Amortyzacja polega na stopniowym odpisywaniu w koszty co pewien czas (miesiąc, kwartał, rok) części wartości pojazdu. Wydatek na jego zakup nie może być bowiem jednorazowym kosztem.

Oczywiście odpisy amortyzacyjne zaliczają do kosztów tylko przedsiębiorcy, którzy płacą podatek dochodowy według skali podatkowej lub według liniowej stawki 19 proc. Podatnicy ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych i karty podatkowej nie uwzględniają żadnych kosztów działalności przy rozliczeniu podatkowym, a więc także amortyzacji. Niemniej osoby opodatkowane ryczałtem mają obowiązek prowadzenia wykazu środków trwałych i naliczania odpisów (nie dotyczy to kartowiczów).

Aby móc naliczać odpisy amortyzacyjne, powinniśmy wpisać samochód do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych jako środek trwały.

Pojazd musi jednak spełniać pewne warunki:

- być naszą własnością lub współwłasnością,

- być kompletny i zdatny do użytku,

- być wykorzystywany w działalności gospodarczej albo oddany w leasing bądź wynajęty,

- przewidywany okres jego używania powinien być dłuższy niż rok.

UWAGA:

W firmowych kosztach możemy uwzględnić nie tylko wartość auta kupionego "na firmę", ale też np. wniesionego jako wkład do spółki, kupionego wcześniej na cele prywatne z działalnością niezwiązane, a także otrzymanego w darowiźnie lub w spadku. Z art. 23 ust. 1 pkt 45 a lit. a) updof wynika co prawda, że nie są kosztem odpisy od wartości początkowej środków trwałych nabytych nieodpłatnie, jeżeli nabycie to nie stanowi przychodu w naturze, nie dotyczy to jednak środków trwałych nabytych w spadku lub darowiźnie.

Amortyzować możemy również auto używane na podstawie umowy leasingu finansowego, jeśli zgodnie z przepisami podatkowymi zalicza się je do składników majątku leasingobiorcy.

Aby samochód amortyzować, musimy być jego właścicielem lub współwłaścicielem. Nie amortyzujemy więc np. pojazdów, których ktoś nam użyczył ani wynajętych czy w leasingu (wyjątkiem jest leasing finansowy).

Jeśli jest kilku współwłaścicieli, możemy naliczać amortyzację tylko proporcjonalnie do naszego udziału we współwłasności (np. gdy jest dwóch współwłaścicieli, każdy może naliczać odpisy od połowy wartości auta).

Wyjątkiem są samochody należące do wspólnego majątku małżonków. Gdy auto jest wykorzystywane w działalności gospodarczej wyłącznie przez jednego z małżonków, może on do kosztów zaliczać amortyzację od całej jego wartości. Jeżeli oboje małżonkowie prowadzą działalność gospodarczą, każde z nich ma prawo ująć pojazd w ewidencji środków trwałych. W takiej sytuacji zarówno mąż, jak i żona mogą naliczać amortyzację tylko od połowy wartości samochodu (art. 22 g ust. 11 updof).

Samochód wpisujemy do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych najpóźniej w miesiącu przekazania go do używania, czyli gdy rozpoczniemy faktyczne korzystanie z pojazdu w działalności gospodarczej.

Odpisy amortyzacyjne liczymy od tzw. wartości początkowej. Ustala się ją różnie, w zależności od tego, w jaki sposób samochód trafił do naszej firmy.

Wartość początkową samochodu dodatkowo zwiększamy o wydatki na jego ulepszenie (przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację), jeśli ich łączna wartość przekroczy w roku 3500 zł. W tym także na zakup części składowych i peryferyjnych (np. zamontowanie klimatyzatora, radioodtwarzacza, instalacji gazowej), ale tylko tych, których wartość jednostkowa przekracza 3500 zł. Wydatków tych nie można zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów, stają się kosztem wyłącznie przez amortyzację.

Bezpośrednim kosztem są natomiast naprawy i remonty (wymiana elementów zużytych lub zepsutych na nowe, o tych samych parametrach technicznych i użytkowych), z wyjątkiem wydatków, które ponieśliśmy przed wpisaniem samochodu do ewidencji środków trwałych, bo one również zwiększają wartość początkową.

Amortyzację rozpoczynamy od początku następnego miesiąca po tym, w którym samochód wprowadziliśmy do ewidencji środków trwałych. Kończymy ją w miesiącu, w którym suma odpisów amortyzacyjnych zrówna się z wartością początkową auta. Jeśli przedtem zostanie ono sprzedane, postawione w stan likwidacji lub skradzione, amortyzację powinniśmy zakończyć w miesiącu, w którym wystąpiły te zdarzenia. Odpisy możemy naliczać co miesiąc, raz na kwartał lub jednorazowo na koniec roku - wedle wyboru.

Samochód używany sezonowo mamy prawo amortyzować tylko w okresie jego używania. Miesięczny odpis amortyzacyjny ustalamy wówczas, dzieląc roczną kwotę odpisów amortyzacyjnych przez liczbę miesięcy w sezonie albo przez 12.

Do wyboru mamy też kilka metod amortyzacji:

- liniową z zastosowaniem stawki z wykazu,

- liniową z zastosowaniem indywidualnych stawek,

- liniową z zastosowaniem stawek podwyższonych,

- degresywną,

- odpis jednorazowy > patrz "Wybierz najkorzystniejszą metodę naliczania odpisów".

