Sprawne przetwarzanie wielu przelewów

Ręczne zarządzanie płatnościami przychodzącymi do firmy lub wychodzącymi z niej jest stosunkowo proste na początkowym etapie rozwoju przedsiębiorstwa, gdy kontrahentów jest niewielu. Kiedy jednak klientów przybywa, kontrolowanie rozliczeń z nimi staje się kłopotliwe.

[srodtytul]Obsługa stałych klientów jest bardziej pracochłonna[/srodtytul]

Najwięcej pracy jest wtedy, gdy firma świadczy usługi lub sprzedaje towary klientom detalicznym i rozlicza się z nimi bezgotówkowo. Otrzymuje wówczas wiele płatności (przelewów) na stosunkowo niewielkie sumy.

Komplikacje, z jakimi musi uporać się przedsiębiorstwo, zależą w dużym stopniu od specyfiki prowadzonego biznesu. W innej sytuacji jest np. sklep internetowy, z którego usług klienci korzystają jednorazowo bądź nieregularnie, a w zupełnie innej firma regularnie świadcząca usługi stałej grupie klientów (np. dostawca Internetu, sygnału telewizyjnego, usług serwisowych opłacanych ryczałtem) i wystawiająca im cyklicznie faktury.

W pierwszym przypadku zarządzanie przychodzącymi przelewami jest dość proste. Wystarczy jednoznacznie połączyć płatność z zamówieniem, by wysłać towar dopiero wtedy, gdy pieniądze wpłyną na konto sprzedawcy. W drugim wymagane jest prowadzenie w systemie księgowym indywidualnych subkont dla każdego klienta i kontrolowanie ich salda przynajmniej raz w miesiącu.

Znaczenie może też mieć struktura zobowiązań klientów. Gdy co miesiąc na fakturze pojawia się ta sama kwota, zarządzanie należnościami jest prostsze niż wtedy, gdy suma zmienia się co miesiąc.

[srodtytul]Unikatowy numer dla każdego odbiorcy[/srodtytul]

Rozwiązaniem ułatwiającym rozliczanie dużej ilości wpłat pochodzących od wielu klientów są systemy identyfikacji płatności przychodzących (oferowane przez banki pod różnymi nazwami). Warto po nie sięgnąć już wtedy, gdy na konto firmy wpływa miesięcznie kilkaset wpłat od kontrahentów.

Metoda bazuje na założeniu, że wpłacający może wpisać błędny tytuł przelewu, wysłać go z cudzego rachunku, jednak raczej nie pomyli się w numerze konta, na jaki przesyła pieniądze. Dlatego poszczególnym kontrahentom przypisywane są indywidualne, wirtualne numery rachunków do wpłat. Często ostatnie cyfry takiego rachunku są jednocześnie identyfikatorem klienta, nadanym mu w momencie zawierania umowy.

Wpłaty na wszystkie te konta ostatecznie trafiają na jeden zbiorczy rachunek firmy. Natomiast informacje o zrobionych wpłatach są dostarczane przez bank w takiej postaci, by dało się je w pełni automatycznie przenieść do systemu księgowego wystawcy faktur.

Sięgnięcie po takie rozwiązanie ogranicza liczbę nieprawidłowo zaksięgowanych wpłat, a więc także zmniejsza koszty związane z rozpatrywaniem reklamacji. Warto podkreślić, że zastosowanie indywidualnych, wirtualnych subkont nie wpływa na to, kiedy pieniądze będą dostępne dla przedsiębiorcy odbierającego przelew.

[srodtytul]Wiele przelewów, tylko jeden zapis w historii[/srodtytul]

Banki mają też propozycje dla przedsiębiorstw wykonujących dużo przelewów wychodzących. Firma może wtedy zdecydować, by wiele operacji realizowanych tego samego dnia zostało zaksięgowanych na koncie bankowym jako jedna pozycja. Dzięki temu wyciąg z rachunku staje się zdecydowanie krótszy i przez to czytelniejszy. Łatwiej jest też utajnić wrażliwe dane.

Funkcja przelewów masowych często jest wykorzystywana do wypłaty wynagrodzeń. Dzięki niej możliwe jest ukrycie przed nieupoważnionymi osobami w firmie informacji o wysokości płac poszczególnych pracowników. Dane dotyczące poszczególnych płatności, wchodzące w skład ogólnej kwoty przelewu, są wtedy umieszczane w odrębnym raporcie i w takim formacie, by firma mogła je przenieść do swojego systemu finansowo-księgowego.

Prowizja, jaką banki pobierają za przelewy masowe, nie musi być prostą wielokrotnością opłaty za pojedyncze zlecenie. Niekiedy za skorzystanie z tej funkcji trzeba zapłacić dodatkowo. Jednak zdarza się też, że za przelewy masowe płaci się mniej niż za standardowe.

Oferta banków jest również zróżnicowana, jeśli chodzi o czas realizacji płatności. Zdarza się, że przelewy masowe są przez bank rozliczane na przykład tylko w czasie pierwszej, porannej sesji systemu Elixir. Oznacza to, że jeśli przedsiębiorcy zależy na sfinalizowaniu zlecenia jeszcze tego samego dnia, dyspozycję zbiorczego przelewu musi złożyć kilka godzin wcześniej w porównaniu z typowymi, niepowiązanymi ze sobą płatnościami.

[ramka][b]Czytaj także:[/b]