Zgodnie z art. 234 § 1 kodeksu spółek handlowych zgromadzenia wspólników odbywają się w siedzibie spółki, jeżeli umowa spółki nie wskazuje innego miejsca na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
Z kolei w myśl § 2 wskazanego przepisu zgromadzenie wspólników może się odbyć również w innym miejscu na terytorium RP, jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą na to zgodę na piśmie.
Nie budzi wątpliwości, że ustawodawca przyjął jako zasadę odbywanie zgromadzeń wspólników w siedzibie spółki. Jednakże jest to przepis względnie obowiązujący, ponieważ wspólnicy otrzymali możliwość wskazania w umowie spółki innego miejsca na terytorium RP, w którym może odbyć się zgromadzenie wspólników.
Jednak problemy w praktyce rodzi kwestia dopuszczalności wyrażenia przez wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością generalnej zgody w formie uchwały na odbycie zgromadzenia poza siedzibą spółki, w sytuacji gdy zgromadzenia zgodnie z umową spółki mają odbywać się w siedzibie spółki.
Przykład
Zgromadzenia wspólników spółki M z ograniczoną odpowiedzialnością zarząd zwoływał kilka razy w roku. Wspólnikami tej spółki były trzy osoby fizyczne, które miały miejsce zamieszkania w znacznej odległości od jej siedziby.
Jeden ze wspólników zaproponował, aby wszyscy wspólnicy wyrazili „generalną zgodę” w formie pisemnej na odbywanie wszystkich zgromadzeń wspólników poza siedzibą spółki w innym miejscu na terytorium kraju dogodnym dla wszystkich wspólników. Wskazywał na konieczność częstych dojazdów do siedziby spółki w celu wzięcia udziału w zgromadzeniu wspólników i na związane z tym koszty.
Wspólnicy w związku z zamiarem zarządu zwołania kolejnego zgromadzenia wspólników wyrazili na piśmie taką „zgodę generalną”, przyjmując jako zasadę możliwość odbywania kolejnych zgromadzeń w innym miejscu na terytorium RP. Zarząd spółki zakwestionował taką „zgodę generalną”, powołując się na art. 234 §1 i 2 k.s.h.
Nie ma zgody generalnej
Analiza wskazanego przepisu art. 234 k.s.h. prowadzi do wniosku, że zgoda generalna na odbywanie zgromadzeń wspólników sp. z o.o. poza siedzibą spółki wyrażona w formie uchwały, która nie prowadzi do zmiany umowy spółki, jest niedopuszczalna.
Należy zauważyć, że § 1 tego przepisu stanowi, że zgromadzenia wspólników odbywają się w siedzibie spółki, jeżeli umowa spółki nie wskazuje innego miejsca na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
Tym samym należy podkreślić, że ustawodawca odnosi się do wszelkich zgromadzeń wspólników, wskazując jako zasadę ich odbywanie w siedzibie spółki. Z kolei § 2 tego przepisu uprawnia do wyznaczania innego miejsca na terytorium RP do odbycia zgromadzenia wspólników, jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą na to zgodę na piśmie.
Tym samym od ogólnej zasady odbywania zgromadzeń wspólników w siedzibie spółki ustawodawca dopuścił wyjątek, wyposażając wspólników w możliwość wskazania innego miejsca odbycia takiego zgromadzenia.
Analiza obu paragrafów tego przepisu oparta na wykładni językowej prowadzi do wniosku, że konkretne zgromadzenie (zindywidualizowane) może odbyć się poza siedzibą spółki w innym miejscu na terytorium kraju za zgodą wspólników.
Gdyby zamierzeniem ustawodawcy było dopuszczenie „zgody generalnej”, zapewne w § 2 znalazłby się zapis w liczbie mnogiej, tj. „zgromadzenia wspólników”, co sugerowałoby możliwość jednej zgody na odbywanie zgromadzeń poza siedzibą spółki.
Tym samym w aktualnym stanie prawnym za trafne należy uznać stanowisko, że wspólnicy spółki z o.o. mają obowiązek wyrażania na piśmie takiej zgody w odniesieniu do każdego zgromadzenia. Nie dysponują uprawnieniem do wyrażenia zgody generalnej w tym zakresie.
