Pracownik wyjechał w podróż służbową w czwartek o 12. Na miejsce dotarł o 21, co potwierdza faktura za nocleg z czwartku na piątek. Zadania służbowe wykonywał w piątek i poniedziałek, natomiast w sobotę i niedzielę nie pracował. Od nocy z piątku na sobotę do końca delegacji nocował u znajomych. Wrócił do domu w poniedziałek o 22. Ile diet należy się pracownikowi? Czy powinien otrzymać ryczałt za nocleg?
Pracownik powinien otrzymać pięć pełnych diet, zwrot kosztów za nocleg wykazanych w fakturze oraz ryczałt za noclegi, na które nie przedstawił faktury hotelowej. Ta odpowiedź jest prawidłowa przy założeniu, że chodzi o pracodawcę ze sfery pozabudżetowej, który nie określił samodzielnie zasad zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika w podróży służbowej. I dlatego musi stosować przepisy obowiązujące w budżetówce (art. 77
5
§ 5
). Konkretnie – przy podróży po kraju – chodzi o
. Nawet jeśli szef ustalił własne reguły, to i tak nie mógł określić niższej diety niż ta zapisana w rozporządzeniu. Wyżywienie za pięć dni. Przy dietach rozporządzenie nie wprowadza rozróżnienia, że za dni, w których pracownik wykonuje pracę, należą się, a za dni bez pracy (np. weekend) – nie. Stanowi, że dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie delegacji i wynosi 23 zł za dobę podróży. Określa, że o tym, ile diet pracownik otrzyma i w jakiej wysokości, decyduje jego czas przebywania w podróży (por. § 4 ust. 1 i 2 rozporządzenia). Diety mu nie przysługują jedynie, jak stanowi § 4 ust. 3 rozporządzenia:
- za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika,
- za dni wolne od pracy, w których jedzie do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem, a pracodawca zwraca mu koszty tych przejazdów, ponieważ podróż służbowa trwa co najmniej dziesięć dni,
- jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.Co z tego wynika? Gdy pracownik jest w podróży służbowej od czwartku od 12 do poniedziałku do 22, to bez względu na to, czy we wszystkie te dni pracuje, czy nie, za każdy z nich należą mu się diety. W tym wypadku stosujemy § 4 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia. Zatem za każdą pełną dobę podróży wypłacamy dietę w pełnej wysokości (cztery doby, od 12 w południe w czwartek do 12 w południe w poniedziałek, czyli cztery diety), za niepełną, ale trwającą krócej niż osiem godzin – połowę diety, a dłużej niż osiem godzin – całą dietę (co miało miejsce u pracownika czytelnika – piąta dieta).
Za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie zwracamy delegowanemu taką kwotę, jaka jest w rachunku hotelowym (fakturze). Postępujemy więc zgodnie z § 7 ust. 1 rozporządzenia. Jeśli zatem pracownik przedstawił fakturę za jeden nocleg, to zwracamy mu sumę, która w niej jest wpisana.
Na zwrocie kosztów stwierdzonych fakturą nie kończą się zobowiązania pracodawcy. Przecież pracownik był w podróży służbowej kilka dni, a faktura dotyczyła tylko jednego noclegu. W tej sytuacji za pozostałe trzy noclegi (z piątku na sobotę, z soboty na niedzielę i z niedzieli na poniedziałek) szef musi zapłacić ryczałt w wysokości 150 proc. diety, jeśli nocleg trwał co najmniej sześć godzin między godzinami 21 a 7. Dlatego że w takich sytuacjach stosujemy § 7 ust. 2 – 4 rozporządzenia, czyli wtedy, gdy podwładny nie przedstawi rachunku (faktury) za noclegi, nie miał zapewnionego bezpłatnego noclegu i oczywiście nie był pozbawiony prawa do ryczałtu. Ryczałtu nie wypłacamy bowiem (i nie zwracamy kosztów noclegów z faktury) pracownikowi za czas przejazdu, a także jeżeli uznamy, że może on codziennie wracać do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.
Dla tych wypłat nie ma znaczenia, że pracownik w czasie podróży służbowej nocował u znajomych. Żaden przepis rozporządzenia nie daje podstaw, aby nie zwracać pracownikowi kosztów noclegu i nie wypłacać ryczałtu z tego powodu.
