Do rozliczenia pracowniczych wyjazdów wystarczy ewidencja

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej updop) nie zaliczamy do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika:

a) w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) - w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,

b) w jazdach lokalnych - w wysokości przekraczającej miesięczny ryczałt albo przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu.

Przebieg pojazdu powinien być udokumentowany ewidencją prowadzoną zgodnie z art. 16 ust. 5 updop.

Tak więc warunkiem zaliczenia kosztu podróży służbowej do kosztów uzyskania przychodów jest, w przypadku używania samochodów osobowych, prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu przez pracownika i potwierdzanie jej przez pracodawcę.

[srodtytul]Dokumentujemy, ale inne wydatki [/srodtytul]

Natomiast rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej w sprawie podróży krajowych mówi, że do rozliczenia kosztów podróży pracownik powinien załączać dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki, a zatem, jak by się mogło wydawać, także na sam przejazd własnym samochodem.

Abstrahując już nawet od tego niezbyt fortunnego sformułowania przepisu pozapodatkowego (więcej o tym w DF z 25 stycznia br.), trzeba sobie postawić pytanie, czy pracownik w ogóle może tego rodzaju rachunki z konkretnej podróży dostarczyć. Przy tym w przepisie tym stwierdzono, że obowiązek udokumentowania nie dotyczy diet oraz wydatków objętych ryczałtami. W innym miejscu rozporządzenia podkreślono, że jeżeli pracownik odbywa za zgodą pracodawcy podróż własnym samochodem osobowym, to przysługuje mu zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu, ustalonej przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach. I nie ma tutaj warunku dokumentowania czegokolwiek. Uważam, że ten przepis jest jednoznaczny - pracownikowi należy się zwrot w kwocie równej iloczynowi przejechanych kilometrów i stawki przebiegu. Dokumentować pracownik musi inne poniesione na potrzeby pracodawcy wydatki, których zwrotu się domaga (bo nie ma innej możliwości wykazania, że rzeczywiście je poniósł).

Nie sposób przy tym nie zauważyć, że przepis mówiący o załączaniu potwierdzeń wydatków dotyczy wprost przypadku rozliczania pobranych wcześniej zaliczek na podróż służbową.

[srodtytul]Dwa różne przepisy, dwie różne sytuacje [/srodtytul]

Aby rozstrzygnąć, czy pracownik może mieć dowody faktycznego wykorzystywania auta w konkretnej podróży, musimy rozróżnić dwie sytuacje, w których podatnik wykorzystuje w działalności nie swoje samochody.

I niewątpliwie w tych obydwu przypadkach nie można stawiać podatnikowi identycznych wymagań co do udowodnienia zasadności odliczenia kosztów.

> Pierwsza sytuacja to wspomniane już wyżej używanie przez pracownika własnego samochodu w interesie pracodawcy, gdzie z kolei możemy wyodrębnić:

- "codzienne" wykorzystywanie własnego auta jako narzędzia pracy, na podstawie umowy użyczenia zawartej z pracodawcą (gdzie jest on de facto używany tak samo jak pojazdy pracodawcy) oraz

- odbywanie przez pracowników własnymi samochodami wyłącznie podróży służbowych, za zgodą pracodawcy na wykorzystanie takiego środka transportu.

> Druga sytuacja opisana jest w art. 16 ust. 1 pkt 51 updop, który dotyczy używania przez przedsiębiorcę samochodów osobowych niewprowadzonych do jego ewidencji (niebędących składnikami jego majątku), np. wykorzystywanych na podstawie umowy najmu.

Moim zdaniem tylko w tym drugim przypadku należy rzeczywiście wymagać od podatnika dowodów poniesienia wydatków. Wszystkie wydatki eksploatacyjne będzie mógł zaliczyć do kosztów maksymalnie do kwoty wynikającej z przemnożenia stawki przebiegu przez ilość kilometrów. Jeśli nie będzie miał dowodów, nie zaliczy ich do kosztów. Uważam jednak, że przepis ten nie dotyczy używania przez pracowników swoich samochodów na potrzeby pracodawcy.

Nieuzasadnione zatem będzie posługiwanie się orzecznictwem sądowym dotyczącym wprost art. 16 ust. 1 pkt 51 updop, jako argumentem, że w przypadku wyjazdów pracownika iloczyn kilometrów i stawki przebiegu jest tylko górnym limitem wydatków, jakie mogą być kosztem, a podatnik musi i tak mieć dokumenty potwierdzające ich poniesienie.

