Nowy poradnik dla korzystających z funduszy unijnych

„Zamówienia udzielane w ramach projektów. Podręcznik wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020" to nowy poradnik przygotowany przez resort inwestycji i rozwoju z myślą o wszystkich podmiotach korzystających lub planujących skorzystać z unijnych środków.

Czytaj także: Kto i na jakich warunkach może ubiegać się o dotacje unijne

Te firmy, które już ubiegały się o unijne dotacje i realizowały współfinansowane projekty, wiedzą, że wydawanie tych środków podlega specjalnym regułom. Ci przedsiębiorcy, którzy jeszcze tego nie robili mogą takiej wiedzy nie posiadać. Ktoś, kto do tej pory finansował inwestycje ze środków własnych lub posiłkował się pożyczkami i kredytami bankowymi, może nie mieć nawyku przeprowadzania sformalizowanej procedury wyboru wykonawcy robót budowlanych lub dostawcy usług, bądź materiałów.

I chociaż sformalizowanie nie musi oznaczać obowiązku stosowania przepisów o zamówieniach publicznych, to reguły rozeznania rynku, a w szczególności konkurencyjności wymagają przygotowania się do procedury poszukiwania najlepszego oferenta, a następnie udokumentowania jego wyboru.

Przykładowo, firma, która do tej pory korzystała ze środków własnych, mogła racjonalnie wydawać pieniądze szukając najtańszych (najlepszych) dostawców towarów lub usług. W tym celu mogła dzwonić do kontrahentów i rozmawiać z nimi albo prosić o oferty. Nie musiała tworzyć i publikować kryteriów wyboru tych ofert, a tym bardziej sporządzać pisemnego protokołu z procedury oceny i wyłonienia najlepszej z nich. Po prostu robiła to w oparciu o wewnętrzne procedury, które także nie musiały być nawet spisane. W przypadku projektów współfinansowanych ze środków unijnych, czyli gdy przedsiębiorca zaczyna korzystać ze środków publicznych, taki obowiązek może się pojawić, a właściwie można napisać, że niemal zawsze się pojawi (chyba że zamówienia będą dotyczyć małych kwot).

To wymaga uważniejszego przyjrzenia się temu, co ma być przedmiotem zamówienia, czy może zostać podzielone, czy też nie, jaka jest jego szacunkowa wartość i jakie kryteria wyboru należałoby zastosować. Te ostatnie są o tyle ważne, że powinny współgrać z celami i zakładanymi rezultatami dofinansowanego projektu (a czasem także z kryteriami jego wyboru). Trzeba pamiętać, że każdy wykonawca (dostawca) ma tak pomóc w realizacji projektu, przyczyniając się do spełnienia zakładanych w nim rezultatów.

To, o czym jeszcze należy pamiętać, wiąże się z tym, że o zasadach rozeznania rynku lub o zasadzie konkurencyjności nieraz trzeba pamiętać już na etapie aplikowania o środki, a nie dopiero od momentu podpisania umowy o dofinansowanie. Przykładowo będzie tak przy projektach, gdzie firma ubiega się o dofinansowanie na skorzystanie z usług doradczych (wzorniczych, marketingowych, badawczych lub rozwojowych), a zasady konkursu mówią o tym, że odpowiednia instytucja doradcza musi być wybrana już w momencie składania wniosku o dofinansowanie. I właśnie musi być wybrana z zachowaniem odpowiedniego trybu zapewniającego konkurencyjność.

Takich reguł jest więcej. Jak im sprostać, aby nie narażać się na utratę lub pomniejszenie dofinansowania (takie kary grożą za nieprzestrzeganie zasad racjonalnego i przejrzystego dokonywania wydatków), wyjaśnia wspomniany podręcznik. Można go pobrać ze strony www.funduszeeuropejskie.gov.pl. Został także zamieszczony na stronie www.bazakonkurencyjnosci.gov.pl. ©?

Listy sprawdzające

Dla podmiotów korzystających z unijnych środków, w tym przedsiębiorców przygotowujących się do złożenia zamówienia na roboty budowlane, zakup materiałów, tudzież usług przygotowane zostały listy sprawdzające:

- lista sprawdzająca – rozeznanie rynku,

- lista sprawdzająca – zasada konkurencyjności.