Polecenie wyjazdu służbowego nie zawsze na piśmie

Powierzenie pracownikowi przez pracodawcę wykonania określonego zadania służbowego poza stałym miejscem pracy wymaga odpowiedniego udokumentowania. Obowiązujące przepisy prawa pracy nie określają jednak formy, w jakiej powinno zostać wydane polecenie odbycia wyjazdu służbowego.

Dla celów dowodowych oraz w celu rozliczenia delegacji zalecana jest jednak forma pisemna. [b]Stosowany najczęściej druk delegacji jest z jednej strony poleceniem służbowym, z drugiej dokumentem, na podstawie którego pracodawca dokonuje późniejszego rozliczenia kosztów delegacji.[/b]

Polecenie delegacji służbowej, poza oznaczeniem pracownika, powinno zawierać podstawowe informacje związane z wyjazdem, tj:

- wskazanie jego celu – zarówno miejsca (miejsc) docelowego, jak i zadań do wykonania przez pracownika,

- wskazanie miejsca rozpoczęcia podróży służbowej (miejscowość rozpoczęcia i zakończenia określa pracodawca; może on uznać za miejscowość rozpoczęcia lub zakończenia podróży miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika),

- wskazanie terminu wyjazdu, czasu, na jaki opiewa delegacja (przynajmniej w przybliżeniu – pracodawca nie jest najczęściej w stanie z góry określić dokładnych godzin rozpoczęcia, a zwłaszcza zakończenia podróży służbowej),

- określenie środka transportu (określa go pracodawca, przy czym może kierować się sugestiami pracownika),

- wskazanie, czy pracownik otrzymał zaliczkę na pokrycie kosztów podróży – jeśli tak, to powinna być określona wysokość zaliczki (jej wypłata jest obligatoryjna w przypadku delegacji zagranicznych, w odniesieniu do delegacji krajowych zaliczkę wypłaca się na wniosek pracownika),

- wskazanie, w jakim terminie osoba delegowana ma się rozliczyć z delegacji (przedstawić rozliczenie kosztów podróży, z uwzględnieniem pobranej zaliczki) – zgodnie z przepisami delegowany ma na to 14 dni, licząc od dnia zakończenia podróży.

[ramka][b]Przykład[/b]

Pracownik pracuje w Gdańsku, natomiast mieszka w Wejherowie. Wskazanie jako miejscowości rozpoczęcia podróży służbowej miejsca zamieszkania spowoduje, że świadczenia z delegacji (diety, przejazdy) liczone będą od chwili wyjazdu pracownika z tej miejscowości.