Jeszcze w ubiegłym roku stanowisko doktryny, sądów oraz Państwowej Inspekcji Pracy na ten temat było w zasadzie jednolite: miejsce pracy przedstawiciela handlowego nie może być określone zbyt szeroko. Więcej, powinno być wskazane precyzyjnie, również jako jednostka administracyjna kraju (powiat). Nie było natomiast wiadomo, czy poprawne jest ustalenie go szerzej, nawet jeśli pracodawca i pracownik zgadzali się na obszar większy od powiatu.

W związku z tym najbezpieczniejsze było unikanie określeń zbyt szerokich, takich jak „obszar całego kraju”, lub wskazywania zbyt dużej ilości województw. Jednocześnie należało pamiętać, że miejsce wykonywania pracy powinno być w umowie o pracę tak ustalone, aby pracownik miał możliwość wykonywania swoich zadań, wliczając w to czas dojazdu do miejsca wykonania swoich obowiązków, w ramach umówionej dobowej i tygodniowej normy czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym (tak [b]wyrok Sądu Najwyższego z 11 kwietnia 2001 r., I PKN 350/00[/b]).

Co się jednak działo w sytuacji, kiedy przedstawiciel handlowy umówił się z pracodawcą, że będzie odwiedzał regularnie klientów w całym kraju? Jak pracodawca powinien wówczas określić jego miejsce pracy w umowie o pracę?

Wskazując rzeczywiste, uzgodnione miejsce pracy, czyli cały kraj, pracodawca postąpiłby sprzecznie z wytycznymi Państwowej Inspekcji Pracy, natomiast określając jako obszar jednego powiatu – stwierdzałby w umowie nieprawdę. Ponadto powstałaby sytuacja, w której pracownik wyjeżdżając poza powiat, ciągle przebywałby w podróży służbowej, mimo że wykonywałby jedynie swoje podstawowe obowiązki uzgodnione z pracodawcą.

Jednak we wspomnianym wyroku z 11 kwietnia 2001 r. SN stwierdził, że nie jest podróżą służbową stałe wykonywanie zadań w różnych miejscowościach i terminach, których wyboru dokonuje każdorazowo sam pracownik w ramach uzgodnionego rodzaju pracy. Przyjęcie bowiem, że pracownik może przebywać w podróży służbowej cały czas, byłoby sprzeczne z samą istotą tej instytucji. Jeżeli pracownik nie przebywałby więc ani w miejscu pracy, ani w podróży służbowej, to jak zakwalifikować takie wyjazdy poza powiat?

[srodtytul]Przełomowa czy niefortunna[/srodtytul]

[b]19 listopada 2008 r. pojawiła się uchwała składu siedmiu sędziów Sądu Najwyższego (II PZP 11/08), która zachwiała wypracowaną praktyką.[/b]

Z jej treści wynika, że miejsce pracy kierowcy transportu międzynarodowego może być w umowie o pracę określone poprzez wskazanie obszaru całej Unii Europejskiej.

Sąd Najwyższy stwierdził również, że kierowca odbywający podróże służbowe w ramach wykonywania umówionej pracy i na określonym w umowie o pracę obszarze jako miejsce świadczenia pracy nie przebywa w podróży służbowej w rozumieniu art. 77[sup]5[/sup] § 1 kodeksu pracy.

Ta uchwała spowodowała powrót rozważań na temat poprawnego określenia miejsca pracy. Pojawiło się pytanie: [b]czy zasady wskazane w uchwale można stosować również do przedstawicieli handlowych, skoro dotyczyła ona bezpośrednio kierowców transportu międzynarodowego?[/b]

Od pojawienia się jej minęło już kilka miesięcy. Przyjrzyjmy się więc bliżej, co się zmieniło lub co też powinno było się zmienić w tym czasie.

[srodtytul]Inspekcja różnie interpretuje[/srodtytul]

Z informacji, jakich udzielają państwowe inspektoraty pracy z różnych województw, wynika, że [b]poszczególne inspekcje odmiennie interpretują uchwałę SN. Według niektórych miejsce pracy przedstawiciela handlowego można obecnie określać jako obszar całego kraju. Również w doktrynie prawa pracy nie brak zdecydowanych głosów, że uchwałę SN można stosować do przedstawicieli handlowych i innych pracowników mobilnych.

