Pracodawca ma obowiązek prowadzić ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. W tym celu prowadzi kartę ewidencji czasu pracy, w której wpisuje elementy czasu pracy wymienione w [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=73963]rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej regulującym zakres prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposób prowadzenia akt osobowych pracownika[/link]. W rozporządzeniu czas przejazdu w delegacji nie został wymieniony jako czas pracy podlegający osobnemu ewidencjonowaniu.
Nie ulega wątpliwości, że delegacja jest czasem pracy. Pracownik pozostaje podczas jej odbywania w dyspozycji pracodawcy w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę do wykonywania pracy (art. 128 k.p.). Z punktu widzenia obowiązków ewidencyjnych pracodawcy znaczenie ma ustalenie, czy delegacja jest normalnym czasem pracy pracownika czy też pracą w godzinach nadliczbowych. Wobec tego należy uznać, że [b]delegacja ewidencjonowana jest jako zwyczajny czas pracy pracownika, jeżeli godziny, w których jest odbywana, przypadają na godziny pracy podwładnego wynikające z obowiązującego go rozkładu czasu pracy.[/b] Dotyczy to również czasu przejazdu, jeżeli przypada na normalne godziny pracy pracownika.
Jeżeli w czasie odbywanej podróży służbowej pracownik wykonuje pracę ponad obowiązujące go normy czasu pracy, to taka praca stanowi pracę w godzinach nadliczbowych i podlega ewidencjonowaniu jako praca w godzinach nadliczbowych, a nie jako praca wykonywana podczas odbywanej podróży służbowej. Natomiast czas przejazdu odbywanego poza normalnymi godzinami czasu pracy pracownika nie podlega ewidencjonowaniu, ponieważ nie stanowi on ani normalnego czasu pracy, ani pracy w godzinach nadliczbowych, gdyż praca nie jest w takim wypadku co do zasady wykonywana.
W świetle powyższego można uznać, iż obowiązkowemu ewidencjonowaniu podlega tylko taki czas przejazdu, który odbywa się w normalnym czasie pracy danego pracownika i uznawany jest za jego czas pracy. Poza normalnymi godzinami pracy pracodawca nie ma obowiązku ewidencjonowania czasu przejazdu w delegacji.
Jednakże z punktu widzenia należności przysługujących pracownikowi w związku z podróżą służbową, w szczególności diet, ewidencjonowanie informacji dotyczących czasu przejazdu pracownika może leżeć w interesie samego pracodawcy.
[i]Autorka jest aplikantem radcowskim w Deloitte Legal, Pasternak i Wspólnicy Kancelaria Prawnicza sp.k.[/i]
