Grzywna za błędy w obliczaniu pensji obciąża księgową

Przez trzy ostatnie miesiące pracownik dostawał zawyżone wynagrodzenie, w sumie o 600 zł za dużo. Jak skorygować taką pomyłkę? Czy wystarczy potrącić nadpłatę z następnej pensji? Jaką karę mogę nałożyć na księgową? – pyta czytelnik DOBREJ FIRMY. – Boje się, że przez jej niedbalstwo (następnym razem może zaniżyć pensję) dostanę grzywnę.

Nadpłacając wynagrodzenie zatrudnionemu, liczmy się z tym, że nic nie odzyskamy. Jeżeli natomiast ociągamy się z wypłatą, to szykujmy się na uregulowanie odsetek za zwłokę oraz ewentualnie grzywny za wykroczenie przeciwko prawom pracownika.

Nadpłacone wynagrodzenie to według prawa cywilnego tzw. świadczenie nienależne. Nie możemy na podstawie kodeksu pracy potrącić zawyżonej kwoty z płacy zatrudnionego. Co zatem zrobić w takiej sytuacji? Zgodnie z przepisami o bezpodstawnym wzbogaceniu (art. 410 kodeksu cywilnego) czytelnik powinien wystąpić do pracownika z roszczeniem o zwrot różnicy między pensją a kwotą faktycznie mu uiszczoną. Zastrzegam jednak, że podwładny nie musi się zgadzać. W wyroku z 7 sierpnia 2001 r. (I PKN 408/00) Sąd Najwyższy uznał bowiem, że wypłata wynagrodzenia z nadwyżką przez pracodawcę, który posługuje się wyspecjalizowaną kadrą, jest zasadna i zgodna z prawem, i wskutek tego nie ma podstaw prawnych, by ją zwrócić.

Na rachunkach płacowych tracimy też wtedy, gdy zatrudniony dostanie wynagrodzenia z opóźnieniem. Pensję trzeba wówczas zwiększyć o zaległe odsetki. Z roszczeniem o nie pracownik występuje na podstawie art. 481 § 1 kodeksu cywilnego, zgodnie z którym jeżeli dłużnik (tu pracodawca) opóźnia się ze spłatą świadczenia pieniężnego, to wierzyciel (pracownik) może żądać odsetek za czas opóźnienia. Nie ma przy tym znaczenia to, czy wskutek przekroczenia terminu wypłaty ponieśliśmy szkodę, oraz to, czy mieliśmy wpływ na opóźnienie. Odsetki liczymy od daty, kiedy powinniśmy uregulować pensję, a ich wysokość ustalamy według rozporządzenia Rady Ministrów z 13 października 2005 r. w sprawie określenia wysokości odsetek ustawowych (DzU nr 201, poz. 1662). Obecnie odsetki ustawowe wynoszą 11,5 proc. w skali roku. Odsetki przysługują również od części wynagrodzenia, od której odprowadziliśmy składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne oraz zaliczkę na podatek dochodowy, czyli od kwoty brutto. Uchwalił tak SN 19 września 2002 r. (III PZP 18/02). Ponadto roszczenie o odsetki jest ściśle związane ze stosunkiem pracy i dlatego sąd – rozpatrując roszczenie o wypłatę zaległego wynagrodzenia – powinien uwzględnić również odsetki, mimo że pracownik nie wystąpił o nie. Wynika tak z orzeczenia SN z 21 lipca 1994 r. (I PRN 42/94).

Błędy w rachunkach płacowych powodują, że poszkodowanym jest pracodawca. Jeżeli w opisanej sytuacji nie uda się odzyskać nadpłaty, to poniesie szkodę o wartości 600 zł. Ponieważ rozliczeń dokonywała kadrowa, to można ją pociągnąć do odpowiedzialności materialnej na podstawie art. 119 kodeksu pracy. Gdy wynagrodzenie zawyżyła nieumyślnie, to odda równowartość swoich trzymiesięcznych poborów. Gdy natomiast jej działanie było celowe, to zwróci całe 600 zł. Takie same zasady dotyczą szkody, która obejmuje wartość odsetek od niezapłaconej pensji.

– A co, jeśli wypłata zaniżonego wynagrodzenia skończy się grzywną od inspektora pracy? – pytają przedsiębiorcy. Zastanawiają się, czy będzie ona szkodą w rozumieniu przepisów o odpowiedzialności materialnej.

Grzywnę nakłada się indywidualnie na osobę winną wykroczenia, a ona nie może obarczać odpowiedzialnością osoby trzeciej. Odpowiedzialna za wykroczenia może być bezpośrednio księgowa (>patrz schemat), jeśli wcześniej pracodawca przeniósł na nią odpowiedzialność za wyliczanie wynagrodzeń. W praktyce chodzi o to, aby przekazać jej odpowiednie uprawnienia decyzyjne. Przypominam, że można je sprecyzować w kontrakcie pracowniczym, w przepisach wewnętrznych bądź w pisemnym pełnomocnictwie. W postanowieniu z 12 października 2000 r. (I PKN 536/00) SN uznał, że uprawnienia decyzyjne może określić właściciel przedsiębiorstwa‚ zarząd spółki‚ prezes zarządu‚ kierownik jednostki‚ prokurent, a w określonych sytuacjach syndyk albo likwidator.