Dotychczas pracodawcy dostawali najwyżej refundację w 75 proc. i musieli składać takie obietnice. Zmiany wprowadziła już od 1 lipca 2007 r. znowelizowana ustawa o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (tekst jedn. z 2008 r. DzU nr 14, poz. 92). Uszczegółowiło je jednak dopiero rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 22 stycznia 2008 r. w sprawie warunków i trybu dokonywania refundacji kosztów szkolenia pracowników niepełnosprawnych (DzU nr 18, poz. 116), które weszło w życie 1 lutego.

Refundacja przysługuje każdemu pracodawcy, który ponosi koszty szkolenia ogólnego lub specjalistycznego niepełnosprawnych. Ogólne prowadzi do nabycia kwalifikacji, które mogą też zostać wykorzystane przez innych przedsiębiorców bądź w innych obszarach działalności, np. obsługa wózka widłowego, umiejętności interpersonalne, obsługa klienta, księgowość, rachunkowość, ogólne zasady obsługi komputera. Szkolenie szczególne (specjalistyczne) dotyczy bezpośrednio i wyłącznie obecnego lub przyszłego stanowiska pracy u danego pracodawcy i jest związane ze specyfiką jego działania. Ogranicza to zatem możliwości wykorzystania tak zdobytych kwalifikacji u innych przedsiębiorców albo w innych obszarach działalności. W grę wchodzą szkolenia z obsługi programu komputerowego, maszyny lub linii technologicznej stworzonej dla konkretnej firmy. Dotychczas refundacja wynosiła maksymalnie 75 proc. kwalifikowanych wydatków. Ponadto zatrudniający musiał obiecać, że będzie angażował przeszkolonego na stanowisku pracy zgodnym z kierunkiem nauki przez minimum dwa lata.

Mali i średni przedsiębiorcy mogą się ubiegać o zwrot do 55 proc. kwalifikowanych kosztów szkolenia specjalistycznego, a pozostali do 45 proc. Gdy chodzi o szkolenia ogólne, wartości te wynoszą odpowiednio do 90 (dotychczas do 75 proc.) i 70 proc. Jeżeli szkolenie ma charakter mieszany, a poszczególne elementy trudno wyodrębnić, przyjmujemy maksymalną pomoc dla szkoleń specjalistycznych. Przedsiębiorca ma prawo uzyskać refundację do 1 mln euro brutto za szkolenie, ale najwyżej dwukrotność przeciętnego wynagrodzenia na jedną osobę.

Nowe rozporządzenie określa procedurę starań o refundacje oraz treść wniosku i umowy podpisywanej ze starostą. Wniosek składamy u starosty właściwego dla naszej siedziby, podając w nim:

- nazwę i adres siedziby,

- status prawny i podstawę działania,

- numery NIP i REGON,

- numer rachunku bankowego,

- wnioskowaną kwotę refundacji,

- informacje o: planowanych do poniesienia kosztach szkolenia; temacie szkolenia wraz z uzasadnieniem jego wyboru; liczbie uczestników; stanie zatrudnienia ogółem, w tym niepełnosprawnych,

- oświadczenie o zaleganiu lub niezaleganiu z wymagalnymi zobowiązaniami wobec Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.

Starosta sprawdza wniosek pod względem formalnym i rachunkowym, kierując się:

- wysokością posiadanych środków PFRON przeznaczonych na ten cel w danym roku,

- okresem wykonywania działalności przez wnioskodawcę oraz jego doświadczeniem w zatrudnianiu niepełnosprawnych,

- wysokością przewidywanych kosztów szkolenia.

Jeśli stwierdzi nieprawidłowości, wzywa do ich usunięcia w ciągu 14 dni od dnia doręczenia wezwania.

Zainteresowany może prosić o przedłużenie terminu. Jeśli go nie dochowa, starosta informuje go o pozostawieniu wniosku bez rozpatrzenia. W ciągu 30 dni od dnia otrzymania kompletnego wniosku starosta pisemnie informuje pracodawcę o sposobie jego rozpatrzenia. Do negatywnej odpowiedzi sporządza uzasadnienie.

Gdy wniosek przejdzie pomyślnie weryfikację starosty, ten wzywa zatrudniającego do negocjacji warunków umowy. Rozmowy powinny się zakończyć w ciągu 14 dni od dnia doręczenia wezwania. Podczas kolejnych 14 dni strony zawierają umowę, ustalając w niej:

- wysokość refundacji i termin jej przekazania,

- liczbę niepełnosprawnych skierowanych na szkolenie,

- możliwość zweryfikowania przez starostę prawidłowości wykonania warunków umowy,

- zobowiązanie wnioskodawcy do umożliwienia staroście tej weryfikacji.

Refundację starosta przekazuje na rachunek bankowy wskazany we wniosku w ciągu 14 dni od dnia przedstawienia dokumentów potwierdzających wydatki.

Jeżeli pracodawca dostał więcej pieniędzy, niż powinien, zawiadamia starostę i oddaje nadpłatę w ciągu trzech miesięcy. Gdy dostał mniej, wniosek o wyrównanie składa do 15 lutego następnego roku. Jest zobowiązany przechowywać dokumentację potrzebną do sprawdzenia zgodności przyznanej pomocy z rozporządzeniem przez dziesięć lat od uzyskania wsparcia. Nowe przepisy obowiązują do końca tego roku.

Przedsiębiorca może otrzymać zwrot części kosztów:

- wynagrodzenia wykładowców,

- wynagrodzenia tłumacza języka migowego, lektora dla niewidomych lub opiekuna osoby niepełnosprawnej ruchowo czy zaliczonej do znacznego stopnia niepełnosprawności,

- podróży wykładowców i uczestników szkolenia, przewodnika lub opiekuna osoby o znacznej niepełnosprawności,

- zakwaterowania i wyżywienia wykładowców, uczestników oraz tłumacza języka migowego albo lektora dla osób niewidomych,

- usług doradczych związanych z danym szkoleniem,

- obsługi administracyjno-biurowej szkolenia,

- wynajmu pomieszczeń związanych bezpośrednio z realizacją szkolenia,

- amortyzacji narzędzi i wyposażenia wykorzystywanych na potrzeby szkolenia, z wyłączeniem kupionych w ramach wsparcia ze środków publicznych podczas ostatnich siedmiu lat,

- materiałów merytorycznych,

- zatrudnienia szkolonego pracownika, jakie ponosi szef w trakcie szkolenia (nie mogą przekroczyć sumy pozostałych kosztów i dotyczyć czasu, kiedy produkował on towary lub świadczył usługi).