Bezpieczne biuro to nie tylko obowiązek pracodawcy, ale też spory wydatek

Ciasnota w pokojach, brudne okna, popsute rolety, zaduch - w wielu biurach nikogo to dziś nie dziwi. Jest jednak niedopuszczalne. Obowiązkiem przedsiębiorcy zatrudniającego pracowników jest bowiem dochowanie odpowiednich standardów dla miejsca, w którym pracują.

Jeżeli przedsiębiorca ma doświadczenie w przystosowaniu pomieszczeń na miejsca pracy, może pokusić się np. o aranżację obiektu pełniącego dotychczas funkcję biurową na własne biuro. Samodzielnie też może dostawić nowe stanowiska pracy. Czasami jednak nawet w takich sytuacjach powinien poradzić się specjalisty, aby być w zgodzie z przepisami i nie narażać się na kary w razie kontroli inspektora pracy. Przepisy określają bowiem praktycznie wszystkie istotne parametry pomieszczeń. Warto od razu zaprojektować obiekt tak, aby bez większych przeróbek można było zwiększyć liczbę stanowisk pracy, wstawiać nowe maszyny, łączyć pokoje lub dzielić je na mniejsze.

Jeszcze więcej obowiązków ma przedsiębiorca budujący lub modernizujący obiekt biurowy. Już sam projekt musi być pozytywnie zaopiniowany przez uprawnionego rzeczoznawcę (uprawnienia nadaje główny inspektor pracy). Trzeba będzie też zatrudnić projektanta (wymaga tego prawo budowlane), który potrafi poruszać się w gąszczu przepisów i uzgadnia projekt z rzeczoznawcami. Zazwyczaj też niezbędne okaże się pozwolenie budowlane (czasem zgłoszenie).

Pracodawca musi zadbać nie tylko o wielkość i wyposażenie pomieszczenia. Musi też utrzymywać je w czystości i remontować, zabezpieczyć przed wilgocią, a także przed nadmiernymi drganiami i innymi uciążliwościami. Przepisy określają nawet, ile wody trzeba zagwarantować do utrzymania czystości pomieszczeń i terenu wokół zakładu pracy. Ma to być przynajmniej 1,5 l na dobę na każdy metr kwadratowy powierzchni podłogi wymagającej zmywania oraz co najmniej 2,5 l na dobę na każdy metr kwadratowy poza budynkami, jeśli wymaga polewania (zieleń, utwardzone ulice, place itp.).

Musi też zapewnić odpowiednią temperaturę, wentylację i oświetlenie, chronić miejsce pracy przed wilgocią, nadmiernym nasłonecznieniem czy drganiami.

Przedstawiamy najważniejsze wymagania, jakie musi spełniać standardowe miejsce dla osoby wykonującej prace biurowe.

Każdemu pracownikowi przysługują co najmniej 2 mkw. wolnej podłogi i 13 m sześc. wolnej przestrzeni w pomieszczeniu. Trzeba przy tym pamiętać, że przestrzeń wolna nie może być zajęta przez meble (biurka, szafy, regały, stoły), urządzenia (komputery, kopiarki, faksy) czy np. segregatory. Niekiedy (gdy pomieszczenie jest niskie) potrzeba nawet 15 m sześc. wolnej przestrzeni na pracownika.

W pokoju biurowym o powierzchni 8 mkw. i wysokości 3 m pracują cztery osoby. Pracodawca uważał, że jest to zgodne z przepisami, bo na każdą osobę przypadają 2 mkw. powierzchni. Inspektor pracy stwierdził jednak, że w tym pomieszczeniu jest nadmierne zagęszczenie. Liczy się bowiem nie całą powierzchnię pokoju, a tylko niezajętą przez meble i urządzenia. Ponadto na osobę przypada mniej niż 13 m sześc. wolnej przestrzeni.

Minimalna wysokość pomieszczenia to 3 m, a jeżeli występują w nim czynniki szkodliwe dla zdrowia pracowników, to 3,3m. Dopuszczalne są odstępstwa:

- może być niżej (nie mniej niż 2,5 m), jeżeli w pomieszczeniu jest klimatyzacja, a zgodę wyrazi wojewódzki inspektor sanitarny,

- jeżeli w pomieszczeniu pracują nie więcej niż 4 osoby, a na każdą z nich przypada przynajmniej 15 m sześc. wolnej przestrzeni, to wysokość może wynosić 2,5m bez zgody wojewódzkiego inspektora sanitarnego,

- także 2,5m wysokości może mieć pomieszczenie usługowe (lub produkcyjne) drobnej wytwórczości mieszczące się w budynku mieszkalnym, jeżeli pyły i hałas nie przekraczają norm, a na jednego pracownika przypada co najmniej15 m sześc. wolnej objętości pomieszczenia,

- w dyżurce, portierni, kantorze albo na antresoli otwartej do większego pomieszczenia wysokość może wynosić tylko2,2 m, gdy nie występują czynniki szkodliwe dla zdrowia, lub 2,5 m, jeśli takie występują,

- w pomieszczeniach pracy czasowej minimalna wysokość to 2,2 m, jeżeli nie ma czynników szkodliwych, i 2,5 m, jeżeli takie występują.