Jednak według stanowiska reprezentowanego przez inne inspektoraty określenie miejsca pracy jako obszaru całego kraju jest nadal zbyt szerokie[/b].

Główny Inspektorat Pracy dotąd nie wypowiedział się w tej sprawie. Z niepotwierdzonych informacji wynika, że miałoby ograniczyć stosowanie uchwały SN ściśle do kierowców transportu międzynarodowego. Co ciekawe, stanowisko to miałoby dokonać takiego zawężenia wbrew linii najnowszego orzecznictwa sądowego idącego w ślad uchwały SN. Chodzi tutaj mianowicie o [b]wyroki Sądu Najwyższego z 3 grudnia 2008 r. (I PK 107/08), z 27 stycznia 2009 r. (II PK 140/08) i z 5 maja 2009 r. (I PK 279/07)[/b].

Ustalenie poprawnego sposobu określania miejsca pracy przedstawicieli handlowych jest o tyle ważne, że stanowi ono jeden z istotnych elementów umowy o pracę. Co prawda niewskazanie go lub błędne wskazanie nie spowoduje, że stosunek pracy się nie nawiąże. Przyjmuje się wówczas, że miejscem pracy jest faktyczne stałe miejsce jej wykonywania przez pracownika lub w razie wątpliwości przy ustalaniu takiego miejsca – siedziba pracodawcy.

W razie jednak braku odpowiedniego postanowienia pracodawca może zostać pociągnięty do odpowiedzialności za wykroczenie przeciwko prawom pracownika na podstawie art. 281 pkt 2 k.p.

[srodtytul]Skutki podatkowe oraz ubezpieczeniowe[/srodtytul]

Określenie miejsca pracy przedstawicieli handlowych ma wpływ nie tylko na poprawność umowy o pracę, ale także na rozliczanie kosztów dodatkowych wyjazdów przedstawicieli handlowych, czyli kosztów noclegów, parkingów itp. Z reguły koszty takie na bieżąco ponoszą pracownicy będący w podróży, a pracodawcy je później zwracają. Powstaje bowiem pytanie dotyczące zasad ewentualnego opodatkowania takich wypłat dokonywanych przez pracodawców na rzecz pracowników.

Zgodnie bowiem z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=49C5C4C124DD24B03EE8724C779CCB62?id=80474]ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.)[/link] zwolnienie podatkowe dotyczy tylko diet i innych należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Są one także zwolnione ze składki zdrowotnej i składek na ubezpieczenie społeczne.

Jeśli miejsce pracy określone jest szeroko, podróże do klientów nawet na terenie całego kraju nie są podróżami służbowymi, ponieważ wykonując w kraju swoje zwykłe obowiązki służbowe, pracownik nie wyjeżdża poza miejsce pracy określone w umowie. W konsekwencji, gdy pracodawca zwróci pracownikowi np. koszty noclegu, otrzymana wpłata zostanie potraktowana jako przychód ze stosunku pracy, podlegający wszystkim obciążeniom podatkowym i składkowym.

W tej sytuacji albo pracownik nie otrzyma pełnego zwrotu, ponieważ część kwoty wypłaconej przez pracodawcę zostanie przekazana do urzędu skarbowego i ZUS w postaci zaliczek na podatek oraz składek, albo pracodawca musi wypłacić pracownikowi większą kwotę, taką, aby po potrąceniu podatku i składek pracownik otrzymał sumę odpowiadającą jego wydatkom.

Gdy w umowie o pracę przedstawiciel handlowy ma ustalone miejsce pracy jako jeden powiat, wszystkie wyjazdy poza ten powiat powinny być traktowane jako podróż służbowa. Wówczas, gdy pracodawca zwraca pracownikowi koszty np. noclegu, otrzymana wpłata jest zwolniona z podatku i innych obciążeń.

W rzeczywistości jednak, [b]jeśli zakres zadań pracownika od początku obejmował takie wyjazdy, pracownik wykonuje poza powiatem swoje uzgodnione z pracodawcą obowiązki służbowe, ale nie przebywa w podróży służbowej.

