Kiedy menedżer kończy kadencję i przestaje być członkiem zarządu

[link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=0878F97C9B855869DA1A3F9BAD45E3AB?id=133014]Kodeks spółek handlowych (DzU z 2000 r., nr 94, poz. 1037 ze zm.)[/link] nie zawiera legalnej definicji pojęć „kadencja” i „mandat”. Należy uznać, że „mandat członka organu” to posiadanie statusu członka organu menedżerskiego spółki i uprawnienie do realizowania związanej z tym funkcji, a także obowiązki z tym połączone. Z kolei „kadencja członka organu” to okres, na który powołano taką osobę.

Pojęcia te nie są ze sobą tożsame, co znalazło potwierdzenie również w wyroku S[b]ądu Najwyższego z 10 listopada 2006 r. (I CSK 246/06, OSNC 2007/7-8/124)[/b], zgodnie z którym: „mandat członka zarządu spółki akcyjnej jest uprawnieniem do sprawowania funkcji piastuna organu osoby prawnej, natomiast kadencja wyznacza okres pełnienia funkcji w zarządzie”.

[srodtytul]Przede wszystkim decyduje umowa[/srodtytul]

Zakładając, że nie nastąpią żadne nadzwyczajne okoliczności – takie jak śmierć, rezygnacja, odwołanie członka z organu spółki czy zaistnienie ustawowo przewidzianej przeszkody prawnej w pełnieniu funkcji (por. np. art. 18, 214 lub 387 k.s.h.) – mandat członka organu menedżerskiego spółki wygasa wskutek upływu czasu, na jaki został powołany. Okres kadencji w organie spółki uzależniony jest w pierwszej kolejności od postanowień jej umowy (statutu), a jedynie w razie braku odpowiednich uregulowań – od przepisów k.s.h.

Gdy umowa spółki (statut) nie stanowi inaczej – w tym także milczy na ten temat – mandat członka organu menedżerskiego spółki powołanego na jeden rok wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników (walnego zgromadzenia) zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji (będący jednocześnie ostatnim pełnym rokiem obrotowym pełnienia funkcji).

[srodtytul]Rok może trwać dłużej[/srodtytul]

Z uwagi na to, że rozpoczęcie kadencji następuje zazwyczaj już w trakcie trwania roku obrotowego, pierwszym pełnym rokiem obrotowym pełnienia funkcji jest ten rok, w trakcie którego kadencja wygasa. Mandat zaś wygasa w roku następnym. Tak więc urzędowanie osoby powołanej na jeden rok w rzeczywistości może trwać nawet dłużej niż dwa lata.

Natomiast w przypadku powołania członka organu na okres dłuższy niż rok (co może wynikać tylko z umowy lub statutu spółki; nigdy zaś tylko z regulaminów) jego mandat wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia tej funkcji (zob. art. 202 § 2, art. 218 § 2, art. 369 § 4 i art. 386 § 2 w zw. z art. 369 § 4 k.s.h.).

[srodtytul]Skrócić czy wydłużyć[/srodtytul]

Istnieją bardzo poważne wątpliwości co do tego, jak należy rozumieć pojęcie „ostatni pełny rok obrotowy”. Sporne jest też, czy należy okres pełnienia funkcji przedłużać czy też skracać, a literalna wykładnia przepisów odnoszących się do określenia momentu wygaśnięcia mandatów zdaje się zezwalać na oba te zabiegi.

Rozstrzygnięcie tego zagadnienia ma niebagatelne znaczenie praktyczne. Przyjmując bowiem, że wykładnia k.s.h. przemawia za uznaniem „teorii skracania mandatu”, zdarzyć się może, iż mandaty członków organów menedżerskich spółki wygasają wraz z zatwierdzeniem sprawozdania finansowego, a nowi członkowie nie zostają powołani. A to oznacza, że spółka nie ma od tego momentu umocowanego do działania organu.

