Na mapie wymiany handlowej z Polską rośnie znaczenie Hiszpanii. W Polsce działa wiele spółek, które osobowo bądź kapitałowo są powiązane z podmiotami z Półwyspu Iberyjskiego. Stąd, kraj ten również jest celem delegacji wielu naszych pracowników. Zanim jeszcze pracodawcy podejmą decyzję o tymczasowym wysłaniu swoich pracowników do Hiszpanii, powinni zapoznać się z warunkami świadczenia tam pracy przez delegowanych.

Najważniejszym aktem regulującym zagadnienia związane z delegowaniem do Hiszpanii jest ustawa 45/1999 z 29 listopada 1999 r. Wprowadza ona do tamtejszego porządku prawnego dyrektywę 96/71/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z 16 grudnia 1996 r. dotyczącą delegowania pracowników w ramach świadczenia usług.

Co do zasady do Hiszpanii wolno delegować pracowników, tj. osoby, które delegujący przedsiębiorca zatrudnia na podstawie umowy o pracę. Stosunek pracy powinien zostać zachowany przez cały okres delegowania, a pracodawca delegujący ma być podmiotem, który nie tylko wypłaci delegującym za ten okres wynagrodzenie, ale będzie również odprowadzał za nich składki na ubezpieczenia społeczne. Jeśli będzie inaczej, jest ryzyko, że podmiot delegujący zostanie uznany za agencję zatrudnienia udostępniającą pracowników, a nie firmę, która świadczy usługi na terenie Półwyspu.

Obowiązki delegującego

Pracodawca, który wysyła pracowników do Hiszpanii w celu transgranicznego świadczenia tam pracy, ma obowiązek zgłosić fakt delegowania jeszcze przed rozpoczęciem wykonywania pracy przez zatrudnionych, do właściwego organu pracy wspólnoty autonomicznej, gdzie praca ma być świadczona. Zgłoszenie jest koniecznie niezależnie od długości pobytu w tym kraju.

Gdyby praca miała być świadczona w miastach autonomicznych Ceuta i Melilla, informacje o delegowaniu należy kierować do departamentu pracy i imigracji odpowiednich delegacji rządowych (art. 5 ustawy 45/1999 w sprawie delegowania pracowników w ramach transgranicznego świadczenia usług).

Wyjątek (tj. brak obowiązku zgłoszenia) dotyczy agencji pracy tymczasowych, które wysyłają do Hiszpanii pracowników – pod warunkiem, że czas delegowania nie przekroczy 8 dni.

Kolejny istotny wymóg to przechowywanie przez okres delegowania licznej dokumentacji dotyczącej świadczonej tam pracy, w tym umów o pracę, potwierdzenia wypłaty wynagrodzenia, harmonogramów czasu pracy. Musi być ona dostępna na terenie Hiszpanii w formie papierowej bądź elektronicznej.

Nadzór inspektora

Podmiotem, który ma prawo sprawdzić polskiego pracodawcę, czy ten deleguje zgodnie z prawem, jest hiszpańska inspekcja pracy i ubezpieczeń społecznych (ITSS).

Hiszpańska ITSS kontroluje również, czy pracodawcy, którzy delegują tam pracowników w ramach transgranicznego świadczenia usług, zapewniają tym osobom – bez względu na ustawodawstwo mające zastosowanie do ich umów o pracę – warunki zatrudnienia zgodne z hiszpańskim prawem pracy.

Warunki gwarantowane...

Aby ustalić te warunki, należy sięgnąć zarówno do tamtejszych przepisów prawa, jak również układów zbiorowych, które mają zastosowanie do branży, w której zatrudnione są delegowane osoby bądź do zakładu, w którym praca będzie świadczona. Dotyczy to m.in.:

- maksymalnych okresów pracy i minimalnych okresów wypoczynku,

- minimalnego wymiaru płatnych urlopów rocznych,

- minimalnych stawek płacy, wraz ze stawką za nadgodziny,

- warunków wynajmu pracowników, w szczególności przez przedsiębiorstwa zatrudnienia tymczasowego,

- przepisów dotyczących zdrowia, bezpieczeństwa i higieny w miejscu pracy,

- środków ochronnych stosowanych w odniesieniu do warunków zatrudnienia kobiet ciężarnych lub kobiet tuż po urodzeniu dziecka, dzieci i młodzieży,

- równości traktowania mężczyzn i kobiet, a także innych przepisów w zakresie niedyskryminacji.

Przedsiębiorstwa, które delegują pracowników do Hiszpanii w celu wykonywania prac w ramach systemu podwykonawstwa w sektorze budowlanym mają dodatkowe obowiązki.

