Podatnik musi przechowywać księgi do upływu przedawnienia zobowiązań wobec fiskusa. Oznacza to, że np. dokumentów z 2010 r. można „pozbyć się” dopiero w 2017 r. Wcześniej fiskus ma prawo skontrolować przedsiębiorcę.
Księgi podatkowe (m.in. podatkowa księga przychodów i rozchodów, ewidencja VAT, dokumenty inwentaryzacyjne, sprawozdania finansowe czy rejestr opłaty skarbowej) i związane z ich prowadzeniem dokumenty (np. faktury, rachunki) przedsiębiorca powinien przechowywać w należyty sposób. Musi więc je chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Dane trzeba zabezpieczyć
Takie same obowiązki ciążą na przedsiębiorcach, których ewidencje prowadzone są przy użyciu komputera. Do przechowywania informacji należy wówczas stosować odporne na zagrożenia nośniki danych (przenośna pamięć, płyty CD, dyskietki).
Oprócz tego podatnik powinien stosować właściwe rozwiązania programowe (np. antywirusowe) i organizacyjne (m.in. systematycznie tworzyć rezerwowe kopie zbiorów danych na dodatkowych nośnikach komputerowych).
Jeśli zaistnieje zdarzenie losowe, podczas którego firma utraciła dokumenty, podatnik powinien starać się udokumentować, dlaczego do tego doszło. Jeśli więc było wskutek kradzieży, to należy postarać się o dokument od policji, który to potwierdzi. Jeżeli przyczyną był pożar, to warto poprosić straż o protokół, z którego będzie wynikać, że zniszczona została dokumentacja firmy.
Gdy dowody księgowe zaginęły podczas przeprowadzki, to firma przewozowa powinna wystawić oświadczenie, że takie zdarzenie miało miejsce (pomocne może też być zaświadczenie z firmy ubezpieczeniowej).
Dla urzędu skarbowego to niestety nie wystarczy. Z przepisów wynika bowiem jasno, że każdy przedsiębiorca powinien odtworzyć utracone dokumenty w całości. Śladów dokumentów rozpoczynamy szukać u naszych kontrahentów, którzy powinni wystawić nam duplikaty faktur.
Ponadto większość transakcji firmy rozliczają przez rachunek bankowy, z którego łatwo możemy ponownie wydrukować wykaz operacji. Trzeba również „przeszukać” komputery firmowe, na których często zapisane są szczegóły projektów czy raporty, z których wynikają wcześniejsze transakcje.
Sytuacja jest znacznie łatwiejsza, jeśli firma nie straciła księgowych programów komputerowych. Są tam bowiem ujęte wszystkie operacje. Wiele cennych informacji można też odnaleźć w firmowej poczcie elektronicznej, gdzie znajduje się korespondencja z kontrahentami.
Przedsiębiorca, który straci dokumentację, będzie więc musiał poświęcić wiele czasu na telefony, faksy oraz wizyty u tych, z którymi handlował lub którym świadczył usługi.
Urząd skarbowy warto powiadomić
Pomocne mogą się też okazać nasze akta w urzędzie skarbowym. Podatnik może przyjść i spisać dane z wypełnionych zeznań. Równocześnie z rozpoczęciem procesu odzyskiwania utraconej dokumentacji warto bowiem zawiadomić o zagubieniu lub zniszczeniu dokumentów urząd skarbowy i dołączyć wyjaśnienie, dlaczego tak się stało.
Co prawda przepisy nie nakładają takiego obowiązku, ale znacznie ogranicza to ryzyko nałożenia na podatnika sankcji na podstawie kodeksu karnego skarbowego (dalej k.k.s.).
Z ustawy tej wynika, że podatnik nie ponosi odpowiedzialności za utratę dokumentacji, jeżeli była spowodowana zdarzeniem losowym od niego niezależnym i nie można przypisać mu winy umyślnej.
Należy jednak pamiętać, że urzędnicy mogą podjąć się kontroli u przedsiębiorcy w celu weryfikacji zaistniałych zdarzeń i wydać opinię, że ich zdaniem podatnik mógł zapobiec zdarzeniu, które było przyczyną utraty dokumentów bądź na podstawie postępowania szacunkowego odtworzą, że podatnik rozliczał się w sposób nieprawidłowy.
Sankcje z kodeksu karnego skarbowego
Jeśli kontrola stwierdzi, że w firmie nie ma dokumentów, to może próbować ukarać podatnika na podstawie kodeksu karnego skarbowego. W grę wchodzi kilka przepisów, np. zgodnie z art. 60 § 1 k.k.s. kto wbrew obowiązkowi nie prowadzi księgi, podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych.
Z kolei art. 83 k.k.s. mówi, że kto osobie uprawnionej do przeprowadzenia czynności sprawdzających, kontroli podatkowej, kontroli skarbowej lub czynności kontrolnych w zakresie szczególnego nadzoru podatkowego udaremnia lub utrudnia wykonanie czynności służbowej, w szczególności kto wbrew żądaniu tej osoby nie okazuje księgi lub innego dokumentu dotyczącego prowadzonej działalności gospodarczej lub księgę lub inny dokument niszczy, uszkadza, czyni bezużytecznymi, ukrywa lub usuwa, podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych.
Warto pamiętać również o art. 84. Zgodnie z nim kto, nie dopełniając obowiązku nadzoru nad przestrzeganiem reguł obowiązujących w działalności danego przedsiębiorcy lub innej jednostki organizacyjnej, dopuszcza, chociażby nieumyślnie, do popełnienia czynu zabronionego określonego w tym rozdziale (m.in. w art. 83), podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe.
Stawka dzienna jest ustalana indywidualnie przez sąd. Bierze on pod uwagę dochody sprawcy, jego warunki osobiste, rodzinne, stosunki majątkowe i możliwości zarobkowe. Stawka dzienna nie może być niższa od 1/30 najniższego miesięcznego wynagrodzenia w czasie orzekania w pierwszej instancji ani nie może przekraczać jej 40-krotności. Najniższe wynagrodzenie wynosi obecnie 1386 zł. Stawka nie może być więc niższa niż 46,2 zł, czyli minimalna kara w postaci dziesięciu stawek to 462 zł.
Jeśli więc podatnik utracił dokumenty dotyczące prowadzonej działalności gospodarczej w sposób przez siebie zawiniony (np. zniszczył je po danym roku podatkowym lub zagubił), to ponosi odpowiedzialność karną. Ponadto w rozliczeniu VAT traci prawo do odliczeń za okres, gdy nie ma dokumentacji, i naraża się na dodatkowe sankcje (np. odsetki za zaległości podatkowe).
Autorka jest ekspertem w firmie SOHOfinance
Jak odtworzyć utracone dokumenty
Gdy powódź zabrała faktury, zawiadom fiskusa
Jak odtworzyć zniszczone księgi i dokumenty
Utracone faktury da się odtworzyć
Zobacz serwisy:
PIT i CIT » Księga przychodów i rozchodów » Dowody księgowe
PIT i CIT » Księga przychodów i rozchodów » Dowody księgowe
Księgowość » Księgi i sprawozdania » Odpowiedzialność za księgi rachunkowe
W urzędzie skarbowym » Kontrola podatkowa i skarbowa » Przestępstwa i wykroczenia skarbowe