Stan taki mógłby implikować daleko idące konsekwencje na gruncie prawa cywilnego bądź podatkowego, i to zarówno dla spółki, jak i jej kontrahentów. Mógłby też mieć poważne konsekwencje dla członków zarządu spółki ponoszących znaczną odpowiedzialność finansową za dopuszczenie do sytuacji, gdy rada nadzorcza spółki przez ponad trzy miesiące pozostaje w nienależytym składzie (zob. art. 594 § 2 k.s.h. w zw. z art. 594 § 1 k.s.h.).

[srodtytul]Jak liczyć[/srodtytul]

Zdaniem autora tekstu należy podzielić pogląd, że ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji przez członka organu menedżerskiego spółki kapitałowej oznacza cały (właśnie pełny, nieprzerwany) rok kalendarzowy, w którym ta osoba nieprzerwanie sprawowała swą funkcję.

Rok, w trakcie którego wygasł mandat tej osoby wskutek zatwierdzenia sprawozdania finansowego, nie spełnia więc tego wymogu, gdyż nie jest pełnym (całym, nieprzerwanym) rokiem obrotowym pełnienia funkcji, oczywiście przy założeniu, że taki członek nie został ponownie powołany do organu.

Z kolei pierwszym rokiem obrotowym jest rok, w którym dana osoba została powołana do zarządu lub rady nadzorczej (a nie dopiero pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia tej funkcji).

[ramka][b]Przykład [/b]

Osoba A została powołana 30 marca 2005 r. na mocy uchwały walnego zgromadzenia do pełnienia funkcji członka rady nadzorczej spółki na pięć lat (rok obrotowy tej spółki pokrywa się z rokiem kalendarzowym).

Jej mandat wygaśnie z dniem zatwierdzenia sprawozdania finansowego za 2009 r., tj. do końca czerwca 2010 r. Od tego dnia w radzie nadzorczej tej spółki jest wakat, który powinien być uzupełniony. Dbać o to powinien zarząd spółki, w przeciwnym razie jego członkom grozi odpowiedzialność karna.[/ramka]

Można się spotkać z innymi poglądami, m.in., że jeżeli czas sprawowania funkcji członka organu menedżerskiego spółki nie pokrywa się dokładnie z rokiem obrotowym, to ulega on stosownemu wydłużeniu, czy też by rozpoczynać obliczanie kadencji od pierwszego pełnego roku obrotowego (tj. de facto przedłużać ten okresu o rok). Nie zasługują one jednak na aprobatę, choć nie sposób przejść obok nich obojętnie.

[srodtytul]Skutki daleko idące[/srodtytul]

Wątpliwości co do dokładnego określenia momentu wygaśnięcia mandatów członków organów spółki kapitałowej z powodu upływu wieloletniej kadencji trzeba traktować z powagą. Stosowanie bowiem niewłaściwej wykładni może doprowadzić do sytuacji, gdy spółka jest pozbawiona umocowanego do działania organu (w skrajnych przypadkach nawet przez rok), co może implikować daleko idące konsekwencje prawne dla spółki, jej kontrahentów oraz członków organów spółki.

Szczególnie kłopotliwe może to być w spółkach, w których członkowie zarządów wyłaniani są w drodze – trwającego niekiedy wiele tygodni – konkursu. Ta długotrwałość procedur sprawia, iż do momentu wyboru nowego członka zarządu w spółce przez dłuższy czas nie ma pełnego składu organu.

Rodzić to może poważne komplikacje, szczególnie gdy statut spółki przewiduje stałą liczbę członków zarządu. Zarząd przez dłuższy czas nie może podejmować decyzji. Jeszcze gorsza jest sytuacja w przypadku zarządu jednoosobowego.

[srodtytul]Bezpieczna wykładnia[/srodtytul]

Poza stricte prawnymi argumentami przy wykładni przepisów dotyczących wygaśnięcia mandatów członków organów menedżerskich spółek kapitałowych bezpieczniej jest przyjąć ostrożną postawę i uznać, że mandat członka organu wygasa wcześniej.

W takim przypadku należy więc ponownie powołać daną osobę do pełnienia dotychczasowej funkcji (na nową kadencję) lub też – jeśli na stanowisku ma zajść zmiana – powołać inną osobę (niekiedy będzie to wymagało przeprowadzenia odpowiednich postępowań konkursowych).