O zastępniki – zwane w przepisach duplikatami akcji – można wystąpić. Sama procedura zależy już od tego, czy coś na ten temat zostało napisane w statucie spółki. Są bowiem dwie drogi: umowna i sądowa. Ta pierwsza sprowadza się do umorzenia akcji i wydania ich duplikatów według zasad opisanych w statucie. Przepisy nie narzucają tu spółce jakichś szczegółowych wymogów. Mówią tylko, że wydanie duplikatów wymaga uprzedniego ogłoszenia o ich zniszczeniu. Spółka musi więc się postarać o zamieszczenie stosownej publikacji w „Monitorze Sądowym i Gospodarczym”.
Statut może, ale nie musi zawierać postanowień dotyczących wydawania duplikatów akcji. Wtedy wchodzi w grę droga sądowa. Z przepisów wynika, że spółka powinna wydać uprawnionemu nowy dokument za zwrotem kosztów jego sporządzenia po umorzeniu zniszczonego dokumentu.
Umorzenie akcji następuje w postępowaniu nieprocesowym. Oznacza to, że nie składamy pozwu, lecz wniosek. Kierujemy go do sądu, w okręgu którego ma swą siedzibę spółka.
Wniosek o umorzenie akcji powinien zawierać nie tylko elementy właściwe każdemu pismu procesowemu (tj. wskazanie sądu, podpis wnioskodawcy itp.), lecz także kilka szczególnych. Są to:
1) oznaczenie spółki emitującej akcje i wskazanie jej siedziby,
2) oznaczenie akcji, w tym jej rodzaju i znamion odróżniających ją od innych tego samego rodzaju dokumentów wystawionych przez spółkę,
3) uprawdopodobnienie faktu posiadania akcji i okoliczności ich utraty.
Wniosek może też zawierać żądanie, aby sąd zakazał pod rygorem nieważności dokonywania jakichkolwiek transakcji dotyczących praw z utraconego dokumentu, spółce zaś wzbronił wypłat z tego dokumentu lub w ogóle spełnienia, a także zamiany dokumentu na inny.
Wniosek kosztuje 200 zł. Sąd powinien go rozpoznać niezwłocznie, po czym dokonać stosownego ogłoszenia w urzędowym periodyku. Będzie to na ogół „Monitor Sądowy i Gospodarczy”. Celem ogłoszenia jest powiadomienie osób, którym znane są okoliczności stojące umorzeniu akcji na przeszkodzie. Przy akcjach na okaziciela osoby te mają sporo czasu. Przed podjęciem przez sąd kolejnych działań na drodze do umorzenia musi bowiem minąć aż rok od dnia ukazania się wspomnianego ogłoszenia. Jeżeli w tym czasie utracony dokument się znajdzie i zostanie złożony w sądzie, ten wyznaczy wnioskodawcy odpowiedni termin do sprawdzenia dokumentu i wytoczenia kolejnej sprawy – tym razem zmierzającej nie do umorzenia, lecz do odzyskania akcji. Natomiast w razie niezłożenia utraconego dokumentu sąd po miesiącu od upływu rocznego terminu orzeknie – stosownie do ustalonych okoliczności – o umorzeniu akcji. Wtedy spółka powinna wydać wnioskodawcy nowe dokumenty akcji. Dopóki tego nie uczyni, ich rolę pełnić będzie odpis orzeczenia umorzeniowego.
Wbrew pozorom czasem operacja ta może okazać się trudna, jeśli w ogóle możliwa do przeprowadzenia. Jakiekolwiek zasady ustalono by bowiem w statucie, umarzane akcje trzeba w jakiś sposób wskazać. Przy akcjach imiennych jest to o tyle proste, że zawierają one w swej treści oznaczenie osoby, na rzecz której są wystawiane. Jednak przy akcjach na okaziciela jedynym chyba sposobem jest wskazanie ich serii i numerów. Każda akcja zawiera w swojej treści te dane, ale z pewnością nie każdy właściciel je pamięta.
Ten sam problem dotyczy zresztą także postępowania sądowego. Jak była o tym przed chwilą mowa, wniosek o umorzenie powinien zawierać dane wyróżniające akcje, których dotyczy, od wszystkich innych akcji. Jeśli nie zdołamy stosownych informacji zebrać, z umorzenia nici.
Podstawa prawna: art. 357 kodeksu spółek handlowych oraz dekret o umarzaniu utraconych dokumentów (DzU z 1947 r. nr 5, poz. 20)
