Rada pracowników ma prawo uzyskiwać od pracodawcy pewne informacje dotyczące zakładu oraz przekazać je dalej załodze, a także konsultować pewne decyzje związane z firmą z jej z szefostwem. Najwięcej wątpliwości obu stronom przysparza jednak przekazywanie wiadomości.

Zakres informacji, jakie ma otrzymać rada, podaje art. 13 ust. 1 ustawy z 7 kwietnia 2006 r. o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji (DzU nr 79, poz. 550, dalej ustawa o informowaniu).

Jest on dość ogólny, ale obie strony mogą sprecyzować go w porozumieniu o zasadach funkcjonowania rady dostosowanych do potrzeb konkretnej firmy >patrz przykład porozumienia. Warunek: reguły informowania i przeprowadzania konsultacji ustalone w tym porozumieniu nie mogą być gorsze od tego, co gwarantuje ustawa.

Porozumienie powinno też określić sposób przekazywania informacji (wszystkim członkom rady czy tylko jej przewodniczącemu) oraz formę (pisemnie, ustnie), a także przyjąć ustalenia co do przekazywania opinii i prowadzenia konsultacji. Nie należy też zapominać o ewentualnym protokołowaniu konsultacji między radą pracowników i pracodawcą.

Pracodawcy są zobowiązani do przekazywania radzie pracowników informacji dotyczących:

- działalności i sytuacji ekonomicznej pracodawcy oraz przewidywanych w tym zakresie zmian,

- stanu, struktury i przewidywanych zmian zatrudnienia oraz działań mających na celu utrzymanie poziomu zatrudnienia,

- działań, które mogą powodować istotne zmiany w organizacji pracy lub podstawach zatrudnienia.

Dla przykładu: musimy poinformować radę pracowników o tym, że planujemy zmienić systemy czasu pracy oraz harmonogramy wszystkich zatrudnionych. Nie mamy natomiast tego obowiązku, gdy modyfikujemy tylko indywidualną organizację pracy konkretnemu pracownikowi. Ten ostatni składa bowiem wniosek, aby zatrudnić go w systemie skróconego tygodnia pracy lub systemie weekendowym.

Powinniśmy też podać informacje o pełnych kosztach angażowania pracowników tymczasowych.

Potwierdził to Sąd Rejonowy dla Warszawy-Pragi 19 marca br. (VII GCo 444/07). To, czy informację trzeba przekazać radzie, zależy od tego, jaki może mieć ona wpływ na zakład.

Przedsiębiorstwo budowlane przystępuje do przetargu na budowę kolejnego biurowca. Nie musi o tym zawiadomić rady. Taką wiadomość trzeba jej będzie jednak podać, gdy wygra przetarg i zdobędzie zamówienie, jeśli jego wykonanie wpłynie na działalność i sytuację ekonomiczną pracodawcy.

Producent podaje też informację, że pozyskał nowy rynek i chce zwiększyć produkcję. Ta wiadomość dla rady ma obejmować szczegóły dotyczące zmian w prowadzonej działalności, a więc rynku, który pracodawca zdobył, planowanego wzrostu produkcji, proponowanego podniesienia poziomu zatrudnienia itd.

Tak samo musi zareagować pracodawca, gdy kurczy się jego produkcja.

Zakład owocowo-warzywny po letnim nieurodzaju ma kłopoty z przetwórstwem. Musi je ograniczyć, co oznacza zwolnienia pracowników. O tych planach powinna dowiedzieć się rada pracowników i to ze szczegółami. Mają one dotyczyć tego, jak duży będzie spadek produkcji i liczebności załogi oraz jakie zabiegi osłonowe podejmie pracodawca wobec zwalnianych.

Działania pracodawcy związane z wynagrodzeniem pracowników mogą dotyczyć stanu, struktury i przewidywanych zmian zatrudnienia oraz działań mających na celu utrzymanie poziomu zatrudnienia. Czy zatem rada ma prawo poznać zarobki zatrudnionych? Eksperci są zgodni, takich danych pracodawca nie może podawać i nie obliguje go do tego ustawa o informowaniu. Nawet gdyby to zrobił, złamałby przepisy dotyczące ochrony danych osobowych.

