Pracownik podróżuje, pracodawca zwraca koszty i nie nalicza podatku

Organy podatkowe często są zdania, że w takiej sytuacji u pracownika, który dostaje od pracodawcy zwrot kosztów podróży, pojawia się przychód opodatkowany PIT.

[srodtytul]Gdy szef funduje posiłki[/srodtytul]

Jeśli pracodawca sam finansuje bezpośrednio koszty całodziennego wyżywienia pracowników przebywających w podróży służbowej i nie są im wypłacane diety, wartość tych świadczeń nie jest dla pracowników przychodem podlegającym opodatkowaniu. Potwierdza to [b]interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 26 stycznia 2009 r. (IPPB2/415-1513/ 08-2/AK).[/b]

[srodtytul]Koszt wyżywienia wyższy od diety[/srodtytul]

A co w sytuacji, gdy po powrocie z wyjazdu służbowego pracownicy przedkładają pracodawcom rachunki (faktury) dokumentujące koszty wyżywienia przekraczające dietę? Co do zasady, zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie krajowych podróży służbowych, pracownikowi przysługuje dieta w wysokości 23 zł za każdą dobę przebywania w podróży. Czy zatem zwrot wydatków wynikających z faktury przewyższający 23 zł jest opodatkowany? W mojej ocenie nie powinno być wątpliwości, że nadwyżka ponad limit 23 zł nie jest przychodem do opodatkowania.

Dlatego że korzystając z wyżywienia podczas podróży służbowej, pracownik nie otrzymuje żadnego świadczenia o charakterze osobistym. Zwrot wydatków, nawet przekraczający limit diety, jest jedynie zwrotem kosztów niezbędnych do prawidłowego wykonania przez pracownika zadania w ramach wyjazdu służbowego. Przychód po stronie pracownika może powstać jedynie wtedy, gdy mamy sferę tzw. korzyści prywatnych. Wydatki poniesione przez pracownika w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych podczas podróży, nawet przewyższające określony w przepisach limit, takiego charakteru nie mają.

Nie ma zatem konieczności doliczenia świadczeń związanych z podróżą służbową do przychodu pracownika wtedy, gdy:

- pracownik we własnym zakresie podniósł wydatki i są one mu zwrócone bądź

- pracownik wydatkował kwoty bezpośrednio z rachunku pracodawcy.

[srodtytul]Tylko zwrot wydatków wolny od podatku[/srodtytul]

Inaczej będzie w sytuacji, gdy pracownik poniesie koszt z firmowego rachunku, a później otrzyma od pracodawcy równowartość tego świadczenia. Nie można w tym wypadku mówić o zwrocie wydatków poniesionych podczas podróży służbowej. Przypomniała o tym[b] Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji z 24 października 2008 r. (IBPB2/415-1293/ 08/BJ)[/b]: „Skoro zatem pracownik nie poniósł finansowych kosztów wynajmu samochodu i paliwa wynikających z faktury i rachunków, brak jest podstaw do uznania, że wypłacając pracownikowi kwoty widniejące na fakturze i rachunkach pracodawca dokonuje zwrotu wydatków. Tym samym (...) wypłacone sumy będą podlegać opodatkowaniu jako przychód ze stosunku pracy, do którego nie ma podstaw zastosowanie jakiegokolwiek ze zwolnień wymienionych w art. 21 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych”.

[srodtytul]Taksówki, bilety, gazety[/srodtytul]

Przepisy dotyczące podróży służbowych mówią też o zwrocie innych udokumentowanych wydatków związanych z podróżą, nie precyzując jednak, o jakie wydatki chodzi. Nie ograniczają również ich wysokości, pozostawiając to każdorazowo w gestii pracodawcy, który decyduje o ich zwrocie. Będą to przykładowo: bilety wstępu na targi, opłacenie drobnych poczęstunków dla kontrahentów, zwrot kosztów przejazdu taksówką. U pracownika, który otrzymuje zwrot tych kosztów, nie pojawia się przysporzenie majątkowe o charakterze osobistym. Nie powstaje więc obowiązek zapłaty podatku.

Oczywiście gdyby pracownik poniósł w trakcie podróży służbowej wydatki o charakterze osobistym (np. zakup pamiątek, gazet itp.), ich zwrot, nawet jeżeli w ocenie pracodawcy związane były pośrednio z wyjazdem służbowym, nie będzie korzystał ze zwolnienia od PIT.

Na ten temat pisaliśmy też w DF z 12 lutego br., „[link=http://www.rp.pl/artykul/261727.html]Gdy pracodawca zwraca za rachunek z restauracji, nie nalicza podatku[/link]”.

[ramka][b]Zwolnienie dla świadczeń związanych z podróżą[/b]

Art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o PIT zwalnia z podatku dochodowego diety i inne należności za czas:

- podróży służbowej pracownika,

- podróży osoby niebędącej pracownikiem (np. zleceniobiorcy, pełnomocnika, członka rady nadzorczej),do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy.

Te odrębne przepisy to dwa rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej:

- na obszarze kraju [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=60F47F3DC6F22195E626AE0A8A32357F?id=167998](DzU z 2002 r. nr 236, poz. 1990)[/link] oraz

- poza granicami kraju [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=6E03B09E01977F87C76905D57C2DEC1C?id=167999](DzU z 2002 r. nr 236, poz. 1991)[/link].