Za podróż służbową uważa się wykonywanie zadania służbowego na polecenie pracodawcy poza jego siedzibą lub poza stałym miejscem pracy pracownika. Miejsce świadczenia pracy jest jednym z istotnych składników umowy o pracę. Przez miejsce pracy należy rozumieć stały punkt w znaczeniu geograficznym bądź pewien oznaczony obszar, strefę określoną granicami jednostki administracyjnej podziału kraju lub w inny dostatecznie wyraźny sposób ([b]orzeczenie SN z 1 kwietnia 1985 r., sygn. I PR 19/85[/b]). Gdy miejscem pracy jest pewna jednostka geograficzna, przemieszczanie się w jej granicach nie jest podróżą służbową.
Polecenie powinno określać zakres czynności do wykonania oraz czas podróży służbowej. Pracodawca nie tylko określa miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej, ale ustala też środek transportu do jej odbycia.
Kodeks pracy w art. 77[sup]5[/sup] reguluje kwestię zwrotu kosztów związanych z podróżą służbową. Z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:
- przejazdów,
- noclegów,
- dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
- innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Pracownikowi, który odbył podróż służbową, przysługuje także ryczałt na tzw. dojazdy miejscowe. Wyjaśnia to rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 2002 r.
Dotyczy ono jednak tylko sfery budżetowej, a pracodawcy prywatni stosują je, jeżeli nie określą własnych reguł zwrotu kosztów w regulaminach lub umowach o pracę.
Od 1 stycznia bieżącego roku istnieje obowiązek dokumentowania poszczególnych wydatków w krajowych podróżach służbowych.