Bez formalnego zwołania
Należy podkreślić, że nie bez znaczenia pozostaje rola art. 234 k.s.h. w powiązaniu z całokształtem przepisów kodeksu spółek handlowych. Nie można bowiem zapominać o powyższym przepisie w przypadku korzystania z normy art. 240 k.s.h.
Zgodnie z nim uchwały można powziąć mimo braku formalnego zwołania zgromadzenia wspólników, jeżeli cały kapitał zakładowy jest reprezentowany, a nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu dotyczącego odbycia zgromadzenia lub wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad.
Przepis ten przyznaje wspólnikom sp. z o.o. prawną legitymację do odbycia zgromadzenia wspólników w trybie nieformalnym, bez zwoływania takiego zgromadzenia.
Niewątpliwie takie rozwiązanie ułatwia wspólnikom wykonywanie ich uprawnień korporacyjnych, przyznając możliwość odbycia zgromadzenia ad hoc w razie nagłej i pilnej potrzeby, bez konieczności wypełnienia obowiązków formalnych związanych z przygotowaniem i zwołaniem takiego zgromadzenia wspólników. W tym kontekście ważną rolę odgrywa art. 234 § 2 k.s.h.
Przykład
Trzej wspólnicy sp. z o.o. z siedzibą w Lublinie, którzy reprezentują 100 proc. kapitału zakładowego, podczas urlopu nad polskim morzem zgodnie postanowili odbyć zgromadzenie w pokoju hotelowym, podczas którego powzięte zostały uchwały.
Jeden z nich podniósł, że wszyscy wspólnicy powinni przed odbycie tego zgromadzenia wspólników wyrazić na piśmie zgodę na jego odbycie poza siedzibą spółki.
Pozostali wspólnicy uznali jednak, że norma art. 240 k.s.h. pozostaje bez związku z art. 234 §2 k.s.h., przyznając im kompetencję do odbycia zgromadzenia wspólników w każdym czasie i w każdym miejscu w kraju. W związku z tym zgromadzenie to odbyło się bez takiej zgody pisemnej.
Nietrafny argument
Trudno zgodzić się z argumentacją przedstawioną w przykładzie, że art. 240 k.s.h. pozostaje bez związku z art. 234 k.s.h. Niewątpliwie art. 240 k.s.h. pozwala wspólnikom na odbycie zgromadzenia wspólników bez formalnego zwołania.
Jednak nie wyłącza ogółu przepisów związanych z odbyciem i przebiegiem posiedzenia zgromadzenia wspólników. W przypadku gdy zgromadzenie odbywa się poza siedzibą spółki, konieczna jest pisemna zgodna wspólników, chyba że umowa spółki takie miejsce wskazuje.
Zdaniem autorów
Agnieszka Kos-Pęczek
Naruszenie normy art. 234 § 2 kodeksu spółek handlowych może rodzić niebagatelne skutki związane z możliwością zaskarżenia uchwał zgromadzeń wspólników, które odbyły się poza siedzibą spółki, opartego na „zgodzie generalnej” wspólników wyrażonej na piśmie.Uzasadnione w obu opisanych przykładach byłoby bowiem wytoczenie powództwa o stwierdzenie nieważności uchwały wspólników sprzecznej z ustawą na podstawie art. 252 k.s.h. przez uprawnione do tego podmioty.
Mirosław Poremba
Warto, aby wspólnicy dochowywali wymogów formalnych i przy każdym konkretnym zgromadzeniu wspólników, które ma się odbyć poza siedzibą spółki, wyrażali zgodę w formie pisemnej. Takie postępowanie lege artis uchroni spółkę przed ewentualnymi negatywnymi konsekwencjami, m.in. związanymi z możliwością zaskarżenia podjętych uchwał.
Autorka jest radcą prawnym, prowadzi własną kancelarię radcy prawnego
Autor jest prawnikiem, konsultantem kancelarii prawniczej, ekspertem firm szkoleniowych
Czytaj też:
Zobacz więcej:
