Za co płacisz, gdy wysyłasz zatrudnionego w podróż służbową

Jednak o tym, czy tak się stanie, rozstrzygają zakładowe przepisy płacowe o rozliczaniu podróży służbowych lub postanowienia zawarte w umowach o pracę. W przeciwnym razie decydują uzgodnienia poczynione z pracownikiem przed jego wyjazdem w delegację.

Tzw. uzasadnione wydatki, które podwładny poniósł w podróży, zależą przede wszystkim od jej celu i rodzaju działalności pracodawcy. Aby uniknąć sporów co do ich zasadności i wysokości, szef ustala je z pracownikiem, zanim ten wyruszy w podróż.

Jeżeli natomiast pracodawca nie poczynił takich uzgodnień, a nie wynika to wprost z umowy lub innych przepisów, powinien liczyć się z tym, że pracownik sam oceni, czy określone wydatki były potrzebne. Będą to np. pomoce naukowe przy szkoleniu, które pracownik podczas podróży ma przeprowadzić, bo wydatki niecelowe (np. upominki dla współpracowników) w ogóle nie będą zwracane. Poniesione wydatki pracownik powinien udokumentować.

W praktyce często wyliczona tzw. kilometrówka nie stanowi dla pracownika rekompensaty wszystkich poniesionych przez niego kosztów. Tak będzie, gdy w związku z podróżą miał inne wydatki, ściśle z nią związane (np. opłaty parkingowe). Powinny być one uzasadnione, a będą wtedy, gdy pracownik w podróży nie mógł parkować samochodu poza miejscami strzeżonymi lub do tego wyznaczonymi, bo np. przewoził wartościowy ładunek.

Koszty w jazdach lokalnych pracodawca zwraca dopiero, gdy pracownik złoży pisemne oświadczenie o używaniu przez niego prywatnego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Powinno ono zawierać dane pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać liczbę dni nieobecności pracownika zakładzie w miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także liczbę dni, w których nie dysponował pojazdem do celów służbowych (§ 4 rozporządzenia o stawkach).

Ustalony ryczałt zmniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności w pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej osiem godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym podwładny nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Pracodawca udziela pracownikowi, na jego żądanie, zaliczki na pokrycie niezbędnych, przewidywanych kosztów podróży. Tak wynika z § 8a rozporządzenia o podróżach krajowych. Pracownik musi się z niej rozliczyć w ciągu 14 dni od zakończenia delegacji (niezależnie od tego, czy korzystał z zaliczki pracodawcy, czy z własnych pieniędzy).

Wewnątrzzakładowe regulacje w firmach prywatnych mogą natomiast określać inny termin rozliczenia się z zaliczki, np. pięć, siedem lub dziesięć dni. Jeśli takich przepisów nie ma, pracownik firmy prywatnej rozlicza się tak jak w jednostce państwowej, w ciągu 14 dni. Gdy nie dochowa tego terminu, szefowi wolno potrącić mu z wynagrodzenia zaliczkę pomniejszoną o należne diety i ryczałty (art. 87 § 1 pkt 3 kodeksu pracy). Dzieje się tak, bo zatrudnionemu, nawet gdy nie przedstawi rachunków potwierdzających wydatki, przysługują diety i zwrot wydatków objętych ryczałtami za odbytą podróż służbową.

Wynagrodzenie zmniejsza się, uwzględniając kwoty wolne od potrąceń z racji wcześniejszych zaliczek. Podwładnemu zostanie zatem 75 proc. minimalnego wynagrodzenia za pracę (w 2008 r. 75 proc. x 1126 zł = 844,50 zł), po potrąceniu zaliczki na podatek dochodowy i składek na ubezpieczenia społeczne finansowanych przez pracownika (art. 87

1

§ 1 pkt 2 k.p.).

Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające wydatki. Nie musi natomiast dokumentować diet (wypłacanych w stałej kwocie 23 zł za dobę podróży) oraz wydatków objętych ryczałtami. Pracownikowi zwraca się je w wysokości stałej, ustalonej przepisami, niezależnie od faktycznie poniesionych kosztów.

