Sezon urlopowy zbliża się wielkimi krokami. Jeśli pracownicy jeszcze nie złożyli wniosków urlopowych, to zapewne już się do tego szykują. Z uwagi na zmianę przepisów dotyczących prowadzenia dokumentacji pracowniczej powstaje jednak pytanie, jak aktualnie prowadzić indywidualną dokumentację związaną „z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego" dla pracowników? Co przez to rozumieć? Jakie dokumenty gromadzić?
Czytaj też:
Dokumentacja pracownicza - zmiany od 1 stycznia 2019
Ewidencję czasu pracy trzeba trzymać 10 lat
Jak było wcześniej
Do końca 2018 r. pracodawca miał obowiązek prowadzić indywidulane karty ewidencji czasu pracy dla każdego pracownika. Taka karta obejmowała m.in. pracę w poszczególnych dobach, w tym w porze nocnej i w godzinach nadliczbowych, a także urlopy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.
Kartę prowadziło się poza aktami osobowymi pracownika. Poza tymi aktami przechowywano też wszelkie dokumenty związane z urlopem wypoczynkowym pracowników – tj. wniosek urlopowy, wniosek o przesunięcie urlopu czy pismo odwołujące pracownika z urlopu.
Niniejsze dokumenty trzymano przez trzy lata. Brak było przepisu, który określałby konkretne ramy czasowe w tym zakresie. Doktryna przyjęła więc trzy lata z uwagi na obowiązujący w prawie pracy okres przedawnienia roszczeń pracowniczych.
Nierzadko dochodziło jednak do sytuacji, gdy w trakcie postępowania sądowego prowadzonego z inicjatywy pracownika o zapłatę należności z tytułu niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego pracodawca nie posiadał już kompletu dokumentacji urlopowej. Z prostej przyczyny – częściowo została zniszczona ze względu na powszechnie stosowany trzyletni okres archiwizacji.
Powyższe zasady uległy zmianie od stycznia br.
Jak jest teraz
Od 1 stycznia 2019 r. dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego stanowią odrębny rodzaj dokumentacji pracowniczej prowadzonej obok ewidencji czasu pracy. Należy ją prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika.
Ustawodawca wprowadził ponadto obowiązkowy, 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (w tym także tej związanej z urlopami). Należy go liczyć od końca roku, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Okres ten może być dłuższy, jeśli przewidują to odrębne przepisy. Ponadto, aby uniknąć przypadków, w których w trakcie postępowania sądowego brakuje kompletu dokumentów, obowiązuje obecnie zasada, że w sytuacji, gdy dokumentacja pracownicza może stanowić dowód w sprawie, a pracodawca wie, że wytoczono powództwo, okres przechowywania dokumentów przedłuża się o dodatkowe 12 miesięcy. Po upływie tego okresu pracodawca ma obowiązek zawiadomić pracownika o możliwości odbioru dokumentacji w terminie 30 dni od doręczenia zawiadomienia.
Przykład
Pracownik zatrudniony 2 stycznia 2019 r. zakończył stosunek pracy 31 maja 2019 r. Zgodnie z art. 94 pkt 9b kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek trzymać jego dokumentację pracowniczą przez 10 lat, licząc od końca 2019 r. Zatem 10-letni termin biegnie od 1 stycznia 2020 r. i upłynie z końcem 2029 r.
Gdyby w sytuacji opisanej w przykładzie pracownik wytoczył powództwo o zapłatę ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, pracodawca musiałby przechowywać jego dokumentację związaną z urlopem wypoczynkowym do końca 2030 r. Następnie zaś musiałby poinformować tę osobę, że może odebrać dokumenty w ciągu 30 dni od otrzymania zawiadomienia. Zakładając, że pracownik otrzymałby zawiadomienie 1 marca 2031 r., od tego dnia należałoby liczyć 30-dniowy termin na odbiór dokumentacji. Upłynąłby on 31 marca 2031 r. Gdyby pracownik nie odebrał dokumentów w tym terminie, pracodawca będzie mógł je zniszczyć.
Powyższe terminy odnoszą się jedynie do dokumentacji pracowniczej osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. Wobec pracowników lub byłych pracowników, których stosunek pracy został nawiązany wcześniej, wciąż stosuje się przepisy obowiązujące w chwili wejścia w życie ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw związanych ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (DzU poz. 357), czyli ich dokumentację urlopową można zniszczyć po trzech latach.
