Pełnomocnik w przetargu musi być prawidłowo umocowany

Trudno oczekiwać, aby prezes dużej spółki osobiście podpisywał wszystkie dokumenty w przetargu. Dlatego może udzielić pełnomocnictwa wybranej przez siebie osobie, czy to fizycznej, czy prawnej. W zależności od zakresu umocowania będzie ona wówczas uprawniona do poszczególnych czynności lub też ogólnie do reprezentowania firmy w przetargu.

Do złożenia oferty wystarczy pełnomocnictwo ogólne. Nie ma potrzeby wskazywania konkretnych dokumentów, które będzie podpisywał pełnomocnik – wystarczy ogólne sformułowanie, np. „upoważniam do reprezentowania firmy w postępowaniach o udzielenie zamówień publicznych”.

Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby umocowanie dotyczyło tylko jednego przetargu. Może też dotyczyć konkretnych wskazanych w nim czynności.

[b]Uwaga! [/b]Pełnomocnictwo musi być sporządzone na piśmie.

[srodtytul]Konsorcjum zawsze z przedstawicielem[/srodtytul]

W przypadku wykonawców składających ofertę wspólne ustanowienie pełnomocnika jest obowiązkiem. Wynika to z art. 23 ust. 2 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?n=1&id=358718]prawa zamówień publicznych[/link] (dalej: pzp).

Zgodnie z tym przepisem członkowie konsorcjum muszą ustanowić pełnomocnika do reprezentowania w przetargu lub też zarówno do reprezentowania, jak i zawarcia umowy.

Najczęściej pełnomocnikiem konsorcjum zostaje jeden z konsorcjantów, nazywany liderem.

[ramka][b]Przykład[/b]

Cztery firmy chcą wspólnie złożyć ofertę. Spośród swego grona wybierają jedną, która będzie ich reprezentować.

Trzech wykonawców podpisuje się pod wspólnym dokumentem pełnomocnictwa, w którym upoważniają lidera (czwartą z firm) do reprezentowania w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.[/ramka]

[srodtytul]Z firmy na konkretną osobę[/srodtytul]

Pełnomocnik może udzielać dalszych pełnomocnictw. Zdarza się to często, zwłaszcza w sytuacji wspólnego ubiegania się o zamówienia przez kilka firm. Ponieważ ich pełnomocnikiem jest zazwyczaj firma, czyli osoba prawna, upoważnia ona do wykonywania dalszych czynności konkretne osoby fizyczne.

[ramka][b]Przykład[/b]

Konsorcjum wybrało lidera i udzieliło mu pełnomocnictwa. W dokumencie tym przewidziano możliwość udzielania przez niego dalszych pełnomocnictw. Lider skorzystał z tej możliwości i upoważnił swego pracownika do reprezentowania w przetargu całego konsorcjum.[/ramka]

[b]Uwaga![/b] Do ustanowienia pełnomocnictwa wtórnego konieczne jest przewidzenie takiej możliwości w pełnomocnictwie pierwotnym. Wynika to z art. 106 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=86F27ADE2102E1D67842E76D535F1BD1?id=70928]kodeksu cywilnego[/link].

[srodtytul]Ogólne nie zawsze wystarczy[/srodtytul]

Wniesienie odwołania jest czynnością przekraczającą zakres zwykłego zarządu. A w takiej sytuacji, zgodnie z art. 98 kodeksu cywilnego, konieczne jest pełnomocnictwo rodzajowe lub szczegółowe. Innymi słowy – z umocowania musi wprost wynikać, że pełnomocnik został upoważniony do wnoszenia odwołań.

[ramka][b]Przykład[/b]

Pełnomocnik konsorcjum złożył odwołanie. Zostało jednak odrzucone przez Krajową Izbę Odwoławczą jako wniesione przez osobę nieuprawnioną. Okazało się bowiem, że posiadał on jedynie ogólne umocowanie do reprezentowania konsorcjum w przetargu.[/ramka]

[srodtytul]Czasem wolno uzupełnić[/srodtytul]

Brak pełnomocnictwa lub też jego ewentualne błędy nie zawsze muszą dyskwalifikować wykonawcę. Przepisy pozwalają bowiem na uzupełnienie takiego dokumentu. Mówi o tym art. 26 ust. 3 pzp.

Chociaż z oczywistych względów uprawnienie to działa na korzyść przedsiębiorców, to wiąże się z pewnym niebezpieczeństwem. Otóż jeśli wykonawca nie uzupełni na wezwanie dokumentów, grozi mu nie tylko eliminacja z przetargu, ale i utrata wadium (art. 46 ust. 4a pzp).

Jedynym ratunkiem jest udowodnienie, że zaniechanie wynikało z przyczyn nieleżących po stronie wykonawcy. W praktyce jest to jednak bardzo trudne, jeśli nie niemożliwe.

[ramka][b]Co wynika z orzecznictwa[/b]

[b]Postanowienie Krajowej Izby Odwoławczej z 6 stycznia 2008 r. (KIO/UZP/ 1471/08)[/b] „Izba stwierdza, że pełnomocnictwo dla lidera konsorcjum wynikające z przedstawionej umowy ma charakter ogólny w rozumieniu art. 98 kodeksu cywilnego. Pełnomocnictwo dla lidera obejmuje jedynie postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego i zawarcie umowy (...).

Natomiast żadną miarą nie upoważnia lidera konsorcjum do wnoszenia odwołania, które jest rozpatrywane przez instytucję zewnętrzną – Krajową Izbę Odwoławczą, w szczególnej procedurze. Do wniesienia odwołania wymagane jest pełnomocnictwo co najmniej rodzajowe w rozumieniu przepisów art. 98 k.c.”.

[b]Postanowienie Sądu Okręgowego w Radomiu z 7 marca 2006 r. (IV Ca 71/06)[/b]

„Do występowania ze środkiem ochrony prawnej (protest, odwołanie i skarga do sądu) konieczne jest pełnomocnictwo określające rodzaj czynności (w niniejszej sprawie złożenie odwołania). (…) Takiego warunku nie spełniają przedłożone do akt pełnomocnictwa zawierające sformułowania »reprezentowanie w postępowaniu o udzielenie zamówienia czy w postępowaniu przetargowym« jako ogólne i niewskazujące na konkretny rodzaj czynności, do których podejmowania umocowany był skarżący”.

[b]Wyrok z 11 marca 2010 r. (KIO/UZP 235/10)[/b]

„Interpretacji pełnomocnictwa należy dokonywać w oparciu o pełną jego treść, a nie w oparciu o jedno wyrwane z kontekstu zdanie. Z analizy treści pełnomocnictwa wynika, że pan Dinesh T. ma prawo do udzielania i odwoływania pełnomocnictw, jak również prawo do działania w imieniu spółki (przenoszenia poprzez tak udzielone pełnomocnictwo określonych praw). Ustanowienie pełnomocnictwa bez możliwości przeniesienia określonych praw pozbawione byłoby racji bytu.

Natomiast brak wskazania prawa do odwołania lub zawieszenia pełnomocnictwa nie stanowi okoliczności świadczącej o jego nieprawidłowości. Mocodawca, zgodnie z przepisami k.c., ma bowiem prawo do odwołania pełnomocnictwa w każdym momencie trwania tego stosunku prawnego, a jego dopuszczalność nie zależy od zaistnienia jakichkolwiek przyczyn”.