z odrębnych przepisów, pracodawca może żądać podania innych danych osobowych zarówno od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, jak i od pracownika.
Jeśli pracodawca zatrudnia ponownie pracownika, z którym wcześniej łączył go stosunek pracy, może wymagać od niego złożenia najpierw kwestionariusza osobowego dla kandydata, a potem dla pracownika. W ten sposób skompletuje wszystkie niezbędne dane osobowe. Nie można bowiem wykluczyć, że od poprzedniego zatrudnienia część z nich mogła się zmienić.