Uwaga!

Przy lokalizowaniu miejsc pracy pod pochyłym stropem (czyli najczęściej na poddaszach) liczy się średnia wysokość pomieszczenia. W najniższym miejscu nie może być ona jednak mniejsza niż 1,9m.

Podłogi mają być stabilne, równe, nieśliskie, odporne naścieranie i nacisk, łatwe do utrzymania w czystości. Jeżeli podłoga jest wykonana z materiału będącego dobrym przewodnikiem ciepła, to w przejściach, miejscach dostania i siedzenia trzeba zastosować izolację od zimna bądź wilgoci (np. podesty). Ponadto podesty mają być stabilne, wytrzymałe na obciążenia, zabezpieczone przed możliwością potknięcia się.

W pomieszczeniach, w których wydzielają się substancje szkodliwe dla zdrowia, ściany i sufity powinny być zabezpieczone przed wchłanianiem tych substancji i osadzaniem się pyłu. W niektórych rodzajach pomieszczeń ściany muszą być łatwe domycia. Często w nowoczesnych wnętrzach pracodawcy decydują się na przezroczyste ściany. Muszą pamiętać o ich oznakowaniu i wykonaniu z materiału odpornego na rozbicie. Jeśli tak nie jest, to mają one być tak osłonięte, aby pracownik nie mógł się zranić.

Do pomieszczeń i stanowisk pracy położonych na różnych poziomach powinny prowadzić bezpieczne dojścia stałymi schodami lub pochylniami (a nie np. drabinami). Nie powinny być śliskie, natomiast w miejscach zalegania pyłów mają być ażurowe. Szerokość schodów i wysokość stopni określają przepisy budowlane (konkretnie - rozporządzenie o warunkach technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie). Uzależniają one szerokość schodów od liczby osób mogących przebywać jednocześnie na kondygnacji, poruszających się po nich oraz rodzaju obiektu. Jednak nawet w budynkach o funkcji usługowej, w których zatrudnia się do 10 osób, nie mogą mieć one mniej niż 0,9 m. Przepisy określają też liczbę stopni w biegu, ich wysokość i szerokość. W tym samym rozporządzeniu są podane parametry dotyczące pochylni.

Wysokość przejść i dojść do stanowisk pracy nie powinna być mniejsza niż 2 m (w szczególnych sytuacjach 1,8 m, ale musi być wtedy specjalnie oznakowana). Przejścia między maszynami a innymi urządzeniami bądź ścianami muszą mieć 75 cm szerokości, a jeżeli odbywa się w nich ruch dwukierunkowy, to co najmniej 1m.

Przede wszystkim mają być czyste. Jeżeli są narażone na uszkodzenia, powinny być od strony, po której mogą się znajdować ludzie, osłonięte siatką zabezpieczającą. Gdy są przeznaczone do wietrzenia pomieszczeń, pracownik nie powinien mieć problemu z ich łatwym otwieraniem z podłogi oraz z ustawianiem w pożądanym położeniu. Nie powinno być też trudności z ich myciem. Mają być tak wykonane, aby nie skraplała się na nich para wodna, szczególnie w takich pomieszczeniach, w których jest dużo wilgoci (jeżeli jest to niemożliwe, trzeba ustawić odpowiednie rynienki tak, żeby woda nie spływała na stanowisko pracy). Ponadto powinny być wyposażone w rolety, żaluzje lub inne urządzenia eliminujące nadmiar promieni słonecznych.

Wymiary otworów drzwiowych powinny być dostosowane do liczby pracowników z nich korzystających oraz do rodzaju i wielkości stosowanych urządzeń transportowych i przemieszczanych ładunków. Wejściowe i do pomieszczeń użytkowych, w których jest zatrudnionych do 10 osób, muszą mieć, zgodnie z rozporządzeniem o warunkach technicznych, co najmniej90cm szerokości i2m wysokości. W łazienkach drzwi także muszą mieć 90 cm szerokości i otwierać się na zewnątrz. Pomieszczenia pracy, w których przebywają pracownicy, nie mogą być zamykane w sposób uniemożliwiający z nich wyjście.

Drzwi rozsuwane trzeba wyposażyć w urządzenia zapobiegające ich wypadnięciu z prowadnic. Natomiast wahadłowe powinny być przezroczyste (lub mieć przezroczyste panele). Mają być także wykonane z materiału odpornego na rozbicie lub ze szkła hartowanego i oznakowane w widocznym miejscu. Drzwi i bramy otwierające się do góry muszą mieć zainstalowane urządzenia zapobiegające ich przypadkowemu opadaniu.