... albo korzystniejsze

Te przepisy nie stanowią jednak przeszkody dla stosowania korzystniejszych dla pracowników warunków zatrudnienia. O ile regulacje polskie są dla delegowanego korzystniejsze, o tyle właśnie je należy stosować (zasada korzystności). Wymaga to od pracodawcy porównywania warunków pracy i płacy i stosowania tych bardziej korzystnych dla zatrudnionych.

Nie jest to proste zadanie. Trzeba władać językiem hiszpańskim i być biegłym w przepisach, aby właściwe dokonać porównania. Ponadto potrzebne jest rozeznanie w hiszpańskich układach zbiorowych pracy, które mogą mieć zastosowanie.

Płaca minimalna

Obecna hiszpańska płaca minimalna jest uregulowana w Królewskim Dekrecie 1077/2017 z 29 grudnia 2017 r. dotyczącym ustalenia płacy minimalnej na 2018 r. Ta z kolei wynosi 28,23 EUR brutto na dzień bądź 858,55 EUR brutto miesięcznie – w zależności od tego, czy wynagrodzenie w umowie o pracę jest ustalone w wartości dziennej czy miesięcznej. Roczna wartość wynagrodzenia brutto nie może być mniejsza niż 10 302,60 EUR. Oczywiście układy branżowe, które mogą mieć zastosowanie, mogą przewidywać podstawowe wynagrodzenie w wyższej kwocie.

Do hiszpańskiej płacy minimalnej wliczane jest wynagrodzenie zasadnicze, dodatki do wynagrodzenia, jak również płaca za pracę w godzinach nadliczbowych i w porze nocnej.

Skoro polska płaca minimalna jest dużo niższa niż hiszpańska, to w czasie delegowania do zatrudnionych znajdą zastosowanie lokalne przepisy w tym zakresie. To jest istotne dla przedsiębiorców, którzy kalkulują ofertę dla kontrahenta z Półwyspu Iberyjskiego.

Czas pracy i urlopów

Normy czasu pracy oraz okresy odpoczynku są uregulowane w ustawie o statusie pracowników zatwierdzonej przez królewski dekret nr 2/2015 z 23 października 2015 r.

Zgodnie z art. 23 ww. ustawy, maksymalny dobowy wymiar czasu pracy wynosi przeciętnie 40 godzin tygodniowo. Norma dobowa nie może przekroczyć 9 godzin, chyba że zapisy układu zbiorowego przewidują inne uregulowanie w tym zakresie. Jednak musi ono uwzględniać fakt, że minimalny okres odpoczynku to 12 następujących po sobie godzin. Czas przekraczający tę normę jest pracą w godzinach nadliczbowych.

Pracownikom przysługuje 15-minutowa przerwa wliczana do czasy pracy, gdy wymiar ich pracy wynosi co najmniej 6 godzin dziennie. Oczywiście na mocy układów zbiorowych dla poszczególnych zakładów czy branż mogą być przyznawane dłuższe przerwy.

Uregulowanie to jest w zasadzie bardzo zbieżne z polskim. Wymiar dobowy czasu pracy w prawie krajowym jest jednak krótszy – to 8 godzin. Z kolei hiszpańskie przepisy przewidują dłuższy odpoczynek. Stąd do zatrudnionych zastosowanie mają korzystniejsze regulacje z obu systemów prawnych.

Wizyty w urzędach

Podstawowym obowiązkiem delegowanego pracownika po przybyciu do Hiszpanii jest osobiste dokonane zgłoszenia w urzędzie do spraw cudzoziemców w miejscu swojego pobytu – jeśli planowany czas wykonywania pracy ma być dłuższy niż trzy miesiące. Po dopełnieniu formalności otrzyma on certyfikat zameldowania, zawierający m.in. takie dane jak: imię i nazwisko, narodowość, adres oraz numer identyfikujący cudzoziemca.

Delegowani pracownicy, którzy na mocy przepisów będą zobowiązani do odprowadzania podatku dochodowego na terenie Hiszpanii, muszą powiadomić o tym fakcie – na druku nr 147 – odpowiednie organy skarbowe. W tej informacji pracownik musi wskazać, kiedy dokładnie przybył do Hiszpanii w celu świadczenia pracy, jak również podstawy do przyjęcia, że będzie przebywał na Półwyspie Iberyjskim dłużej niż 183 dni – co będzie równoznaczne z obowiązkiem odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy w tym kraju.

