Przepisy o dokumentowaniu wydatków, jakie ponoszą zatrudnieni podczas podróży służbowych, stwarzają służbom płacowym firm wiele problemów. Zwłaszcza że od 1 stycznia bieżącego roku są drobne zmiany. Chodzi konkretnie o rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (DzU nr 236, poz. 1990 ze zm.).
Kłopoty sprawia obowiązujący od 1 stycznia br. § 8a rozporządzenia. Nałożył on na pracodawcę nowy obowiązek udzielania udającemu się w krajową podróż, na jego żądanie, zaliczki na pokrycie niezbędnych i przewidywanych kosztów. Temu ostatniemu każe za to rozliczać się z wydatków poniesionych na delegację w ciągu 14 dni od powrotu. Wcześniej prawo nie wyznaczało takiego terminu. Zakłady ustalały te kwestie w regulaminach wynagradzania, układach zbiorowych pracy, indywidualnych angażach albo zwyczajowo.
Czy 14-dniowy termin na rozliczenie kosztów podróży służbowej na terenie kraju wiąże pracowników we wszystkich zakładach pracy? A może tylko zatrudnionych w sferze budżetowej?
- pyta czytelnik DOBREJ FIRMY.
Paragraf 8a rozporządzenia obowiązuje bezwzględnie pracodawców sfery budżetowej. Firmy spoza tego sektora powinny określić sposób zwrotu kosztów delegacji służbowych w swoich przepisach wewnątrzzakładowych, np. w układach zbiorowych czy regulaminach wynagradzania. Wolno im w tym trybie przyjąć inny termin rozliczenia wydatków na podróż, np. 5, 7 czy 10 dni. W razie braku odmiennych postanowień pracownik zakładu prywatnego musi się rozliczyć z zaliczki tak jak budżetówce, czyli w ciągu 14 dni.
W świetle § 8a ust. 3 rozporządzenia pracownik - rozliczając się z delegacji - musi załączyć dokumenty i rachunki potwierdzające poszczególne wydatki. Nie dotyczy to jednak diet (23 zł za dobę) oraz wydatków objętych ryczałtami:
- na dojazdy środkami komunikacji miejscowej - w wysokości 20 proc. diety, czyli 4,60 zł za każdą rozpoczęta dobę podróży,
- za nocleg - 150 proc. diety, czyli
34,50 zł za każdy nocleg dla pracownika, któremu szef nie zapewnił bezpłatnego noclegu i który nie przedstawił rachunku za hotel.
Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku, faktury) nie było możliwe, zatrudniony składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Takie oświadczenie, niemające oparcia w rachunkach (fakturach), wystarczy do rozliczenia podróży. Nie było jednak żadnych zmian w dokumentowaniu kosztów przejazdu autobusem PKS lub pociągiem do miejsca docelowego delegacji na terenie kraju. Podwładny otrzyma zatem cenę biletu za dany środek transportu, z uwzględnieniem przysługującej mu ulgi. Nie ma przy tym znaczenia, z jakiego tytułu ulga się należy. Autorka jest radcą prawnym
Pan Jan załatwiał sprawy służbowe w innym mieście niż to, gdzie pracuje. Rozliczając delegację, dołączył bilet trzydniowy (tańszy od jednorazowych) na przejazdy tramwajem, autobusem i metrem. Postąpił nieprawidłowo. Zwrot kosztów dojazdów komunikacją miejscową jest wydatkiem zryczałtowanym, którego nie trzeba dokumentować. Faktury i rachunki przedstawia się natomiast na udowodnienie innych, uzasadnionych kosztów podróży, np. opłat parkingowych, zakupu materiałów szkoleniowych.
Pani Jola zgubiła bilety PKP na kwotę 220 zł dokumentujące jej przejazdy podczas odbytej delegacji. Złożyła oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynie niemożliwości jego udokumentowania. Takie oświadczenie wystarcza do zwrotu jej cen biletów, a także do nieodprowadzania od nich podatku dochodowego od osób fizycznych oraz składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.