Forma i sposób składania
Jeżeli chodzi o samą formę prowadzenia dokumentacji związanej z urlopem wypoczynkowym, to zmiany, jakie weszły w życie 1 stycznia 2019 r., niczego nie zrewolucjonizowały. Ani kodeks pracy, ani nowe rozporządzenie z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (DzU poz. 2369) nie narzucają żadnej konkretnej formy, jakiej mają odpowiadać wnioski urlopowe. W rzeczywistości forma takiego wniosku oraz procedura związana z jego składaniem i akceptowaniem najczęściej jest uregulowana w regulaminie pracy lub w innych obowiązujących u pracodawcy regulacjach wewnętrznych.
Zatem tak jak dotychczas, to pracodawca ustala sposób i formę składanych dokumentów. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracownicy składali wnioski urlopowe mailem, a pracodawca w tej samej formie je akceptował. Prawnie dopuszczalne jest również korzystanie ze specjalnych programów informatycznych do składnia wniosków urlopowych i planowania urlopów zatrudnionych pracowników, z czego korzysta część pracodawców. Dokumentacja pracownicza może bowiem być prowadzona zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej, a także mieszanej. Przepisy nie nakładają na pracodawcę obowiązku wyboru jednej formy. Ważne jest jedynie to, aby dokumenty były przechowywane w odpowiedni sposób.
Jeżeli pracodawca zdecyduje się na formę elektroniczną, to musi spełnić określone wymogi formalne. Należą do nich np. odpowiednie zabezpieczenie plików czy też integralność dokumentacji i metadanych.
Skład teczki
W dokumentacji związanej z urlopem wypoczynkowym powinny znaleźć się wszystkie „dokumenty związanie z ubieganiem się i korzystaniem". Tym samym pracodawca powinien zarchiwizować wszystkie wnioski urlopowe, a nie tylko te realnie wykorzystane przez pracownika.
Dokumentację związaną z urlopem wypoczynkowym stanowią również dokumenty dotyczące przesunięcia terminu urlopu czy odwołania z niego pracownika. Zatem je także powinien gromadzić pracodawca.
Przykład
Pracownik w ciągu roku złożył w sumie cztery wnioski urlopowe. Z tego otrzymał dwie akceptacje, jeden wniosek wycofał sam, a na jeden szef nie wyraził zgody. W dokumentach tej osoby związanej z urlopem powinny się znaleźć wszystkie wnioski, włącznie z tym, który pracownik wycofał, a także odpowiedzi na nie, udzielone przez pracodawcę.
Przykład
Pracownik złożył dwa wnioski urlopowe, obydwa zaakceptowane. W połowie drugiego urlopu szef telefonicznie odwołał go z reszty wypoczynku. W dokumentacji związanej z urlopem wypoczynokowym tej osoby należy przechowywać wnioski urlopowe, zgody oraz pismo/notatkę służbową potwierdzającą odwołanie pracownika z wolnego.
Tylko dotyczące wypoczynku
W osobnej dokumentacji dotyczącej pracownika należy gromadzić jedynie dokumenty związane z urlopem wypoczynkowym. Dokumenty związane z innymi rodzajami urlopów, takimi jak np.: urlop macierzyński, rodzicielski, ojcowski, wychowawczy, urlop bezpłatny czy też urlop szkoleniowy, powinny być przechowywane w części B akt osobowych danej osoby.
Zdaniem autorki
Barbara Klimczyk, adwokat, Associate w praktyce prawa pracy kancelarii Bird & Bird
Plan urlopów jest dokumentem zbiorczym. Ustalany jest bowiem na podstawie wszystkich wniosków urlopowych złożonych przez pracowników u danego pracodawcy. Mimo to Ministerstwo Rodziny Pracy i Polityki Społecznej w piśmie z 11 stycznia 2019 r. w sprawie przechowywania dokumentacji pracowniczej uznało, że nic nie stoi na przeszkodzie, aby kserokopię takiego planu włączyć do dokumentacji związanej z urlopem wypoczynkowym konkretnego pracownika. Plan urlopów w połączeniu z wnioskiem pracownika o udzielenie urlopu stanowi bowiem pełniejszą dokumentację dotyczącą ubiegania się i korzystania z urlopu przez pracownika. Decyzja w tej sprawie została więc całkowicie pozostawiona uznaniu pracodawcy.
