[b]Od 1 stycznia 2007 r. do rozliczenia kosztów krajowych podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki. Nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami.[/b]
Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o poniesionym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Rozliczenie kosztów podróży pracownika powinno nastąpić w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży. Ten tryb postępowania wynika z § 8a rozporządzenia w sprawie podróży służbowych na obszarze kraju.
[srodtytul]Furtka dla niezadowolonych...[/srodtytul]
Przedsiębiorcy, którym przeszkadza ten kolejny uciążliwy obowiązek dokumentacyjny, mogą zrobić coś więcej, niż tylko ponarzekać. Popularne stało się wykorzystanie furtki z kodeksu pracy. Rozporządzenie w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju dotyczy osób zatrudnionych w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej.
[b]Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownika zatrudnionego u innego pracodawcy mogą odbiegać od przewidzianych przez to rozporządzenie.[/b] Pozwala na to art. 77[sup]5[/sup] § 3 [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=76037]kodeksu pracy[/link].
[b]Musi to jednak być wprost zapisane w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę[/b], jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.
[b]Najczęściej uregulowania te[/b] – w odróżnieniu od zawartych w rozporządzeniu – [b]zwalniają pracowników z obligatoryjnego dokumentowania przejazdów biletami PKP i PKS.[/b] Za przejazd środkami komunikacji publicznej podatnicy zwracają pracownikom faktycznie poniesiony koszt obliczony według cennika PKP lub PKS, a trasa przejazdu wyznaczana jest na podstawie dowodów potwierdzających wysłanie pracownika w delegację. Wydłużany jest też termin na rozliczenie się przez pracownika z wydatków poniesionych w czasie delegacji.
[srodtytul]…a na wszelki wypadek interpretacja[/srodtytul]
Podatnicy, którzy przeprowadzili te zmiany lub je planują, zwracają się do organów podatkowych z pytaniem, czy rzeczywiście w dokumentacji podatkowej dotyczącej podróży służbowych pracowników nie muszą gromadzić biletów. Niektórzy wprost wyjaśniają, że zamierzają uniknąć uciążliwego sposobu rozliczania podróży służbowych przewidzianego przez rozporządzenie o krajowych podróżach służbowych.
[b]Organy podatkowe wyrażają na to zgodę.[/b] Przykładem może być [b]interpretacja Izby Skarbowej w Poznaniu z 11 września 2008 r. (ILPB3/423-359/08-2/KS)[/b], wydana na wniosek firmy wykonującej roboty budowlano-montażowe w zakresie energetyki i telekomunikacji na terenie całej Polski i w związku z tym często wysyłającej pracowników w podróże służbowe. Izba potwierdziła, że kwoty zwracane pracownikom mogą być kosztem uzyskania przychodów.
[b]Warunkiem jest, aby zwrot odbył się na podstawie wewnątrzzakładowych przepisów, za przejazd środkami komunikacji publicznej w podróży służbowej na obszarze kraju, w wysokości ceny biletu, a w razie jego braku według aktualnie stosowanych cen przez PKP lub PKS z załączonym dowodem wewnętrznym określonym jako rozliczenie podróży służbowej.[/b]
W innej [b]interpretacji (z 4 września 2008 r., ILPB1/415-416/08-2/AMN)[/b] ta sama izba skarbowa potwierdziła, że zwrot pracownikowi należności za przejazd w czasie podróży służbowej (na podstawie regulaminu wynagradzania, zgodnie z którym w razie braku biletu pracownikowi zwracana jest równowartość biletu odpowiadająca aktualnym cennikom PKP lub PKS) jest zwolniony z podatku dochodowego zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