Dwie ostatnie nie mają zastosowania do samochodów osobowych > patrz "Wybierz najkorzystniejszą metodę naliczania odpisów".

Jeśli w firmie użytkujemy samochód osobowy, to część odpisów amortyzacyjnych od tego pojazdu może być wyłączona z kosztów podatkowych. Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 4 updof oraz art. 16 ust. 1 pkt 4 updop nie uważa się bowiem za taki koszt odpisów w części ustalonej od wartości pojazdu przewyższającej równowartość 20 tys. euro. Kwotę tę przeliczamy na złote według kursu średniego euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia przekazania samochodu do używania.

W sierpniu spółka cywilna kupiła samochód osobowy, który został wprowadzony do ewidencji środków trwałych. Wartość początkową auta określono według ceny nabycia na kwotę 120 tys. zł. Kurs euro ogłoszony przez NBP z dnia przekazania samochodu do używania wynosił 3,80 zł. Równowartość 20 tys. euro ustalona na ten dzień daje kwotę 76 tys. zł. Odpisy amortyzacyjne od nadwyżki ponad 76 tys. zł, czyli od 44 tys. zł nie będą kosztem podatkowym. Nie znaczy to, że nie trzeba ich naliczać; przeciwnie - amortyzację liczymy od całej wartości początkowej, a tylko części odpisu przypadającego od nadwyżki wartości ponad 20 tys. euro nie zaliczamy do kosztów podatkowych.

Roczny odpis amortyzacyjny przy zastosowaniu stawki z wykazu równej 20 proc. od samochodu wyniesie w tym wypadku:

120 tys. zł x 20 proc. = 2400 zł (odpis miesięczny 2000 zł)

Z tego kosztem będzie tylko kwota:

76 tys. zł x 20 proc. = 15 200 zł (odpis miesięczny 1266,67 zł).

Odpisy niezaliczane do kosztów podatkowych uwzględniamy przy obliczaniu dochodu ze sprzedaży auta, ewentualnie przy określaniu wysokości straty z tytułu kradzieży czy likwidacji z innych przyczyn. Tak jak pozostałe odpisy amortyzacyjne pomniejszają one ten dochód (wysokość straty) - patrz teksty "Strata jest kosztem przedsiębiorcy, a odszkodowanie przychodem" i "Przychód nawet po wycofaniu auta z ewidencji".

Gdy wartość początkowa auta nie przekracza 3500 zł, nie musimy naliczać odpisów według podanych wyżej zasad. Możemy je zamortyzować jednorazowo. Całość wydatków na nabycie samochodu zaliczamy wówczas do kosztów uzyskania przychodu w miesiącu oddania go do używania lub w miesiącu następnym, a auto wpisujemy do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (art. 22 f pkt 3 updof i art. 16 f ust. 3 updop).

Możemy też nie zaliczać takiego samochodu do środków trwałych (nie ujmować go w ewidencji) i wydatki na jego nabycie po prostu wliczyć w koszty w miesiącu oddania go do używania (art. 22 d ust. 1 updof i art. 16 d ust. 1 updop). Wówczas będzie on wyposażeniem firmy (trzeba go wpisać do ewidencji wyposażenia, jeśli wartość przekracza 1500 zł).

Kosztami związanymi z zakupem auta, wliczanymi do jego wartości początkowej, będą np. odsetki od kredytu bankowego, naliczone do dnia przekazania go do używania, opłata za ustanowienie zastawu rejestrowego i prowizja bankowa od udzielonego kredytu, zapłacony przy zakupie podatek od czynności cywilnoprawnych.

Wartość początkową powiększają też wydatki na zarejestrowanie zakupionego nowego samochodu. Amortyzacji podlegają kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania środki transportu. A nie można uznać samochodu za kompletny i zdatny do używania, jeśli nie jest zarejestrowany i dopuszczony do ruchu.

Z przepisów kodeksu drogowego wynika, że dokumentem stwierdzającym dopuszczenie do ruchu pojazdu jest dowód rejestracyjny albo pozwolenie czasowe. Samochód jest dopuszczony do ruchu, jeżeli odpowiada warunkom technicznym oraz został zarejestrowany i zaopatrzony w zalegalizowane tablice rejestracyjne i nalepkę kontrolną (pismo Urzędu Skarbowego w Olsztynie z 9 maja 2005 r., US. II/PDF-415/9/05). Pogląd ten podzielił Urząd Skarbowy Kraków-Podgórze i nakazał zwiększyć wartość początkową auta o koszty manipulacyjne związane z jego rejestracją i o opłatę za tablice rejestracyjne (pismo z 6 stycznia 2006 r., PD/415-134/05/R1).

Z kolei Urząd Skarbowy w Płocku w piśmie z 14 listopada 2006 r. (1419/UDD-415-168/06/AS) wyjaśnił, że do wartości początkowej auta nie wlicza się kosztów ubezpieczeń komunikacyjnych (OC, AC i NW). Nie są to koszty związane z zakupem tego pojazdu, nawet jeżeli zostały poniesione przed przyjęciem go do używania. Wydatki te można zaliczyć bezpośrednio do kosztów firmy.