W większości firm informacje o wynagrodzeniach stanowią tzw. dane wrażliwe. Często to one są tajemnicą pracodawcy. Informacja o poziomie indywidualnego wynagrodzenia jest też swoistym dobrem pracownika – znanym tylko jemu i pracodawcy, a chronionym na podstawie art. 23 i 24 kodeksu cywilnego. Dlatego naruszenie go np. poprzez ujawnienie wysokości wynagrodzenia podmiotom trzecim, czyli radzie pracowników, może być uznane za naruszenie przez pracodawcę dobra osobistego pracownika.

Według Sądu Najwyższego ujawnienie przez pracodawcę bez zgody pracownika wysokości jego wynagrodzenia za pracę może stanowić naruszenie dobra osobistego w rozumieniu art. 23 i 24 kodeksu cywilnego (uchwała siedmiu sędziów z 16 lipca 1993 r., I PZP 28/93). Co prawda orzeczenie to odnosiło się do procedury konsultacji ze związkiem zawodowym zamiaru wypowiedzenia warunków pracy i płacy, ale w pełni może być stosowane do innego ciała przedstawicielskiego o częściowo podobnych kompetencjach, jakim jest rada pracowników.

Pracodawca zamierza przeprowadzić zwolnienia grupowe i informuje o tym radę pracowników. Ta, aby przygotować się do konsultacji w tej sprawie, prosi o przedstawienie liczby osób, grup zawodowych proponowanych do redukcji oraz kryteriów doboru do zwolnień. Domaga się tego po to, aby wyselekcjonować tych pracowników, których można byłoby poświęcić przy tej redukcji, np. tych z wyższymi zarobkami na rzecz utrzymania większej ilości miejsc pracy.

W innej sytuacji natomiast rada pracowników dostała informację o tragicznej sytuacji finansowej przedsiębiorstwa. W związku z tym planuje ono redukcje grupowe. Zażądała od prezesa, aby podał, ile zarabiają poszczególni członkowie zarządu. Ten odmówił. Czy słusznie?

– Nawet przy zwolnieniach grupowych rada nie może liczyć na dane od szefa o wynagrodzeniach poszczególnych pracowników – uważa Krzysztof Walczak, wspólnik w spółce z o.o. Orłowski, Patulski, Walczak, adiunkt na Wydziale Zarządzania Uniwersytetu Warszawskiego.

Wątpliwości z podawaniem informacji o zarobkach pracowników w powiązaniu z sytuacją ekonomiczną pracodawcy może być jednak więcej.

Rada pracowników domaga się udostępnienia średniej wysokości zarobków pracowników jednego z działów, a ma to posłużyć ocenie sytuacji zakładu. Pracodawca odmawia ich podania, powołując się na to, że przeciętne pobory mogłyby sugerować, w jakiej wysokości mają je poszczególni pracownicy tego działu.

Trudno uznać, aby dane o średniej płacy w jednym dziale odzwierciedlały sytuację ekonomiczną przedsiębiorcy. Zdaniem ekspertów inaczej byłoby, gdyby rada poprosiła o ujawnienie przeciętnej pensji w całym zakładzie. Według nich do takiej informacji to przedstawicielstwo ma prawo.

Choć rada nie dowie się, ile zarabiają poszczególni pracownicy, to dopuszczalne jest, aby poznała proponowane zasady wynagradzania w firmie, np. rozpiętość płac na poszczególnych stanowiskach (tzw. widełki). Dla przykładu pracodawca zamierza zmienić regulamin wynagradzania. Informuje o tym radę pracowników i związki zawodowe działające w firmie. Podaje im planowane zasady modyfikacji, określając wysokość zarobków na poszczególnych stanowiskach w kwotach widełkowych, np. koordynator produkcji 6000 – 7200 zł w zależności od wielkości działu.

Wobec nadmiernych żądań informacyjnych rady sama ustawa zezwala pracodawcy odmówić podania jej pewnych danych (art. 16 ust. 2). Stanie się tak „w szczególnie uzasadnionych przypadkach”, ale szef swobodnie ocenia wartość przekazywanych danych. Ustawa precyzuje jednak, że chodzi o takie informacje, których ujawnienie mogłoby, według obiektywnych kryteriów, poważnie zakłócić działalność przedsiębiorstwa lub zakładu, których dotyczą, albo narazić je na znaczną szkodę.