Pomiędzy pomieszczeniami nie wolno wstawiać progów, chyba że wymagają tego warunki techniczne. Wtedy trzeba je dobrze oznaczyć. Drzwi i bramy otwierane i zamykane mechanicznie mają tak funkcjonować, aby nie stwarzać zagrożenia urazem. Powinny mieć łatwe do rozpoznania urządzenie do ich zatrzymywania i być przystosowane do ręcznego otwierania.

Coraz częściej w pomieszczeniach pracy stosuje się różne skomplikowane zamknięcia drzwi. Trzeba jednak pamiętać, że pracownik musi z niego wyjść bez trudu, także bez użycia klucza. Należy też ustalić, w jaki sposób pracujące w takim wnętrzu osoby mają być informowane o ewentualnym niebezpieczeństwie. Trzeba pamiętać o przepisach przeciwpożarowych i zapewnić drogi ewakuacyjne ze wszystkich pomieszczeń, w których mogą przebywać zatrudnieni. Muszą one umożliwić szybkie wydostanie się na otwartą przestrzeń. Dróg i dojścia do nich nie wolno niczym zastawiać.

Pomieszczenia, w których jest wykonywana stała praca, mają być oświetlone światłem dziennym. Trzeba też obowiązkowo zapewnić pracownikom oświetlenie elektryczne. Nie powinno być przy tym dużych różnic natężenia światła między poszczególnymi pomieszczeniami czy korytarzami, aby nie powodować tzw. olśnienia. Oświetlenie ma być zgodne z normami (ich wykaz jest w rozporządzeniu o warunkach technicznych). Gdy w pomieszczeniach może występować zagrożenie życia lub zdrowia pracowników, trzeba zainstalować oświetlenie awaryjne.

Wojewódzki inspektor sanitarny (w porozumieniu z okręgowym inspektorem pracy) musi się zgodzić na stosowanie w pomieszczeniu pracy wyłącznie oświetlenia elektrycznego.

Pracujący przy komputerze musi mieć odpowiednią przestrzeń. Odległość między sąsiednimi monitorami nie może być mniejsza niż60cm, a między pracownikiem i tyłem sąsiedniego komputera ma wynosić przynajmniej 80 cm. W biurach zazwyczaj monitory ustawia się do siebie tyłem, tak że prawie do siebie przylegają. Przy monitorach standardowej budowy nie będzie to zwykle sprzeczne z normami. Biorąc bowiem pod uwagę odległość pracownika od monitora, przy którym pracuje, jak też głębokość samych monitorów, odstęp od zatrudnionego do przeciwległego ekranu wynosi zwykle około 1 m. Do naruszenia przepisów może dojść, jeżeli tyłem do siebie będą stały cienkie monitory ciekłokrystaliczne. Wilgotność względna w takim pomieszczeniu nie powinna być mniejsza niż 40 proc. Pamiętać trzeba też o zachowaniu wymagań dotyczących oświetlenia, hałasu i promieniowania.

Stanowisko musi być wyposażone w odpowiedni ekran i klawiaturę. Pracownik musi siedzieć na odpowiednim krześle - więcej na ten temat pisaliśmy w DF 11 sierpnia 2004 r. ("Nie zawsze tyłem do kolegi").

Pracodawca ustawił przy stanowiskach z komputerami zwykłe krzesła. Popełnił błąd, bowiem rozporządzenie o bhp przy stanowiskach pracy wyposażonych w monitory komputerowe nakazuje, by krzesło takiego pracownika było obrotowe, miało kółka jezdne, oparcie dla pleców z odpowiednią regulacją i podłokietniki. Powinno też mieć regulację wysokości i pochylenia oparcia. Uwaga! Regulacje o komputerowym stanowisku pracy nie dotyczą systemów przenośnych nieprzeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy. Gdyby więc przedsiębiorca ustawił zwykłe krzesło przy stole, przy którym ktoś pracuje z laptopem, nie popełniłby błędu.

Temperatura w pomieszczeniach przy lekkiej pracy fizycznej i pracy biurowej nie powinna być niższa niż 18 st. C, a generalnie nie niższa niż14 st.C, chyba że względy technologiczne na to nie pozwalają.

Nie ma najwyższej dopuszczalnej temperatury ustalanej w stopniach. Określa ją wskaźnik WBGT. Jednak gdy temperatura w pomieszczeniu, spowodowana procesami technologicznymi, jest wyższa niż30 st.C, pracodawca musi zapewnić klimatyzowane pomieszczenie do wypoczynku nie dalej niż75m od miejsca pracy (patrz przykład 4).