Traktowanie więc takich wyjazdów jako podróży służbowych, mimo że formalnie od strony dokumentacyjnej wszystko się zgadza, jest również obarczone pewnym ryzykiem[/b], zwłaszcza jeśli przedstawiciel handlowy sam organizuje sobie pracę, samodzielnie decyduje o planie i częstotliwości wyjazdów.

[srodtytul]Co można zrobić[/srodtytul]

W świetle zderzenia regulacji prawa pracy i prawa podatkowego, dotyczących sposobu określenia miejsca pracy i wyjazdów poza miejsce pracy przedstawicieli handlowych, pracodawca powinien określić swoje priorytety.

Jeżeli chce wykorzystać zwolnienie podatkowe należności za podróże służbowe, powinien tak zorganizować pracę przedstawicieli handlowych, aby każdorazowo byli oni wysyłani w podróż służbową przez przełożonego, co będzie potwierdzone w odpowiedniej dokumentacji wewnętrznej.

Jeśli natomiast dla pracodawcy kluczowe jest samodzielne i swobodne kształtowanie przebiegu wykonywania pracy i wizyt u klientów przez przedstawicieli handlowych, zwrot kosztów dodatkowych podróży będzie opodatkowany podatkiem dochodowym od osób fizycznych i obciążony składkami na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, pozostaje jedynie ustalenie, kto – pracownik czy pracodawca – ekonomicznie poniesie ciężar podatku i składek.

Warto także poczekać na oficjalne stanowisko głównego inspektora pracy. Jeżeli dopuści on szerokie określanie miejsca pracy przedstawicieli handlowych, pracodawcy będą mieli możliwość wyboru sposobu organizacji pracy przedstawicieli handlowych ze świadomością związanych z tym skutków podatkowych.

Prawdopodobne jest jednak, że to stanowisko wykluczy możliwość szerokiego określenia miejsca pracy przedstawicieli handlowych. Wówczas po stronie pracodawców powstanie konieczność każdorazowego oddelegowania przedstawicieli handlowych w podróż służbową, ale umożliwi rozliczanie kosztów dodatkowych bez dodatkowych obciążeń fiskalnych. A że będzie sprzeczne z istotą samej instytucji podróży służbowej i orzecznictwem Sądu Najwyższego, na to już pracodawca wpływu, niestety, mieć nie będzie.

[i]Beata Kuczek-Maruta jest radcą prawnym i właścicielką Kuczek-Maruta Kancelaria Radców Prawnych

Ewa Miszczyk-Wróbel jest konsultantem w tej kancelarii[/i]

[ramka][b]Wskazówka z izby skarbowej[/b]

Spółka wypłacała przedstawicielom handlowym należności z tytułu podróży służbowych, mimo że mieli oni określone miejsce pracy jako obszar całego kraju. Rozliczając te delegacje, spółka pokrywała również koszty dodatkowe związane z taką delegacją (stosownie do art. 77[sup]5[/sup] k.p.).

Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu 9 marca 2009 r. uznał takie działanie za prawidłowe, wydając indywidualną interpretację podatkową w tej sprawie.

W zaprezentowanym stanie faktycznym pracownicy spółki nie decydowali jednak sami o wykonywaniu swoich zadań służbowych. Wyjazdy były każdorazowo zlecane przez kierownika działu lub prezesa zarządu. Ponadto spółka prowadziła całą dokumentację związaną z poleceniami każdego wyjazdu oraz rozliczeniami delegacji.

Pamiętając, że indywidualna interpretacja chroni tylko podatnika, który o nią wystąpił, można potraktować ją jako wskazówkę w zakresie organizacji pracy przedstawicieli handlowych oraz sposobu rozliczania ponoszonych przez nich kosztów dodatkowych, która umożliwia optymalizację obciążeń podatkowych nawet przy szerokim określeniu miejsca pracy. Jeżeli jednak przedstawiciele handlowi, którzy mają szeroko określone miejsce pracy, sami organizują sobie czas pracy i decydują, kiedy pojadą do danego klienta, a dodatkowo jest to w taki właśnie sposób uregulowane w umowach o pracę lub innych dokumentach dotyczących stosunku pracy, wówczas nie ma podstaw do zastosowania zwolnienia podatkowego dla wypłacanego takim pracownikom zwrotu kosztów dodatkowych. [/ramka]