Jeśli rada uzna, że zastrzeżenie poufności informacji lub ich nieudostępnienie jest niezgodne z przepisami, może wystąpić do rejonowego sądu gospodarczego z wnioskiem o zwolnienie pracodawcy z obowiązku zachowania tajemnicy. Wolno jej też domagać się, aby sąd nakazał przekazanie informacji lub przeprowadzenie konsultacji.

Nawet gdy taka sprawa trafi do sądu, to zanim wyda on orzeczenie, szef może jeszcze bronić swojego stanowiska. Składa wniosek o ograniczenie prawa wglądu do materiału dowodowego załączonego przez niego do akt sprawy, jeśli jego ujawnienie groziłoby wyciekiem tajemnicy przedsiębiorstwa lub innych tajemnic na podstawie odrębnych przepisów.

Podobne uprawnienia z urzędu ma sąd. Ucina to drogę radzie pracowników, bo na postanowienie ograniczające prawo wglądu do materiału dowodowego nie przysługuje zażalenie (art. 16 ust. 6 ustawy o informowaniu).

Poza indywidualnymi zarobkami także niektórych decyzji kadrowych pracodawca nie musi ujawniać radzie

Skoro pracodawca musi informować o planach w zatrudnieniu oraz o działaniach mających na celu utrzymanie jego poziomu, to czy ma on zawiadomić radę o zamiarze zwolnienia pracownika zajmującego kluczowe stanowisko w firmie albo każdego innego pracownika?

Ustawa nie odpowiada na to pytanie. Posługuje się hasłami. Dlatego należy sięgnąć do unijnej dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2002/14/ WE z 11 marca 2002 r., ustanawiającej ogólne ramowe warunki informowania i przeprowadzania konsultacji z pracownikami we Wspólnocie Europejskiej (DzUrz WE L 80 z 23 marca 2002 r.) oraz celu, jaki przyświecał ich powstaniu. A był on taki, aby zatrudnieni mieli świadomość tego, co się dzieje wokół nich w pracy, aby nie tracili posad z dnia na dzień. Skoro tak, to rada powinna dostać np. informacje o:

- planowanych zwolnieniach grupowych,

- sprzedaży części zakładu pracy wraz z pracownikami,

- zmianie zatrudnienia na umowy cywilnoprawne.

Szef nie musi jej jednak zawiadamiać o zakończeniu współpracy z każdym pracownikiem. Od tego są związki zawodowe.

Gdy prezes firmy wprawdzie nie odmawia podania radzie informacji, ale ignoruje pisma, które do niego to ciało przesyła, może za to słono zapłacić. Eksperci radzą, aby w takiej sytuacji poprosić o interwencję inspektora pracy. Choć ten nie ma uprawnień do nałożenia mandatu na prezesa, to na podstawie art. 19 ustawy o informowaniu może skierować wniosek do sądu grodzkiego o jego ukaranie. Sąd nakłada grzywnę nawet do 30 tys. zł albo orzeka o pozbawieniu wolności. Inspektor pracy występuje tu w roli oskarżyciela publicznego.

Zgodnie z ustawą pracodawca ma przekazywać radzie dane „w razie przewidywanych zmian lub zamierzonych działań oraz na pisemny wniosek rady pracowników” (art. 13 ust. 2). Mimo niefortunnego zastosowania w tym przepisie sformułowania „oraz” szef powinien informować zarówno o własnych poważniejszych działaniach, jak i na wniosek pracowników. Według ekspertów są to dwie niezależne podstawy.

Jednak w porozumieniu dotyczącym zasad podawania informacji strony mogą określić zarówno, w jakich sytuacjach to nastąpi, jak i terminy ich ujawniania.

Pracodawca przekazuje informacje w razie przewidywanych zmian lub zamierzonych działań, ale nie rzadziej niż cztery razy w roku. Podaje je także na każdy pisemnie uzasadniony wniosek rady pracowników.