Ubezpieczenie społeczne i podatki

Podobnie jak w przypadku delegowania do innych krajów Unii Europejskiej, również i przy oddelegowaniu do Hiszpanii możliwe jest kontynuowanie podlegania polskiemu ustawodawstwu w zakresie ubezpieczeń społecznych. Jeżeli zostaną spełnione warunki wskazane w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, a pracownik będzie oddelegowany na okres nieprzekraczający 24 miesięcy i nie będzie wysyłany, aby zastąpić inną osobę, to będzie podlegał polskiemu ustawodawstwu w zakresie ubezpieczeń społecznych. Potwierdzeniem tego, że delegowanie nastąpiło zgodnie z obowiązującymi przepisami, jest zaświadczenie A1, wydawane przez instytucję ubezpieczenia społecznego państwa delegującego (w tym wypadku ZUS).

Również kwestia opodatkowania delegowanych pracowników nie budzi większych wątpliwości. W tym zakresie obowiązuje umowa między Rządem Polskiej Rzeczypospolitej Ludowej a Rządem Hiszpanii o unikaniu podwójnego opodatkowania w zakresie podatków od dochodu i majątku, podpisana w Madrycie 15 listopada 1979 r. Co do zasady wynagrodzenie pracownika mającego miejsce zamieszkania na terenie Polski podlega opodatkowaniu tylko w Polsce. Jeśli jednak pracę wykonuje na terytorium Hiszpanii, dochód ten można opodatkować zarówno na Półwyspie Iberyjskim, jak i w Polsce z zastosowaniem metody unikania podwójnego opodatkowania określonej w ww. umowie.

Art. 15 ust. 2 umowy przewiduje wyjątek od tej zasady. Wynagrodzenia polskich pracowników są opodatkowane wyłącznie w Polsce, jeśli łącznie zostaną spełnione następujące warunki:

a) pracownik przebywa w Hiszpanii przez okres lub okresy nieprzekraczające łącznie 183 dni podczas roku finansowego,

b) wynagrodzenie wypłaca pracodawca lub w jego imieniu ten, kto nie ma miejsca zamieszkania lub siedziby na terenie Hiszpanii, oraz

c) kosztów wynagrodzenia nie ponosi zakład ani stała placówka, którą pracodawca ma w Hiszpanii.

Jeśli choćby jeden z tych warunków nie zostanie spełniony, wynagrodzenie pracownika podlega opodatkowaniu w państwie, w którym wykonuje pracę (na Półwyspie Iberyjskim) oraz w państwie miejsca zamieszkania (w Polsce), przy zastosowaniu metod unikania podwójnego opodatkowania określonych odpowiednio w art. 23 umowy, w szczególności metody zwolnienia z progresją.

José Ignacio Cabeza – abogado (adwokat) z kancelarii Bravo Puente Abogados we współpracy z Lozano Schindhelm, Madrid

Zdaniem autorki

Katarzyna Gospodarowicz radca prawny, partner w Kancelarii Prawnej Schampera, Dubis, Zając (SDZLEGAL SCHINDHELM)

Pracodawcy z Polski mogą delegować do Hiszpanii również pracowników – cudzoziemców spoza Unii Europejskiej bez konieczności uzyskania dodatkowych zezwoleń czy wiz. Konieczne jest, aby taka osoba przebywała i legalnie pracowała na terenie Polski. To wystarcza, aby tymczasowo zlecić jej pracę na Półwyspie Iberyjskim.

E-zgłoszenie delegowania

Zgłoszenia delegowania można dokonać w formie elektronicznej poprzez centralny elektroniczny rejestr utworzony w tym celu przez hiszpańskie Ministerstwo Pracy w porozumieniu z autonomicznymi wspólnotami.

Zgłoszenie powinno zawierać następujące dane:

- dane identyfikujące pracodawcę delegującego (w tym adres i numer identyfikacji podatkowej),

- dane osobowe i zawodowe delegowanych pracowników,

- dane identyfikacyjne pracodawcy, na którego rzecz praca ma być w Hiszpanii świadczona,

- zaplanowaną datę rozpoczęcia i przewidywany czas trwania delegowania,

- określenie usług, które pracownik będzie wykonywał w Hiszpanii,

- dane identyfikujące i kontaktowe osoby fizycznej lub prawnej obecnej w Hiszpanii; osoba ta powinna być upoważniona do współpracy z właściwymi władzami hiszpańskimi oraz do wysyłania i odbierania dokumentów lub powiadomień,

- dane identyfikujące i kontaktowe osoby, która może działać w Hiszpanii w imieniu firmy świadczącej usługi w procedurach informowania i konsultacjach z pracownikami oraz prowadzić negocjacje, które dotyczą pracowników delegowanych do Hiszpanii.