Wszystko to ma związek z uchwaloną 9 listopada 2018 r. ustawą o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (dalej:ustawa). Wejdzie ona w życie 18 kwietnia 2019 r., z zastrzeżeniem, że już od 1 stycznia 2019 r. tworzy się platformę, która ma umożliwiać przekazywanie faktur drogą elektroniczną, zaś dla zamówień publicznych nieprzekraczających równowartości 30 tys. euro zastosowano okres przejściowy do 1 sierpnia 2019 r.
Czytaj także: Zamówienia publiczne: papierowa faktura będzie zbędna
Będzie platforma
Podstawowym celem ustawy jest wdrożenie do polskiego porządku prawnego przepisów dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE z 16 kwietnia 2014 r. w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych (dalej: dyrektywa). Prawodawca unijny dostrzegł stosowanie w państwach członkowskich rozbieżnych wymogów prawnych i technicznych dotyczących faktur elektronicznych, które zniechęcają wykonawców do podejmowania działalności w dziedzinie zamówień transgranicznych, stanowiąc swoistą barierę dla handlu wewnątrzwspólnotowego. Przeciwdziałać wspomnianej przeszkodzie ma wspieranie interoperacyjności w zakresie fakturowania elektronicznego, o czym stanowi dyrektywa.
Najistotniejszą zmianą, którą niesie za sobą ustawa jest zobowiązanie publicznego zamawiającego do odbierania od wykonawcy ustrukturyzowanej faktury elektronicznej przesyłanej za pomocą platformy („E-faktura"). Narzędziem do tego służącym będzie Platforma Elektronicznego Fakturowania, której wdrożenie jest realizowane przez Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii. Na tę chwilę, ministerstwo udostępniło, z możliwością rejestracji, wersję testową platformy w wersjach przygotowanych przez dwóch brokerów (odnośnik można znaleźć pod adresem https://efaktura.gov.pl/platforma-PE).
Z drugiej jednak strony, ustawa nie zobowiązuje wykonawcy do wysyłania E-faktur. Co prawda na etapie prac legislacyjnych rozważano wprowadzenie po dwóch latach od wejścia w życie ustawy obowiązku wystawiania przez wykonawców E-faktur, ostatecznie jednak zrezygnowano z tego pomysłu. Wydaje się być to uzasadnione w świetle motywu 35 Dyrektywy, który wyjaśnia, że dyrektywa powinna pozostać bez uszczerbku dla prawa wystawcy faktury do wyboru pomiędzy innymi metodami przedłożenia faktury.
Ciekawym zagadnieniem jest pytanie, czy zamawiający w dokumentacji postępowania może zobowiązać wykonawcę do wystawiania E-faktur? Wspomniany motyw 35 Dyrektywy wprost dał taką możliwość państwom członkowskim, niemniej polski ustawodawca z niej nie skorzystał. Ustawa wyraźnie przewiduje bowiem jedynie odwrotne uprawnienie zamawiającego – tj. do wyłączenia w dokumentacji postępowania stosowania E-faktur (to uprawnienie wynika z art. 4 ust. 3 ustawy i dotyczy tylko zamówień publicznych do których nie stosuje się żadnej z ustaw: prawo zamówień publicznych, o umowie koncesji albo o partnerstwie publiczno-prywatnym).
Tym samym, wydaje się, że zamawiający w dokumentacji postępowania nie może nakazać wykonawcy przedkładania E-faktur, bowiem byłaby to czynność prawna sprzeczna z ustawą, a dokładnie z art. 4 ust. 2 ustawy, który wyraźnie zastrzega, że wykonawca nie jest zobowiązany do wysyłania E-faktur.
Konto na platformie
W celu urzeczywistnienia uprawnienia wykonawcy do wystawienia E-faktury, zamawiający jest zobowiązany do posiadania konta na platformie i jego założenia przed przewidywanym terminem otrzymania pierwszej E-faktury. Zarówno zamawiający, jak i wykonawca mogą upoważnić inne osoby lub jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej do odbioru i wysyłania E-faktur. Korzystanie z platformy jest bezpłatne.
Z uwagi na to, że w praktyce obrotu dosyć rzadko faktura jest samodzielnym dokumentem występującym w procesie fakturowania, platforma ma umożliwiać także wymianę innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych. Chodzi mianowicie o dokumenty związane z fakturą, w tym potwierdzające warunki dostawy i wykonania usług (np. nota księgowa, zamówienie, protokół zdawczo-odbiorczy, raport). Możliwość przekazywania takich dokumentów, stosownie do art. 4 ust. 4 ustawy, wymaga wyrażenia zgody przez drugą stronę. ?
Autor jest radcą prawnym Traple Konarski Podrecki i Wspólnicy