Jeśli takich ustaleń nie ma, to w myśl dość ogólnego art. 13 ust. 3 ustawy dane te muszą być podane w terminie, formie i zakresie umożliwiającym radzie pracowników zapoznanie się ze sprawą, przeanalizowanie tych informacji lub przygotowanie się do konsultacji.

Dla rady każda informacja przedstawiona przez pracodawcę może oznaczać konieczność skorzystania z pomocy osób ze specjalistyczną wiedzą lub przedstawienia własnej opinii.

Po uzyskaniu informacji o podpisanym przez firmę kontrakcie (co mieści się w zakresie danych o sytuacji ekonomicznej zakładu) rada pracowników prosi o opinię dyrektora finansowego i głównego księgowego. Mają oni wytłumaczyć, w jakim stopniu przełoży się to np. na zmianę (poprawę) wyników finansowych przedsiębiorstwa.

O każdej informacji podanej przez pracodawcę radzie wolno przedstawić własną opinię, ale jej przyjęcie wymaga zgody większości jej członków. Jeśli taka większość ją podpisze, pracodawca musi ją przyjąć. Nie oznacza to jednak, że ta opinia jest dla niego wiążąca. Każdy z członków rady może też zgłosić zdanie odrębne i powinno być ono przedstawione pracodawcy.

Dla łatwiejszego porozumiewania się i celów dowodowych lepiej, aby rada przedstawiła opinię pisemnie.

Konsultacje – w przeciwieństwie do informowania – wymagają obecności obu stron: pracodawcy i rady pracowników. Jest to bowiem wymiana ich poglądów, podjęcie między nimi dialogu

Mają być one prowadzone w dobrej wierze oraz z poszanowaniem interesów stron, co nakazuje art. 14 ust. 3 ustawy o informowaniu

Według ustawy obie strony przeprowadzają konsultacje tylko w dwóch sprawach (art. 14 ustawy o informowaniu):

- stanu, struktury i przewidywanych zmian zatrudnienia oraz działań mających na celu utrzymanie poziomu zatrudnienia,

- działań, które mogą powodować istotne zmiany w organizacji pracy lub podstawach zatrudnienia.

Jeśli strony nie porozumiały się co do innych zagadnień, nie trafią one do konsultacji.

Pracodawca zatrudnia 40 pracowników na umowach o pracę i 10 osób na umowach-zleceniach. Dzięki nowemu kontraktowi może pracującym na zleceniu dać umowy o pracę. Choć pierwotnego zatrudnienia nie nawiązano na podstawie kodeksu pracy, to szef powinien radzie podać taką informację. Należy ona bowiem do zakresu zagadnień związanych ze stanem, strukturą i przewidywanymi zmianami zatrudnienia, jak i z podstawami zatrudnienia oraz zmianami w organizacji pracy.

Szczegółowy sposób prowadzenia konsultacji zależy od każdego pracodawcy i każdej rady pracowników. Z pewnością łatwiej im będzie, jeśli przyjmą porozumienie o zasadach tego dialogu. W nim warto określić terminy, kiedy takie konsultacje mają się odbywać lub jak długo trzeba czekać na odpowiedź drugiej strony.

Jeśli jednak strony posługują się wyłącznie ustawą, konsultacje powinny być prowadzone po to, aby umożliwić osiągnięcie porozumienia między nimi. Ponadto aby do konsultacji w ogóle doszło, musi być w nich zachowana odpowiednia kolejność. Zatem pierwsze ma być działanie pracodawcy, który przekazuje informacje. Radzie wolno wówczas przedstawić własną opinię, a także zdanie odrębne członka lub członków rady. Potem powinno odbyć się spotkanie, na którym pracodawca przedstawia swoje stanowisko i odnosi się do wcześniejszej opinii rady. Stąd konsultacje muszą mieć co najmniej trzy etapy.

Wreszcie, w zależności od przedmiotu dyskusji, konsultacje należy prowadzić na odpowiednim poziomie kierownictwa. Stąd nie w każdej dyskusji z radą pracowników będzie uczestniczył prezes lub członek zarządu firmy.

Przykładowo konsultacje dotyczą zmian w jednym dziale zakładu. Uczestniczy w nich tylko jego dyrektor lub kierownik, jeśli ma uprawnienia do występowania przed radą pracowników w imieniu pracodawcy.