Załóżmy, że mamy do czynienia z następującymi sytuacjami.

SYTUACJA 1. Pracownik przez trzy dni nie przychodzi do pracy. Gdy wreszcie czwartego dnia pojawia się w firmie, składa wniosek o urlop na żądanie za poprzednie dni. Jak pracodawca powinien się zachować? Uznać, że delikwent był na urlopie? Nie dać mu urlopu i obniżyć wynagrodzenie za dni nieusprawiedliwionej nieobecności? A może zmniejszyć wynagrodzenie i ukarać?

SYTUACJA 2. Pracownik przychodzi do pracy, ale jest pod wpływem alkoholu. Szef nie pozwala mu więc pracować. Następnego dnia sytuacja się powtarza. Jest to pierwsza wpadka tego bardzo cenionego pracownika. Zwolnić go czy ukarać? A jeśli karać, to naganą czy pieniężnie? Jeżeli pieniężnie, to ile ta kara powinna wynosić? A może połączyć ją z naganą?

Lista przewinień pracownika, za które może on otrzymać karę pieniężną, to lista zamknięta. Zatem za żadne inne naruszenie obowiązków pracowniczych, poza wymienionymi na liście, pracodawca nie może zastosować tej kary. Znajdują się na niej:

- opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia,

- stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwym,

- spożywanie alkoholu w czasie pracy,

- nieprzestrzeganie przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy,

- nieprzestrzeganie przepisów przeciwpożarowych.

Ponieważ w zamkniętej liście została wymieniona zarówno nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy, jak i zjawienie się w niej pod wpływem alkoholu, w obu przedstawionych na wstępie sytuacjach pracodawcy mają prawo ukarać pracownika finansowo.

W sytuacji pierwszej mamy do czynienia z nieusprawiedliwioną nieobecnością, bo nie można uznać, że złożenie wniosku o urlop na żądanie dopiero po 3-dniowej nieobecności spełnia wymagania prawa. Żądanie takiego urlopu powinno być bowiem zgłoszone najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia (art. 167zd. 2 k.p.). A Sąd Najwyższy uważa nawet, że przed rozpoczęciem dniówki, o ile sprawa ta nie jest korzystniej uregulowana dla pracowników w przepisach wewnątrzfirmowych (por. wyrok Sądu Najwyższego z 15 listopada 2006 r., I PK 128/06). W sytuacji drugiej pracownik przychodząc do pracy w stanie nietrzeźwym, ewidentnie dał podstawę do zastosowania wobec niego kary pieniężnej (art. 108 §2 k.p.).

Za jedno przewinienie pracownik nie powinien być karany dwa razy. Niemożliwe jest zatem nałożenie nagany i kary pieniężnej za stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwym (jak w sytuacji drugiej). Ale nie znaczy to, że pracodawca nakładając karę pieniężną, powinien zapłacić pracownikowi za dni nieświadczenia pracy bez usprawiedliwienia albo niemożność jej wykonywania z winy tego pracownika.

Wynagrodzenie należy się pracownikowi za pracę wykonaną, a za jej nieświadczenie tylko wtedy, gdy przepisy przewidują, że zachowuje do niego prawo w tym okresie (art. 80 k.p.). Za nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy i niewykonywanie pracy z powodu nietrzeźwości żaden przepis prawa nie gwarantuje pensji. A to oznacza, że pracodawca nie musi płacić za dni, w których pracownik dopuścił się tych przewinień. Nie jest to karanie pracownika, lecz postępowanie zgodnie z przepisami. Dlatego pracodawca może oprócz tego nałożyć na pracownika karę pieniężną (sytuacja 1. i 2.).

Pracodawca nie musi poprzestać na nałożeniu kary pieniężnej. Może zdecydować o zwolnieniu pracownika i to z tej samej przyczyny, która stała się podstawą kary.

Wymierzenie pracownikowi kary porządkowej nie wyklucza bowiem możliwości uznania tego samego nagannego zachowania się pracownika za przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie umowy o pracę - uznał Sąd Najwyższy w wyroku z 25 października 1995 r. (I PRN 77/95). Co więcej, pracodawca może dać pracownikowi dyscyplinarkę, jeśli tylko miało miejsce ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych, obniżyć mu pensję lub pociągnąć do odpowiedzialności materialnej (por. wyrok SN z 3 kwietnia 1997 r., I PKN 40/97, wyrok SN z 2 września 1982 r., IPR78/82, uchwała SN z 11 stycznia 1980 r., IPZP45/79).

PRZYKŁAD

Pan Jan, który bez usprawiedliwienia nie przychodził do pracy przez 3 dni, otrzymuje miesięcznie 2100 zł pensji zasadniczej i premię regulaminową 210 zł. Ma podstawowe koszty uzyskania przychodu (w 2007 r. 108,50 zł) i złożył pracodawcy oświadczenie PIT-2, upoważniające do zmniejszania miesięcznej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych o tzw. kwotę wolną (w 2007 r. 47,71 zł). Na jego przykładzie pokażemy mechanizm ustalania wysokości kary pieniężnej i jej potrącania.

Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości należy uwzględnić w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu, w którym został ukarany, a ze zmiennych składników - wyliczyć przeciętną ich wysokość z 3 miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym pracownik został ukarany.

W takim razie podstawę wynagrodzenia pana Jana będzie stanowić kwota 2310 zł (2100 zł + 210 zł).

Aby obliczyć karę pieniężną za jeden dzień, należy podzielić podstawę wynagrodzenia przez współczynnik ekwiwalentowy, który w 2007 r. wynosi 21.

W takim razie kara pieniężna za jeden dzień dla pana Jana wynosi 2310 zł : 21 = 110 zł.

Skoro pan Jan nie pracował 3 dni bez usprawiedliwienia, to dla niego kary pieniężne mogłyby wynosić 330 zł (110 zł x 3), bo każdy dzień nieświadczenia pracy to osobne przewinienie. Ale nie będą, ponieważ obowiązują limity przy potrąceniach (patrz kolejne kroki).

Kwota wynagrodzenia wolna od potrąceń dla pracownika, który złożył PIT-2, wynosi w 2007 r. 684,71 zł (mechanizm obliczeń patrz DF z 3 stycznia 2007 r.). Oznacza to, że przy potrącaniu kar pieniężnych kwota wolna od potrącenia to 616,24 zł (684,71 proc. x 90 proc.). Taka kwota musi pozostać panu Janowi po potrąceniu nałożonej na niego kary pieniężnej.

Obliczenie maksymalnej kwoty potrącenia, która zagwarantuje otrzymanie przez pracownika kwoty wolnej, wymaga działań w dwóch etapach. Po pierwsze, trzeba obliczyć przysługujące pracownikowi wynagrodzenie netto. Po drugie, od otrzymanego wyniku należy odjąć kwotę wolną, jaka obowiązuje przy potrącaniu kar pieniężnych (patrz krok 3.).

U pana Jana będzie to wyglądało tak:

1) składki na ubezpieczenia społeczne, finansowane przez pracownika:

- składka na ubezpieczenie emerytalne 2310 zł x 9,76 proc. = 225,46 zł

- składka na ubezpieczenie rentowe 2310 zł x 6,5 proc. = 150,15 zł

- składka na ubezpieczenie chorobowe 2310 zł x 2,45 proc. = 56,60 zł

- składki na ubezpieczenia społeczne łącznie 432,21 zł

2) składka na ubezpieczenie zdrowotne:

- składka przekazywana do ZUS (2310 zł - 432,21 zł) x 9 proc. = 169 zł

- składka odliczana od podatku (2310 zł - 432,21 zł) x 7,75 proc. = 145,53 zł

3) zaliczka na podatek dochodowy

- podstawa opodatkowania 2310 zł - (108,50 zł + 432,21 zł) = 1769,29 zł, po zaokrągleniu 1769 zł

- zaliczka na podatek (1769 zł x 19 proc.) - 47,71 zł = 288,40 zł

- zaliczka na podatek po odliczeniu składki zdrowotnej 288,40 zł - 145,53 zł = 142,87 zł, po zaokrągleniu 143 zł

4) wynagrodzenie netto 2310 zł - (432,21 zł + 169 zł + 143 zł) = 1565,79 zł

5) maksymalna kwota potrącenia 1565,79 zł - 616,24 zł = 949,55 zł

Jak zostało ustalone w kroku 2., panu Janowi pracodawca mógłby potrącić 330 zł i, jak się okazuje, suma ta mieści się w maksymalnej kwocie potrącenia. Trzeba jednak pamiętać, że maksymalny pułap dla wszystkich kar pieniężnych wynosi dziesiątą część wynagrodzenia netto pracownika. Oznacza to, że pracodawca może potrącić z pensji pana Jana maksymalnie 156,58 zł (1565,79 zł x 10 proc.).

Po dokonaniu potrąceń kar pieniężnych pracownikowi musi pozostać 90 proc. minimalnego wynagrodzenia za pracę, jeśli jest zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne i zaliczki na podatek dochodowy (art. 87§ 1 pkt 3 k.p.).

Wynagrodzenie za jeden dzień, konieczne przy ustalaniu kary pieniężnej, oblicza się od należnego pracownikowi w miesiącu ukarania wynagrodzenia brutto. Należy przy tym stosować zasady obowiązujące przy wyliczaniu ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy, czyli określone w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (DzU nr 2, poz. 14 ze zm.). Wynika to z § 2 ust. 1 pkt 10 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy (DzU nr 62, poz. 289 ze zm.).