[srodtytul]Urzędowa stawka uwzględnia przeciętne wydatki [/srodtytul]

Moim zdaniem ustawodawca, ustalając "urzędową" stawkę przebiegu za 1 km, wziął pod uwagę statystyczne (przeciętne) koszty eksploatacji samochodu łącznie z odpisami amortyzacyjnymi. Tak więc w "cenie" 1 km uwzględnione są koszty utrzymania auta, w tym paliwo na przejechanie kilometra, zużycie ogumienia, oleju, innych płynów itd. Wynika z tego, że ustawodawca nie pozwala na zaliczanie do kosztów podatkowych nadmiernych, luksusowych wydatków związanych z eksploatacją obcych samochodów na cele działalności. W przypadkach gdy podatnik wykorzystuje obcy środek trwały wyłącznie w celu prowadzenia działalności gospodarczej i sam ponosi nakłady związane z jego używaniem, rozliczanie w kosztach wydatków rzeczywiście poniesionych i udokumentowanych jest zasadne. Jednak w przypadku samochodów pracowników, wykorzystywanych nie tylko jako samochody służbowe, iloczyn przebiegu pojazdu i stawki urzędowej (lub niższej, gdy taką ustali pracodawca) jest swego rodzaju ryczałtem, którego kwota nie musi być udokumentowana inaczej niż ewidencją przebiegu pojazdu.

[srodtytul]Czy można przedstawić dowody na wyjazd [/srodtytul]

Wymaganie szczególnych dowodów na wydatki poniesione na potrzeby pracodawcy, w sytuacji gdy pracownik na co dzień używa samochodu także na swoje prywatne cele, jest nieporozumieniem. Co więcej, jeśli w podróż służbową wyjeżdża sporadycznie, wykorzystuje go właściwie wyłącznie na osobiste potrzeby. Tak więc wszelkie dowody poniesienia wydatków na samochód prywatny są "adresowane" na pracownika jako osobę prywatną. Poza tym osoba prywatna wcale nie musi uzyskiwać takich dokumentów. Czy zatem forsując poglądy o posiadaniu przez pracodawcę dowodów faktycznego poniesienia wydatków, oczekuje się, że pracownik powinien przekazywać pracodawcy swoje rachunki, a pracodawca ma je umieszczać w swojej ewidencji jako dowody księgowe? Przecież są to dokumenty wystawione na inny podmiot. A może pracownik tankując na stacji benzynowej swój samochód, ma brać fakturę na pracodawcę? Ale w jaki sposób pracodawca ma wyliczyć, ile z tej faktury pracownik przejeździł prywatnie, a ile na jego potrzeby? A jak należy uwzględnić w ewidencji księgowej firmy wymianę opon dokonaną przez pracownika w swoim samochodzie? Czy posłużyło to potrzebom pracownika, czy też pracodawcy? Co w sytuacji, gdy w danym miesiącu pracownik nie zrobił żadnych zakupów samochodowych, jeżdżąc jednak służbowo? Czy oznacza to, że nie zużywał własnego samochodu w interesie pracodawcy i nie należy mu się zwrot jakichkolwiek kosztów? Otóż jak najbardziej zużywał, co wykaże w ewidencji przebiegu pojazdu, wskazując, ile kilometrów przejechał dla pracodawcy i ile należy mu się zwrotu.

[srodtytul]Pracownik może nic nie inwestować [/srodtytul]

Tak samo będzie w przypadku incydentalnych podróży służbowych, w trakcie których nie ponosi się żadnych faktycznych wydatków na eksploatację własnego samochodu. Pracownik jedzie z zatankowanym dawno paliwem, które wykorzystywał wcześniej na swoje potrzeby, z uzupełnionymi płynami zużywanymi na co dzień, z kompletnym wyposażeniem. Jakich zatem szczegółowych dowodów można żądać na udokumentowanie używania samochodu na cele pracodawcy w tej podróży? Takich dowodów po prostu być nie może. Bo pracownik wylicza dla pracodawcy cenę przejazdu swoim samochodem tak samo, jak rozliczyłby bilet kolejowy, autobusowy czy na samolot. Ta cena to ilość kilometrów pomnożona przez stawkę. A maksymalna stawka w przypadku używania własnego samochodu w interesie pracodawcy jest określona przez ministra infrastruktury.

Dokumentem, z którego ta kwota wynika, będzie tylko ewidencja przebiegu pojazdu. Art. 16 ust. 5 updop mówi przy tym wyraźnie, że brak tej ewidencji - a nie innych dowodów - uniemożliwia odliczenie kosztów.

[i]Autorka jest doradcą podatkowym, wspólnikiem Spółki Doradztwa Podatkowego Manugiewicz, Trzaska i Wspólnicy[/i]

[ramka]Aby pracodawca mógł zaliczyć zwróconą "kilometrówkę" do kosztów, pracownik musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Powinna ona zawierać: nazwisko, imię i adres zamieszkania, numer rejestracyjny i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis pracodawcy i jego dane.