Jeśli natomiast zatrudniony nie mógł uzyskać rachunku lub faktury, składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku dokumentu. Takie oświadczenie wystarczy, aby rozliczyć podróż.

Pracodawca prywatny nie musi stosować wprost rozporządzenia o podróżach krajowych, jeżeli w firmie obowiązują w tym zakresie wewnętrzne przepisy. Jest tak nawet wtedy, gdy regulacje zakładowe są mniej korzystne od rozporządzenia o podróżach krajowych. W tym wypadku nie stosuje się bowiem ogólnej zasady wynikającej z art. 9 § 2 k.p. Według niej postanowienia układów zbiorowych pracy i porozumień zbiorowych oraz regulaminów i statutów nie mogą być mniej korzystne dla załogi niż przepisy kodeksu pracy oraz innych ustaw i aktów wykonawczych. Rozporządzenie o podróżach krajowych jest wprawdzie aktem wykonawczym do kodeksu pracy, ale dotyczy tylko sfery budżetowej, a pracowników sektora prywatnego obowiązuje wyłącznie wtedy, gdy nie są objęci przepisami wewnątrzzakładowymi, regulującymi te zagadnienia.

Jedyne ograniczenie w porozumieniach wewnątrzzakładowych obejmuje stawkę diety za dobę podróży służbowej (zarówno krajowej, jak i zagranicznej). Nie może być ona niższa – zgodnie z art. 775 § 4 k.p. – niż należna pracownikowi sfery budżetowej za podróż na terenie kraju.

Poza tym pracodawcy prywatni mogą dowolnie ustalać np. stawki ryczałtów za przejazdy środkami komunikacji miejscowej czy limity na noclegi. Muszą one jednak odzwierciedlać co najmniej równowartość niezbędnych i rzeczywiście poniesionych przez pracownika wydatków podczas delegacji (nie wolno przerzucać na zatrudnionego kosztów prowadzonej działalności).

Przy przejazdach pracodawca zwraca jedynie za bilet w określonym środku transportu, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi, np. na pociąg (niezależnie od tytułu tej ulgi). Szef wskazuje w poleceniu wyjazdu, w jaki sposób podwładny ma podróżować: autobusem, samolotem, pociągiem (np. I lub II klasy, ekspresowym, pośpiesznym, osobowym, w wagonie sypialnym). Dokładne wskazanie w tym dokumencie jest o tyle istotne, że gdy pracownik samowolnie zmieni rodzaj lub klasę środka lokomocji, pracodawca może odmówić zwrotu kosztów ponad te określone przez niego. Wszelkie zmiany sposobu podróżowania wymagają więc zgody przełożonego.

Przy zagranicznej podróży służbowej pracownikowi przysługuje także zwrot innych wydatków z nią związanych. Gdy taka delegacja trwa ponad 30 dni lub gdy zatrudniony leci poza Europę, szef może zgodzić się na pokrycie kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego o wadze do 30 kg, liczonej łącznie z bagażem opłaconym w bilecie. Ma prawo także oddać wszystkie udokumentowane wydatki, np. za bilety wstępu na targi czy za parkingi. Za nocleg w zagranicznej delegacji pracownikowi oddaje się tyle, ile wynika z rachunku hotelowego, w granicach ustalonego na ten cel limitu. Określa go załącznik do rozporządzenia o podróżach zagranicznych.

W uzasadnionych wypadkach szef jednak zgodzi się na przekroczenie tego limitu. Ale gdy pracownik nie przedstawi rachunku za nocleg, może liczyć tylko na ryczałt (25 proc. limitu za nocleg). Ryczałt nie przysługuje jednak za czas przejazdu. Pracownik nie dostanie za hotel, gdy pracodawca lub strona zagraniczna zapewniają mu bezpłatny nocleg.

Jeśli podczas pozakrajowego wyjazdu pracownik zachoruje, to od pracodawcy przysługuje mu zwrot udokumentowanych kosztów leczenia za granicą oraz leków. Nie musisz jednak mu oddawać za:

- leki, których nabycie za granicą nie było konieczne,

- zabiegi chirurgii plastycznej i zabiegi kosmetyczne,