[b]- Kierowca zatrudniony w urzędzie miejskim małej miejscowości w pobliżu większej aglomeracji codziennie jeździ z burmistrzem i pracownikami do urzędu powiatu (ok. 15 km) i miasta wojewódzkiego (też ok. 15 km), gdzie załatwiają różne sprawy służbowe. Swoje wyjazdy dokumentuje w karcie drogowej. Czy oprócz tego muszę codziennie wydawać mu druk polecenia wyjazdu? Jeśli tak, to czy ma on potwierdzać pobyt służbowy na druku delegacji w każdym miejscu, w którym był?[/b]
[i][b]Odpowiada Marcin Leki, starszy inspektor pracy w Okręgowym Inspektoracie Pracy w Poznaniu:[/b][/i]
Aby zaliczyć wydatki z tytułu podróży służbowych do kosztów uzyskania przychodu, podatnik musi je prawidłowo udokumentować.[link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=167998] Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości i warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (DzU nr 236, poz. 1990 ze zm.[/link], dalej rozporządzenie) nie określa wzoru dokumentu potwierdzającego odbycie delegacji. Najczęściej stosuje się polecenie wyjazdu służbowego i dowód wewnętrzny – rozliczenie delegacji służbowej.
Z rozporządzenia nie wynika też, jakie dane ma zawierać polecenie wyjazdu służbowego, aby stanowiło dowód potwierdzający wykonanie podróży. Konieczne elementy tego dokumentu wskazał natomiast [b]Naczelny Sąd Administracyjny w Szczecinie w wyroku z 19 lutego 1997 r. (SA/123/96).[/b]
W poleceniu niezbędne jest określenie daty i godziny powrotu, liczby dni i godzin przebywania w podróży. Szofer nie musi potwierdzać na druku delegacji pobytu w poszczególnych miejscowościach stanowiących cel podróży.
Rozporządzenie nie określa również zasad wystawiania dokumentu podróży służbowych. Jeśli kierowca codziennie odbywa delegacje po kraju, nie ma obowiązku wystawiania mu każdorazowo polecenia wyjazdu służbowego. Takie polecenie może obejmować np. okres tygodniowy. Jedyne ograniczenie w tym zakresie wynika z § 8a ust. 2 rozporządzenia. Zgodnie z nim z kosztów podróży służbowych pracownik musi rozliczyć się w ciągu 14 dni od zakończenia delegacji.
