Jeden z naszych czytelników ma problem z rozliczeniem zwrotu kosztów za nocleg w zagranicznej podróży służbowej. Koszty noclegu zwracane są na podstawie przedstawionych rachunków. Zdarzają się jednak sytuacje, że koszt jednego noclegu wynikający z faktury jest wyższy niż kwota limitu za nocleg dla danego państwa określona w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju.
Koszty przekraczające określone limity wynikają z tego, że w danym mieście za granicą nie ma możliwości zdobycia tańszego noclegu. Czytelnik pyta, czy gdy spółka zwróci pracownikowi faktycznie poniesione koszty noclegu w hotelu na podstawie przedstawionej faktury lub rachunku, które są wyższe niż przewidziane we wspomnianym rozporządzeniu, zwrócona nadwyżka ponad limit będzie dla niego przychodem opodatkowanym PIT.
W myśl art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.
[srodtytul]Stawki z przepisów[/srodtytul]
Pracownikowi przysługują z tytułu odbytej podróży służbowej w terminie i w miejscu określonym przez pracodawcę diety oraz zwrot kosztów za przejazdy, dojazdy, noclegi, a także inne wydatki określone przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Podlegają one zwolnieniu od podatku dochodowego od osób fizycznych.
W wypadku podróży służbowej wykonywanej poza granicami Polski limitem są wielkości wynikające z [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=167999]rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (DzU z 2002 r. nr 236, poz. 1991 ze zm.)[/link].
[srodtytul]Więcej, gdy jest to uzasadnione[/srodtytul]
Na podstawie § 2 pkt 2 lit. b rozporządzenia z tytułu podróży odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługuje zwrot kosztów noclegów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, w granicach ustalonego na ten cel limitu określonego w załączniku do rozporządzenia. W uzasadnionych wypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit.
Gdy zatem pracodawca wyrazi zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit określony w rozporządzeniu, uznając taki przypadek za uzasadniony, zwrócona nadwyżka ponad limit będzie wolna od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT.
[ramka][b]GPP uwaga [/b]Niezbędnym warunkiem skorzystania ze zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT jest odbycie przez pracownika podróży służbowej określonej w przepisach kodeksu pracy.[/ramka]
