Odpowiada Dariusz Michalski, radca prawny z kancelarii Kolano & Michalski & Tarnawski:
Pracownik co roku uzyskuje prawo do nieprzerwanego i odpłatnego odpoczynku, jakim jest urlop wypoczynkowy. Udziela się go zgodnie z planem urlopów. Zatrudniony powinien go wykorzystać w roku, w którym nabył do niego prawo. Za czas urlopu przysługuje mu wynagrodzenie, jakie otrzymałby, gdyby w tym czasie pracował. Zmienne składniki płacy mogą być obliczane na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z trzech miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu (w razie znacznych wahań wysokości wynagrodzenia okres ten może być przedłużony do 12 miesięcy).
Jeżeli urlop wypoczynkowy nie zostanie wykorzystany w roku, za który przysługuje, pracownik powinien go wykorzystać do końca I kwartału następnego roku kalendarzowego, przy czym – co istotne – jest to jego prawo, a nie obowiązek. Urlopu wypoczynkowego, w tym zaległego, udziela się bowiem na wniosek pracownika, a co za tym idzie, przełożony nie ma prawnej możliwości zmuszenia nikogo do wykorzystania urlopu w narzuconym terminie.
Z drugiej strony art. 168 kodeksu pracy nakłada na firmę obowiązek udzielenia pracownikowi zaległego urlopu wypoczynkowego do końca I kwartału następnego roku kalendarzowego. Niedochowanie tego obowiązku może narazić pracodawcę na grzywnę, ze względu na to, że takie zachowanie jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika (art. 282 § 1 pkt 2 k.p.).
Jeżeli pracownik z przyczyn od siebie niezależnych nie może wykorzystać wolnego do końca kwartału następnego roku kalendarzowego, pracodawca powinien udzielić mu urlopu w naturze w terminie późniejszym.
Niewykorzystany do końca I kwartału następnego roku urlop nie przepada. Prawo do urlopu wypoczynkowego przedawnia się bowiem z upływem trzech lat od dnia, w którym stało się wymagalne.
Rozpoczęcie biegu tego terminu następuje z końcem roku kalendarzowego, za który urlop przysługuje, najpóźniej zaś z końcem I kwartału roku następnego, jeżeli urlop został przesunięty.
Wyjątek od reguły, zgodnie z którą firma nie ma prawa zmusić pracownika do wykorzystania urlopu, stanowi art. 1671 k.p. Zgodnie z nim w okresie wypowiedzenia umowy pracownik jest obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli firma mu go udzieli. Pracodawca może wysłać go na zsumowany urlop zaległy oraz bieżący proporcjonalny do okresu pracy w danym roku kalendarzowym (wyrok SN z 2 września 2003 r., sygn. I PK 403/02).
Jeżeli urlop nie zostanie wykorzystany przez pracownika z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, przysługuje mu ekwiwalent pieniężny z tego tytułu.
Przysługuje on niezależnie od sposobu rozwiązania umowy o pracę.
Z dniem rozwiązania umowy prawo pracownika do urlopu wypoczynkowego w naturze przekształca się w prawo do ekwiwalentu pieniężnego. W tym też dniu rozpoczyna bieg termin przedawnienia roszczenia o ekwiwalent pieniężny za niewykorzystane w naturze, a nieprzedawnione urlopy wypoczynkowe (wyrok SN z 29 marca 2001 r., sygn. I PKN 336/00).
Wysokość ekwiwalentu, w tym ekwiwalentu za zaległy urlop, ustala się na podstawie wynagrodzenia bezpośrednio poprzedzającego nabycie prawa do urlopu. Sposób jego obliczania określa rozporządzanie ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (DzU z 1997 r. nr 2, poz. 14). Warto tu jedynie zwrócić uwagę, że „tak zwana premia uznaniowa, która nie ma charakteru roszczeniowego, nie stanowi składnika wynagrodzenia za pracę i wobec tego nie mieści się w pojęciu wynagrodzenia urlopowego” (wyrok SN z 20 lipca 2000 r., sygn. I PKN 17/00).
Pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego, jeżeli strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania danej osoby w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą.
Roszczenie o ekwiwalent ulega przedawnieniu z upływem trzech lat od jego wymagalności, tj. od dnia ustania stosunku pracy.
